Le 5 mai 2020, la Banque Nationale de Belgique (“BNB”) a publié une seconde actualisation[1] de sa Circulaire NBB_2016_31 relative aux attentes prudentielles de la Banque nationale de Belgique en matière de système de gouvernance pour le secteur de l’assurance et de la réassurance[2] (ci-après, la "Circulaire Coupole Gouvernance")[3].
La Circulaire Coupole Gouvernance s’applique :
- aux entreprises d'assurance ou de réassurance de droit belge, à l'exception des entreprises d'assurance de droit belge de petite taille ou locales ;
- aux succursales d'entreprises de pays tiers exerçant une activité d'assurance ou de réassurance en Belgique ; et
- aux entités responsables d'un groupe d'assurance ou de réassurance de droit belge ou d'un conglomérat financier de droit belge.
Les principaux changements apportés par rapport à la version précédente de la Circulaire Coupole Gouvernance ont pour objet :
- l'entrée en vigueur du nouveau Code des Sociétés et Associations ("CSA") ;
- la simplification des règles en matière de répartition des tâches entre les membres du comité de direction ;
- la clarification des règles relatives à la sous-traitance ;
- le renforcement des règles en matière de rémunération ;
- l’affermissement des règles relatives à l'infrastructure informatique ;
- l’introduction de recommandations en matière de financement durable ; et
- la poursuite de l’élaboration du principe de proportionnalité.
À l’exception des nouvelles recommandations et attentes en matière de sous-traitance et de rémunération, les changements apportés à la Circulaire Coupole Gouvernance sont d’application immédiate. Les nouvelles recommandations en matière de sous-traitance seront applicables à partir du 1er janvier 2021, tandis que les règles relatives à la rémunération seront d’application à toute rémunération versée en 2021 mais afférente à l’année 2020.
Nous examinons ci-dessous certains des changements apportés à la Circulaire Coupole Gouvernance de façon plus détaillée.
[1] La liste des version successives de la circulaire est disponible ici.
[2] Cette mise à jour a été rendue publique par la communication NBB_2020_017, disponible ici.
[3] La première actualisation majeure de la circulaire a eu lieu le 13 septembre 2018.
1. ADAPTATIONS LIÉES À L'ENTRÉE EN VIGUEUR DU CODE DES SOCIÉTÉS ET DES ASSOCIATIONS (“CSA”)
La BNB indique avoir revu certaines de ses attentes au vu de l’intégration des nouvelles règles du CSA dans la circulaire. Les modifications apportées visent donc à concilier les nouvelles règles du CSA avec les exigences prudentielles relatives aux organes décisionnels des entreprises d’assurance et de réassurance ; comme par exemple les exigences en matière de structure de gouvernance, de critères d'indépendance, de statut social des administrateurs et des membres du comité de direction, de conflits d'intérêts, etc. Ces exigences distinguent le modèle de gouvernance d’une société d’assurance ou de réassurance du modèle d'une société classique.
A cet égard, la BNB rappelle qu'un mandat d'administrateur ou de membre du comité de direction d'une entreprise d'assurance ou de réassurance ne peut être exercé dans le cadre d'un contrat de travail au vu des nouvelles règles du CSA. En cas de non-conformité, la BNB attend des entreprises concernées qu'elles remédient à cette situation.
En outre, la BNB déclare expressément qu'elle considère « le cumul des deux statuts (le statut d'indépendant en tant qu'administrateur ou de membre du comité de direction d'une part, et employé sous lien de subordination pour une autre fonction de service technique ou administratif d'autre part) au sein d'une même » comme n’étant « pas conciliable avec les principes de bonne gouvernance applicables aux entreprises d'assurance et de réassurance ». La BNB demande aux entreprises qui constateraient l'existence d'un tel cumul dans le chef de dirigeants en place d'y mettre fin.
Outre ces rappels, la BNB maintient le modèle dualiste de gouvernance pour la gestion de l'entreprise d'assurance, en déléguant d'une part certains pouvoirs au comité de gestion et en consacrant une « intersection » partielle entre le conseil d'administration et le comité de direction.
En ce qui concerne les critères que les administrateurs indépendants sont tenus de satisfaire, la BNB souligne qu’il existe un manque de clarté à ce sujet au sein du CSA. A titre transitoire, la BNB s'attend à ce que ces administrateurs continuent à satisfaire aux neuf critères de l'article 526ter de l'ancien Code des sociétés, même si celui-ci n'est plus applicable à proprement parler.
2. RÉVISION DES RÈGLES EN MATIÈRE DE RÉPARTITION DES TÂCHES ENTRE MEMBRES DU COMITÉ DE DIRECTION
Les attentes en matière de répartition des tâches entre les membres du comité de direction, reprises au chapitre 1 de la Circulaire Coupole Gouvernance, ont été revues et simplifiées. La BNB exprime ses attentes en matière de répartition des tâches sous forme de schémas standards indicatifs
3. CLARIFICATION DES RÈGLES RELATIVES À LA SOUS-TRAITANCE
Les recommandations de la BNB relatives à la sous-traitance sont modifiées sur un certain nombre d’aspects, notamment en ce qui concerne la sous-traitance de fonctions ou d'activités critiques et importantes. Les principales adaptations concernent le chapitre 7 de la Circulaire Coupole Gouvernance et ont trait aux aspects suivants :
- La gouvernance entourant le processus de sous-traitance d'une fonction ou activité critique ou importante eu égard aux différentes phases du cycle de sous-traitance, à savoir (i) la phase précontractuelle (conditions de surveillance, due diligence du prestataire de service et élaboration d'une évaluation des risques), (ii) la phase contractuelle (contenu de l'accord de sous-traitance), et (iii) la phase post contractuelle (dispositif de monitoring des sous-traitance et stratégie de sortie).
- La clarification des attentes de la Banque en matière de sous-traitance intragroupe.
- Le renforcement des attentes de la BNB en matière de sous-traitance vers un pays tiers ne faisant pas partie de l’Espace Économique Européen, comme par exemple le Royaume-Uni suite au Brexit.
- La spécification des missions de contrôle de la sous-traitance attribuées aux fonctions de compliance et d'audit interne. A cet égard, la BNB s’attend désormais à ce que les dossiers de notification des sous-traitances critiques ou importantes incluent un avis des responsables compliance quant au respect des exigences de gouvernance entourant la sous-traitance.
La clarification des attentes de la Banque en matière de documentation et de reporting. A cette fin, des nouveaux formulaires standards " de notification à la BNB d'une sous-traitance critique ou significative" et « d’Avis du responsable de la fonction de Compliance concernant la sous-traitance d’une activité ou fonction critique ou importante " ont été joints à la Circulaire Coupole Gouvernance[4].
Ces nouvelles règles relatives à la sous-traitance doivent être respectées par les entreprises concernées dès le 1er janvier 2021.
[4] Voir ici.
4. RENFORCEMENT DES RÈGLES RELATIVES À LA RÉMUNÉRATION
La modification des règles relatives à la rémunération est la mise en œuvre de l’opinion émise le 7 avril 2020 par l'EIOPA concernant la surveillance des règles de rémunération.[5]
Les règles en matière de rémunération sont renforcées pour le personnel qualifié d’ « Identified Staffs » recevant une rémunération variable significative, c'est-à-dire une rémunération variable supérieure à EUR 50.000 et dont la rémunération variable représente plus d'un tiers de la rémunération totale annuelle de la personne concernée.
De nouvelles règles ont notamment été inclues dans le chapitre 8 de la Circulaire Coupole Gouvernance, ces règles ayant pour objet :
- le ratio de référence relatif à l’équilibre entre la rémunération fixe et la rémunération variable ;
- la clarification de la notion de "report d'une part importante de rémunération variable différée" ;
- l'utilisation de paramètres financiers et non financiers aux fins de l'évaluation de la performance individuelle ;
- l’exigence de description claire de la politique de l’entreprise en matière d’ajustements à la baisse et d’indemnités de départ ; et
- une modification limitée du modèle standard pour la communication des informations chiffrées (annexe 3 de la circulaire de gouvernance générale).
Les nouvelles règles en matière de rémunération s’appliqueront à toute rémunération variable versée en 2021 et afférente à l’année 2020. Le nouveau modèle pour la communication des informations chiffrées devra donc être utilisé pour la première fois dans le cadre de la déclaration prévue en avril 2021.
[5] Cette opinion peut être consultée ici.
5. DURCISSEMENT DES RÈGLES RELATIVES À L’INFRASTRUCTURE INFORMATIQUE
Les règles relatives à l’infrastructure informatique, reprise au chapitre 10 de la Circulaire Coupole Gouvernance, sont revues sur les deux points suivants :
- ajout d'une référence explicite à la cybersécurité à la section 10.1. « Sécurité informatique » ; et
- précision du fait que la BNB étend le champ d'application de la communication 2015_32 concernant la continuité à l'ensemble des entreprises d'importance significative.
La BNB se réfère en outre explicitement à sa nouvelle Circulaire NBB_2020_018[6] en matière de Cloud outsourcing, publiée le même jour que la circulaire sur la gouvernance. Cette circulaire transpose les orientations de l'EIOPA en la matière publiées le 6 février 2020.
[6] Cette communication peut être consultée ici.
6. PREMIÈRES RECOMMANDATIONS EN MATIÈRE DE FINANCEMENT DURABLE
Enfin, la circulaire de gouvernance générale introduit de nouvelles recommandations en matière de financement durable, conformément aux travaux en cours en matière Environmental Social Governance (« ESG ») au niveau de l'EIOPA.
Ces nouvelles recommandations ont trait à la structure de gestion (formation de la structure), aux fonctions de contrôle indépendantes (risk management), à la gestion financière et la rémunération.
7. PRINCIPE DE PROPORTIONNALITÉ
La Circulaire Coupole Gouvernance de la BNB prévoit certaines exceptions et adaptations applicables aux entreprises d'assurance « d'importance moins significative ». Les entreprises d’assurance sont qualifiées comme « d’importance moins significative » en fonction de leur nature, de leur taille et de la complexité de leurs activités et risques couverts par leurs assurances.
