- De bestemmeling is een handelaar.
Een factuur wordt als aanvaard beschouwd van zodra ze niet op een aantoonbare wijze (tijdig) is geprotesteerd door de ontvangende schuldenaar-handelaar. Een laattijdig geprotesteerde factuur wordt ook beschouwd als een aanvaardde factuur.
De aanvaardde factuur is dan het bewijs voor het bestaan en de modaliteiten van een koop-verkoop- overeenkomst. De aanvaarding van de factuur schept een onweerlegbaar vermoeden dat de factuur een getrouwe weergave is van de overeenkomst zoals die tussen beide partijen tot stand is gekomen.
In hoofde van handelaars bestaat er een wettelijke protestverplichting ten aanzien van een factuur wanneer zij deze om een of andere reden niet wensen te betalen, en volgens de rechtsleer in ruimere zin ten aanzien van elk document dat zij ontvangen waarmee zij niet akkoord kunnen gaan. Indien zij niet akkoord gaan met de inhoud van de stukken die zij krijgen, moeten zij hierop reageren. Dit is gebaseerd op de vertrouwensleer die het handelsleven moet vergemakkelijken en bespoedigen inzake bewijslast.
Protest moet volgen binnen een redelijke korte termijn, rekening houdende met de aard van de overeenkomst en de complexiteit van de gegevens op de factuur. Of het protest al dan niet tijdig is gebeurd wordt overgelaten aan de soevereine appreciatie van de rechter, aangezien hiervoor geen wettelijke voorschriften voorhanden zijn.
Men kan best de factuur tijdig protesteren, via aangetekend schrijven om zo betwistingen omtrent de datum en de bewijslast te vermijden. Het protest moet men ook duidelijk motiveren.
Reageert degene die de factuur heeft uitgeschreven niet op het protest, dan houdt dit een stilzwijgend vermoeden van aanvaarding in van het protest. Dit vermoeden kan wel weerlegd worden.
De verkoper mag dus zijn vordering tot betaling steunen op de stilzwijgende aanvaarding van de factuur, wat kan afgeleid worden uit het feit dat de factuur nooit tijdig werd geprotesteerd.
In geval van betwisting moet de verkoper wel bewijzen dat en wanneer de factuur door de koper werd ontvangen. Dit bewijs van ontvangst van de factuur mag geleverd worden door alle middelen van recht, vermoedens inbegrepen. Het bewijs van verzending van de factuur kan bijvoorbeeld aangetoond worden door het voorleggen van een regelmatige boekhouding, bijvoorbeeld de factuur is opgenomen in het uitgaand facturenboek en opgenomen in de BTW-aangifte. Vaak zal ook aan de ontvanger van de factuur gevraagd worden zijn inkomend facturenboek voor te leggen samen met zijn BTW-aangifte.
- De bestemmeling is een particulier/niet-handelaar.
Ingeval de ontvanger van de factuur een particulier/niet-handelaar betreft, rust op deze schuldenaar niet de verplichting om de factuur te protesteren. Een gebrek aan protest levert dan ook niet het onweerlegbaar vermoeden op, voortvloeiende uit een niet-geprotesteerde factuur, van het bewijs van het bestaan in de inhoud van een overeenkomst.
Daarenboven kan de vrije bewijsvoering in handelszaken niet inroepen worden tegen een particulier. Zo moet de schuldeiser het bewijs van een overeenkomst waarvan de waarde meer dan € 375 is, leveren bij wijze van een geschreven overeenkomst.
Bij een geschil m.b.t. de factuur kan de particulier zich daarentegen ten opzichte van de handelaar wel beroepen op de vrije bewijsvoering van het handelsrecht.
Eens het bestaan en de inhoud van deze overeenkomst bewezen is overeenkomstig het burgerlijk recht, heeft de particulier ook een zekere protestverplichting ten aanzien van onjuiste facturen. Het vermoeden van aanvaarding van de factuur bij afwezigheid van tijdig protest wordt echter niet aanvaardt ten aanzien van een particulier.
Soms kan het stilzitten van de particulier wel leiden tot aanvaarding van de factuur. Er wordt dan gekeken naar de houding van de bestemmeling en het geheel der omstandigheden en dit kan als een aanvaarding worden uitgelegd.
- De aanvaarding van factuurvoorwaarden.
Op een factuur staan vaak algemene standaardvoorwaarden vermeld. Het is nuttig te weten wat het gevolg is van de aanwezigheid van deze contractvoorwaarden op een factuur.
Voor een particulier zijn ze zonder gevolg aangezien hij de factuur niet dient te aanvaarden, niet dient te protesteren, en de algemene voorwaarden hem dus voor het sluiten van het contract niet kenbaar zijn gemaakt en hij er dus ook niet mee akkoord kon gaan.
Om te weten of de algemene (factuur)voorwaarden aanvaard werden door de particulier, moeten eerst twee andere elementen onderzocht worden.
Vooreerst of de partij waarvan men beweert dat hij de factuurvoorwaarden aanvaardde, kennis heeft gehad van de voorwaarden voordat het contract werd afgesloten en verder of hij met deze voorwaarden heeft ingestemd. De bewijslast daartoe ligt bij de handelaar.
Indien de handelaar zijn algemene voorwaarden wenst toegepast te zien ten aanzien van particulieren, zal hij best voorafgaandelijk een contract of een bestelbon laten ondertekenen door de klant waarin deze algemene voorwaarden op de voorkant of de achterkant van het document duidelijk zijn verwerkt. Op de voorkant moet een duidelijke verwijzing staan naar de algemene voorwaarden zoals op de achterkant werden weergegeven. Hieruit kan besloten worden dat algemene contractsvoorwaarden die de eerste keer verschijnen op een afrekening of een factuur ten aanzien van de particulier in de praktijk doorgaans nutteloos zijn.
Algemene voorwaarden kunnen uitdrukkelijk of stilzwijgend aanvaard worden. In het laatste geval bestaat er een ernstige bewijsproblematiek.
Ten aanzien van de handelaar ligt dit evenwel, rekening houdende met bovenstaande protestverplichting, volledig anders. Zelfs indien hij voorafgaandelijk een mondeling of zelfs een geschreven contract heeft gesloten met daarin specifieke of algemene voorwaarden, dient hij rekening te houden met de zogenaamde algemene factuurvoorwaarden ten gevolge van zijn protestverplichting ten aanzien van een factuur waarmee hij niet akkoord is.
Het aanvaarden van de factuur impliceert dat de klant kennis of minstens de redelijke mogelijkheid heeft gehad om kennis te nemen van deze voorwaarden en hij de kans heeft gehad ze te protesteren. Indien hij de factuur niet protesteert wordt de factuur geacht aanvaard te zijn, aangaande alle elementen die de factuur bevat, inclusief de algemene factuurvoorwaarden die desgevallend meestal enkel op de achterzijde worden vermeld. Dit is zelfs het geval indien die algemene voorwaarden ten aanzien van de handelaar voor de eerste keer verschijnen in de facturen. Er bestaat zelfs een strekking in de rechtspraak en rechtsleer die aanvaardt dat bij een voorafgaande contractsluiting en tegenspraak tussen het eerdere contract en de latere factuurvoorwaarden, de factuurvoorwaarden primeren door het feit dat de factuur, wanneer deze niet geprotesteerd is, het onweerlegbaar bewijs vormt van het bestaan van een contract. De facto betekent dit dat de contractpartijen, ten gevolge van de factuurvoorwaarden, achteraf afgeweken zijn in onderling overleg van de voorafgaandelijk gesloten contractvoorwaarden.
In de praktijk doen zich hier veel problemen voor, bijvoorbeeld indien de voorwaarden niet (of niet volledig) werden meegedeeld. Er zal dan geval per geval gekeken moeten worden naar de concrete omstandigheden (bijvoorbeeld onderhielden partijen regelmatig handelsbetrekkingen,behoren ze tot dezelfde sector en betreft het gebruikelijke voorwaarden,…).
De gouden regel blijft om zowel ten aanzien van particulieren als ten aanzien van handelaren een geschreven overeenkomst te sluiten, desgevallend in de vorm van een eenvoudige bestelbon, zodat de contractvoorwaarden tegenstelbaar en bewijsbaar zijn ten opzichte van degenen die de overeenkomst heeft ondertekend.
Tussen handelaren is het daarenboven wenselijk dat dit contract een contractuele bepaling bevat die uitsluit dat latere factuurvoorwaarden een aantasting zouden betekenen van de eerder overeengekomen contractvoorwaarden.
Zeker voor handelaren lijkt het noodzakelijk dat zij de door hen ontvangen facturen grondig controleren en kortelings na het ontvangst ervan, dus tijdig, protesteren. Zelfs indien de handelaar akkoord is met de inhoud van de factuur wat betreft de geleverde goederen en verstrekte diensten betreft, blijft het noodzakelijk om steeds opnieuw de algemene factuurvoorwaarden te controleren en deze desgevallend te protesteren indien men daarmee niet akkoord is. Talrijk zijn de gevallen dat bijvoorbeeld betalingstermijnen, schadebedingen of (beperkingen van) garanties worden opgedrongen aan handelaren die vergeten zijn de factuurvoorwaarden te controleren en te protesteren.
Heeft U nog vragen over regelgeving aangaande de factuur, factuurvoorwaarden enz., of wenst U een advies in een concrete situatie, of bent U op zoek naar bijstand bij het opstellen van uw overeenkomsten die betrekking hebben op handelsrelaties? Aarzel dan niet om onze specialisten te contacteren.
