In de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en het bijhorende KB Plaatsing van 19 april 2017 zijn enkele kennisgevings- en meldingsverplichtingen opgenomen, uit te voeren door de aanbestedende overheid aan verschillende federale en Europese instanties.
De praktijk leert echter dat vele aanbestedende overheden deze verplichtingen niet steeds naleven (wellicht omdat deze verplichtingen onvoldoende bekend zijn).
In dit artikel wordt een beknopt overzicht gegeven van de meest relevante verplichtingen alsook van de wijze waarop gemeld moet worden.
Overheidsopdrachtenwet 2016
In artikel 164, § 3 Overheidsopdrachtenwet staat de verplichting te lezen dat de aanbestedende overheden de te bewaren informatie of de belangrijkste elementen ervan aan het aanspreekpunt (d.i. een instantie voor samenwerking met de Europese Commissie zoals voorzien in artikel 163, § 2), de gemeenschaps- of gewestregeringen of aan de betrokken toezichthoudende instanties bezorgen indien deze laatsten hierom vragen.
Het artikel voorziet in de omzetting van artikel 84 van richtlijn 2014/24/EU en van artikel 100 van 2014/25/EU en is van toepassing op opdrachten waarvan het bedrag gelijk is aan of hoger is dan de drempel voor de Europese bekendmaking. Voor elke opdracht moeten de aanbesteders alle in de richtlijnen bepaalde gegevens schriftelijk bewaren.
Van de aanbesteders wordt verwacht dat zij het verloop van alle gunningsprocedures documenteren, ongeacht of deze al dan niet elektronisch worden verricht. Daartoe moeten zij ervoor zorgen dat er voldoende documentatie bijgehouden wordt om de gemaakte besluiten in alle stadia van de plaatsingsprocedure te kunnen motiveren. Het gaat onder meer over documentatie inzake de communicatie met ondernemers en interne beraadslagingen, het opstellen van opdrachtdocumenten en de selectie en gunning van de opdracht (zie hiervoor §§ 1 en 2 van hetzelfde artikel; deze paragrafen specificeren de informatie die bewaard moet worden, respectievelijk voor overheidsopdrachten in de klassieke sectoren en overheidsopdrachten in de speciale sectoren). De informatie moet minstens tien jaar worden bewaard vanaf de datum van de sluiting van de opdracht, en in ieder geval tot het einde van de waarborgtermijn.
Artikel 165 Overheidsopdrachtenwet voorziet in de omzetting van artikel 85 van richtlijn 2014/24/EU en is erop gericht om de statistische verplichtingen die voortvloeien uit de Europese richtlijnen te kunnen nakomen.
De Europese Commissie zal de kwaliteit en volledigheid nagaan van de gegevens die kunnen worden ontleend aan de aankondigingen gepubliceerd op Europees niveau. Wanneer de kwaliteit en volledigheid van die gegevens niet aan de verplichtingen voldoen, kan de Europese Commissie de Belgische Staat om aanvullende informatie verzoeken. Met dit doel moeten de aanbesteders het voormeld aanspreekpunt alle statische inlichtingen en gegevens bezorgen, die noodzakelijk zijn voor het opmaken van statistieken betreffende de overheidsopdrachten met een bedrag gelijk of hoger aan de drempels voor de Europese bekendmaking.
De aanbesteders worden uitdrukkelijk verplicht om voormeld aanspreekpunt op 15 maart 2017 (uitstel werd verleend tot 15 maart 2018), en vanaf dan elke drie jaar, de totale gezamenlijke waarde van die opdrachten met een bedrag onder de drempels voor de Europese bekendmaking, te bezorgen. De totale waarde wordt evenwel opgesplitst naargelang het gaat om opdrachten voor werken, leveringen of diensten. De gegevens hebben betrekking op de drie voorafgaande jaren.
Artikel 166 Overheidsopdrachtenwet handelt over het informatiesysteem interne markt (IMI), dat aanbesteders en de verschillende overheden toelaat om in de verschillende EU-lidstaten de bevoegde overheden te lokaliseren, zodat deze laatsten de vooraf in het systeem ingegeven vragen kunnen beantwoorden. Met dit oogmerk verschaffen de gemeenschaps- en gewestregeringen of voormeld aanspreekpunt de inlichtingen die opgevraagd kunnen worden in het kader van het IMI. Zij kunnen bovendien de aanbestedende overheden verzoeken de gewenste inlichtingen over te maken.
KB Plaatsing 2017
In artikel 36, § 5 KB Plaatsing wordt de aanbestedende overheid verplicht om in geval van wering van een offerte op basis van een abnormaal lage (en in bepaalde gevallen hoge) prijs of kost de aangewezen federale of Europese instantie in te lichten.
Zo zal de aanbestedende overheid, wanneer zij een offerte in het kader van een overheidsopdracht weert op basis van een abnormale prijs of kost, dit moeten meedelen aan de Auditeur-Generaal van de Belgische Mededingingsautoriteit. De mededeling wordt geacht bepaalde inlichtingen te bevatten, namelijk de identificatiegegevens van de betreffende inschrijvers, het voorwerp van de opdracht, alsook de abnormaal hoge of lage prijs of kost.
De Sociale Inlichtingen- en Opsporingsdienst van de FOD werkgelegenheid moet enkel gecontacteerd worden als een offerte wordt geweerd wegens een abnormaal lage prijs of kost, omdat zij niet voldoet aan de verplichtingen van het federaal sociaal- of arbeidsrecht. Voormelde inlichtingen horen ook in dit geval meegedeeld te worden.
Daarnaast wordt de Europese Commissie in kennis gesteld van de wering van een offerte wanneer zij abnormaal laag is vanwege onverenigbaarheid met de interne marktregels inzake overheidssteun. Deze kennisgeving wordt ook doorgestuurd naar het voormeld aanspreekpunt.
Wanneer een offerte in het kader van een overheidsopdracht voor werken geweerd wordt vanwege een abnormaal lage prijs of kost, dan moet tevens de Commissie voor erkenning van aannemers daarvan op de hoogte gebracht worden.
Zodoende wordt enkel de Belgische Mededingingsautoriteit – en bij opdrachten voor werken de Commissie voor erkenning van aannemers – systematisch gecontacteerd bij abnormale prijs of kost.
Artikel 36, § 5 KB Plaatsing heeft als doel om de aangewezen overheden te informeren over de problemen waarmee bepaalde activiteitssectoren worden geconfronteerd.
De bepaling is overigens niet van toepassing op de mededingingsprocedure met onderhandeling en de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met of zonder voorafgaande bekendmaking, voor zover het een opdracht voor leveringen of diensten betreft met een lagere waarde dan de drempels voor Europese bekendmaking, dan wel een opdracht voor werken met een waarde lager dan 500 000 euro.
Auteurs: Flore Moens (zomerstage) en Fien De Roos (zomerstage), in samenwerking met Els Gypen.
Meer info?
Contacteer Gitte Laenen
Advocaat-vennoot
t 015/40 49 40 of gitte.laenen@gdena-advocaten.be
