Directeur adjoint état civil

Le Département « Affaires citoyennes » a pour mission générale d’assurer les services administratifs aux citoyens: la tenue des registres d’Etat civil et de Population et la délivrance de tous les documents légaux issus de ces registres. Il coordonne l’organisation des élections et gère les cimetières de la Ville de Bruxelles. Il assure en outre la gestion des crèches communales.

La Direction Etat civil prend en charge l’ensemble des actes d’état civil des citoyens de la Ville de Bruxelles depuis leur naissance et tout au long de leur parcours de vie.

Elle comprend plusieurs unités opérationnelles telles que : Naissances, Mariages et cohabitation légale, Adaptation de l’état civil, Nationalité, Décès et Cimetières.

Sous l'autorité du directeur et du directeur général, vous assurez à la fois un rôle d'expert et de manager de 6 unités opérationnelles (soit environ 80 personnes). En tant que responsable juridique des dossiers complexes en matière d'Etat civil et des projets des différentes unités opérationnelles, vous veillez au bon traitement des dossiers dans le respect de la réglementation. Vous êtes référent juridique des unités opérationnelles de l’Etat civil. Vous œuvrez à réaliser les objectifs et veillez aux résultats dans l’entité Etat civil, dans le respect des différentes dispositions légales et réglementaires en vigueur et selon les instructions fixées par votre hiérarchie.

Vous travaillez de plus en collaboration avec les autres unités opérationnelles du département et les partenaires externes (autres communes, SPF, police, justice, etc.). Vous travaillez principalement au Brucity (en openspace et si nécessaire en support dans les zones à guichets au rez-de-chaussée de Brucity).

• Vous menez des entretiens de fonction, de fonctionnement, d'évaluation, d'absentéisme, disciplinaires, de recrutement etc., ainsi que des entretiens individuels à la demande des collaborateurs.
• Vous organisez, coordonnez, supervisez et déterminez les objectifs et activités de vos unités opérationnelles en vous assurant de la bonne application des règlementations. Vous assurez l'accueil, la formation, le coaching et la gestion des congés des collaborateurs.
• Vous conduisez des réunions avec les collaborateurs de vos unités opérationnelles. Vous représentez votre service dans les réunions avec la direction, les autres services et les instances extérieures.
• Vous contrôlez les dossiers complexes ou à caractère exceptionnel (fraudes, plaintes).
• Vous analysez les plaintes (en interne ou en externe) ainsi que leur fondement.
• Vous collectez, rassemblez les documents dans le cadre de dossiers administratifs complexes et mettez à jour les informations (Banque de données des actes d’état civil).
• Vous conduisez des projets transversaux et internes au service et les projets en collaboration avec les instances extérieures et/ou en lien avec l'évolution de la matière.
• Vous rédigez des courriers aux avocats, citoyens, parquet, notes internes, rapports d'activités, vadémécum, procédures, etc.
• Vous donnez des conseils, rendez des avis et informez les collègues sur l'état civil. Vous analysez les dossiers complexes d'un point de vue juridique pour venir en aide aux collègues.
• Vous vous mettez à jour par rapport aux nouvelles pratiques, réglementations et techniques en matière d'état civil. Vous participez à des réunions de travail et transmettez vos connaissances aux collaborateurs.
• Vous rapportez à la hiérarchie l'état d'avancement des dossiers et des objectifs. Vous soumettez des propositions à la direction et concevez des reportings.

Connaissances et expérience/Conditions d’admission

Peuvent postuler, les candidats qui, au 24/07/2024, date limite de soumission des candidatures, remplissent les conditions suivantes :

pour la promotion :

• être nommé définitivement;
• être titulaire d'un grade de rang A1 au moins;
• avoir une ancienneté de niveau d’au moins 3 ans en tant que membre du personnel statutaire;
• disposer d’une évaluation « favorable » au terme de la dernière évaluation périodique ou avoir obtenu d’office la mention « favorable » dans le cas où aucune mention n’a été octroyée dans le cadre de l’évaluation;
• n’avoir aucune sanction disciplinaire mentionnée dans le dossier personnel, à moins qu’elle ait été radiée.

pour le recrutement :

1. être titulaire d’un diplôme de master, d’un diplôme du deuxième cycle des études universitaires ou de l’enseignement supérieur assimilé dans le domaine du droit (et en particulier en droit international privé);

 2. avoir une expérience souhaitée de minimum 5 ans dans une fonction dirigeante de niveau universitaire ;

 3. avoir une expérience probante dans le domaine juridique lié à l’état civil ou en droit international privé.

Les candidats qui ne rempliraient pas toutes les conditions à la date limite de soumission des candidatures seront considérés comme s’étant inscrits indûment.

Une présélection aura lieu sur base du c. v., des conditions à remplir ainsi que des expériences et connaissances requises.

La procédure de sélection comporte deux parties et dure en moyenne cinq mois.
La première partie consiste en un assessment center qui évalue les compétences comportementales et cognitives des candidats. Cette partie est organisée par un bureau de sélection externe.
La deuxième partie consiste en un entretien avec un comité de sélection qui évalue les compétences techniques et l'aptitude générale des candidats.
Les candidat(e)s devront introduire, une dizaine de jours avant la deuxième partie, une note décrivant la vision qu'ils(elles) ont de la mission du service et de la fonction ainsi que de la matière.

• En vertu des dispositions de l’arrêté royal du 18 juillet 1966 portant coordination des lois sur l’emploi des langues en matière administrative, les candidats devront satisfaire à un examen portant sur la connaissance écrite et orale de la langue néerlandaise, ceci en vue de la nomination. En attendant, le lien juridique est contractuel.
  Les candidats doivent s'inscrire en ligne sur https://travaillerpour.be/fr
• Horaire : temps plein (flexibilité au niveau des horaires). Prestations en soirées
• Lieu de travail : Bruxelles - Brucity
• Salaire mensuel brut : 5244,04 € (minimum)/ 8616,58 € (maximum) (échelle de traitement A6)
• Une estimation du salaire, tenant compte de la situation familiale, des services antérieurs, etc., peut être obtenue auprès de l’U.O. Carrière du Département RH, tous les jours entre 8h30 et 12h30, au 02 279 24 40.
• Avantages annexes : smartphone, chèques-repas, remboursement intégral de l’abonnement STIB et partiel de l’abonnement SNCB, dispense du ticket modérateur au CHU Brugmann, au CHU Saint-Pierre, à l'Institut Jules Bordet et à l'HUDERF (Hôpital universitaire des Enfants Reine Fabiola)

• Pour postuler, un dossier de candidature doit parvenir au Département RH comprenant :
  • une lettre de motivation ;
  • un c.v.;
  • une photocopie du diplôme requis

Les candidatures incomplètes ne sont pas prises en considération.

La date limite de soumission des candidatures est le 24/07/2024.

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