Imaginez…
La direction d'une entreprise reçoit une présentation sur le respect du droit de la concurrence. Cette présentation est une nouvelle piqûre de rappel. Au cours de la présentation, les montants des amendes pour les infractions au droit de la concurrence parlent d’eux-mêmes. Ces amendes peuvent s'élever à 10 % du chiffre d'affaires global du groupe. Rien qu'en 2024, la Commission européenne a infligé plus de 3,5 milliards d'euros d'amendes pour ententes et abus de position dominante ; collectivement, les autorités nationales de la concurrence en ont infligé encore plus.
Après la présentation, le CEO contacte le service juridique pour que celui-ci lui explique le programme de conformité de l'entreprise. Le service juridique explique que tous les employés signent le code de conduite de l'entreprise, qui comprend un certain nombre de dos & don’ts en matière de droit de la concurrence, et que les équipes commerciales reçoivent périodiquement une formation en ligne sur les principaux points de vigilance en matière de droit de la concurrence.
Le PDG souhaite renforcer ce programme de conformité de manière sensible et souhaite que des rapports périodiques soient présentés à la direction. Quelle est la meilleure façon pour l'entreprise d'aborder cette question ?
Quelques précisions.
Les programmes de conformité visent à sensibiliser systématiquement les entreprises au respect du droit de la concurrence afin de réduire le risque d’infraction et d'éviter les amendes.
Un programme de conformité bien conçu est activement soutenu par la direction et comporte les étapes suivantes : (i) identification des risques (audit), (ii) fourniture d'outils ciblés pour réduire le risque d'infraction (formations et lignes directrices), et (iii) contrôle de la conformité.
Un bon programme de conformité permet également d'éviter le risque de sur-conformité : la crainte de commettre une infraction au droit de la concurrence ne doit pas empêcher la conclusion d'accords de coopération et l'adoption de pratiques commerciales légitimes.
Audit. Il convient tout d'abord d'identifier les principaux risques en matière de droit de la concurrence. Ces risques dépendront des domaines d'activité de l'entreprise. Les entretiens avec la direction, le service juridique et les employés qui ont des contacts réguliers avec les concurrents, les fournisseurs, les distributeurs et les clients, ainsi qu'un audit ciblé des documents de l'entreprise, y compris les contrats et les comptes rendus de réunions, contribuent à établissement d’un état des lieux précis des risques.
Outils : formation et lignes directrices. Une fois les risques identifiés, il convient de choisir les bons outils de conformité. Des formations axées sur le paysage concurrentiel de l'entreprise sont presque toujours un outil approprié. Les formations peuvent être dispensées en ligne, mais il est généralement préférable de les suivre en personne. Ici, la règle de la "taille unique" ne s'applique pas. Pour atteindre leur objectif, les formations doivent être adaptées au public cible, simples et claires, avec des exemples concrets.
Des ateliers destinés à certains cadres et employés pourraient également être envisagés, par exemple sur la coopération avec les concurrents, l'abus de position dominante (pour les entreprises détenant une part de marché élevée), l'échange d'informations au sein des fédérations professionnelles, les règles s’appliquant aux différents systèmes de distribution, ou ce qu'il faut faire en cas d'inspection dans les locaux de l'entreprise ou au domicile par une autorité de la concurrence. Les entreprises doivent tenir un registre des employés qui ont suivi la formation et de la date à laquelle ils l'ont suivie.
Les sessions de formation sont accompagnées de lignes directrices concrètes qui servent d'aide-mémoire aux participants. Il est également préférable que les nouveaux employés aient un accès immédiat aux outils du programme de conformité.
Le contrôle. Enfin, la conformité doit être contrôlée. Il ne suffit pas que les employés comprennent les dos & don’ts. Il faut aussi qu'ils s'en souviennent et qu'ils les appliquent. Un rappel, tel qu'une newsletter, un test ou un quiz et du matériel de formation en ligne, est certainement utile. Le suivi peut également prendre la forme d'un point de contact où les préoccupations peuvent être signalées, et peut avoir une plus grande portée et par exemple prendre la forme d'une inspection test ('mock dawn raid').
Concrètement.
Un programme de conformité bien conçu ne peut pas éliminer complètement le risque de violation, mais il peut le réduire de manière significative. Dans certains pays, un programme de conformité peut donner lieu à une réduction des amendes en cas d'infraction.
- Montrer l’exemple : La conformité à la concurrence commence chez la direction. Son soutien actif est nécessaire pour atteindre la conformité.
- Définissez les éléments constitutifs de votre programme de conformité : Un programme permet d'abord d'identifier les risques, de les atténuer ou de les éviter grâce à des formations ciblées, des ateliers et des conseils sur les dos & don’ts, et de contrôler le respect des règles.
- Commencer par l'essentiel, puis développer : Une entreprise n'a pas besoin d'un programme de conformité sophistiqué dès le départ. Commencez par les risques les plus importants et créez un bon programme de base avec une formation pratique et les choses à faire et à ne pas faire. Développez ensuite ces éléments de base.
- Désigner un point de contact permanent : Cette personne est responsable du suivi du programme, est le point de contact pour les questions de conformité et rend compte à la direction. Faites également appel à des avocats externes si nécessaire pour garantir la confidentialité ('legal professional privilege').
- Marketing interne du programme : La mise en œuvre et l'intégration de la conformité dans une entreprise prend du temps. Une bonne communication sur son importance est cruciale pour créer un soutien à long terme.
Plus d’infos ?
- La conformité au droit de la concurrence est un domaine clé du travail de l'équipe Competition & EU de contrast. De plus amples informations sont disponibles sur notre site web.
- Le Distribution Law Center est composé de 27 équipes réparties dans l'EEE et au Royaume-Uni, avec une approche coordonnée en matière de conformité. De plus amples informations sur le Distribution Law Center sont disponibles ici.
