Les parties en litige ont désigné ou fait désigner un médiateur et elles sont réunies pour la première rencontre de médiation.
Avec l’aide de ce médiateur, elles vont définir les modalités d’organisation et la durée du processus de médiation. Elles rédigeront à cet effet un «Protocole» dont la signature suspendra durant la médiation le cours de la prescription des obligations querellées.
Outre le contenu imposé par la loi, les parties seront bien inspirées par le médiateur de rédiger ce Protocole d’une manière qui leur permette de s’assurer bonne compréhension et mémoire des principes de la médiation :
Processus Volontaire
Chaque partie décide librement de participer au processus de médiation afin de trouver une solution au litige. Elles peuvent organiser la médiation comme elles l’entendent et y mettre fin à tout moment. Elles peuvent notamment décider de recourir ou non simultanément aux procédures judiciaires ou arbitrales mais les suspendront généralement, sauf celles qui revêtent un caractère purement conservatoire.
Combien de temps dure une médiation ?
Les parties ont la maîtrise de la durée du processus. Déjà écouter dans son entièreté l’exposé du point de vue de son adversaire et exposer complètement le sien est bénéfique. Une bonne perception des besoins et intérêts respectifs stimulera la poursuite active de la médiation.
Le Médiateur a-t-il un rôle ?
Selon le Brussels Business Mediation Center (BBMC) le médiateur «facilite, structure et coordonne les négociations des parties en litige, en vue d’aboutir à une solution viable ». Son rôle est de créer ou recréer et d’entretenir un lien de confiance permettant un tel aboutissement.
En toute indépendance et impartialité, il s’emploiera à maintenir un climat d’écoute qui permettra une bonne communication, expression et compréhension par chacun des attentes et difficultés réciproques. Les parties construiront alors un accord dont le médiateur n’a, en principe, à juger ni de la valeur ni de l’opportunité sauf s’il percevait en âme et conscience qu’il engendrerait un préjudice grave ou serait tellement déséquilibré qu’il risquerait finalement de n’être qu’une bombe à retardement.
Le médiateur est soumis à une déontologie (code de bonne conduite). Même s’il est juriste, il ne donnera pas d’avis juridique aux parties, lesquelles pourront être assistées d’un avocat durant toute la médiation.
Des apartés ?
S’il le juge utile, le médiateur demandera à rencontrer chacune des parties séparément au cours de « caucus » (apartés). Il le fera également à la demande de l’une ou l’autre des parties. Ce qui se dit au cours de ces apartés reste confidentiel sauf ce que la partie concernée autorise à divulguer en séance plénière.
Confidentialité
Tant le législateur belge que l’européen prévoient que, sauf accord contraire des parties, ni le médiateur ni les personnes participant au processus de médiation ne peuvent rendre publiques des informations glanées au cours d’un processus de médiation, sauf rares exceptions telles que des raisons impérieuses d’ordre public. La violation de tels secrets est sanctionnée pénalement.
Les documents et les communications échangés au cours de la médiation sont donc confidentiels, de même que les différents projets de conventions élaborés en cours de médiation. S’ils devaient malgré tout être communiqués en violation de cette règle dans le cadre d’une procédure, ils seraient d’office écartés des débats. Une telle violation de l’obligation de confidentialité pourrait donner lieu à condamnation à des dommages et intérêts.
Les documents que les parties détenaient déjà avant le début du processus de médiation ou qu’elles auraient pu obtenir légalement par ailleurs ne sont pas visés par cette confidentialité.
L’accord issu de la médiation est-il efficace ?
L’objectif des législateurs européen et belge est de garantir par la médiation un meilleur accès à la justice. La médiation est une solution de même valeur que d’autres types de procédure. Dès lors, un accord issu de la médiation doit pouvoir, au même titre qu’une décision judiciaire ou arbitrale, être exécuté dans chaque Etat membre de l’Union Européenne.
En Belgique, c’est l’homologation par le Tribunal qui – au besoin - permettra l’exécution de l’accord. Pour ce faire, il est requis que le médiateur qui a encadré l’éclosion de l’accord soit agréé par la Commission Fédérale de Médiation. Les décisions d’homologation rendues dans un Etat membre de l’Union Européen sont reconnues dans les autres Etats membres sans qu’il soit en principe nécessaire de recourir à aucune autre procédure, ce qui permet à un accord de médiation de traverser les frontières et, selon le vœu du parlement et du conseil européens, de préserver une relation amiable et durable entre les parties de manière plus marquée encore dans des situations comportant des éléments transfrontaliers.
Cela étant, étant donné que les parties ont elles-mêmes «construit» leur accord, elles l’exécuteront spontanément, sans devoir recourir à l’homologation.
et le coût ?
Les honoraires et frais du médiateur seront déterminés au Protocole et seront généralement pris en charge à part égale par chacune des parties.
Droit applicable. Une déontologie ?
Le Protocole prévoira enfin le droit applicable.
Lorsque le Médiateur, du fait de sa profession, est soumis à une déontologie, c’est le moment de le rappeler, cette déontologie se juxtaposant à celle à laquelle il est soumis en sa qualité de médiateur : une double garantie pour les parties.
Pour conclure, soulignons que le « Protocole » constitue déjà un premier point d’accord des parties qui, dès le début, s’entendront déjà sur le processus dans lequel elles s’engagent, sur certaines règles de base de leur communication et sur la valeur réelle, au même titre qu’un jugement ou une sentence arbitrale, qu’aura la convention à laquelle elles arriveront à la fin de ce processus.
