Le télétravail est devenu la norme. Cela complique la signature des contrats de travail, des avenants aux contrats,... Saviez-vous qu’il existe des alternatives électroniques ?
“Distanciation sociale”, “Stay home” ou encore “Flatten the curve” sont des termes répandus en cette période de pandémie. La plupart des travailleurs télétravaillent. Or, il est recommandé (voir obligatoire) de convenir des modalités du télétravail dans une annexe au contrat de travail. Comment signer un tel document si le travailleur ne peut se déplacer ? Il se peut également qu’en raison du surcroît de travail actuel, l’engagement d’un nouveau collaborateur à mi-temps soit requis. Les contrats de travail à temps partiel sont toutefois nécessairement conclus par écrit. Comment conclure valablement un contrat de travail à distance ?
La signature électronique est une alternative à la signature manuscrite classique. Nous vous en disons plus dans les lignes qui suivent.
Signature électronique
Depuis le 1er juillet 2016, le règlement eIDAS prévoit la possibilité de signer électroniquement les contrats de travail.
Cette signature électronique doit toutefois répondre à certaines conditions pour être valable. Elle doit permettre de constater avec certitude l’identité des parties ainsi que leur consentement quant au contenu du contrat de travail et de détecter toute modification ultérieure. Par conséquent, la signature d'un document PDF par l’apposition d’un “paraphe” avec la souris ne suffit pas. Il doit s’agir d’une signature “qualifiée”.
En l’état actuel de la législation, les contrats de travail électroniques sont assimilés à des contrats de travail papiers pour autant qu’ils aient été signés au moyen d’une signature électronique qualifiée, c’est-à-dire via l’eID.
Archivage électronique
Le contrat de travail signé électroniquement doit être archivé. Il ne s’agit pas de simplement imprimer le document et de le ranger dans une armoire ou de le mettre dans un dossier “Archives électroniques” sur le bureau de l’ordinateur, par exemple. Premièrement, l’archivage doit être réalisé par un prestataire de service ou en “interne” lorsqu’une personne physique ou morale exploite pour son propre compte un service d'archivage électronique. Deuxièmement, l’archivage électronique doit répondre à toute une série de conditions techniques.
Mode d’emploi
Pour signer un contrat de travail électroniquement, rien de plus simple. Le travailleur doit disposer d’un lecteur de carte d’identité et d’Adobe Reader DC. Il doit ensuite suivre les instructions figurant sur ce site.
A suivre…
La loi du 15 janvier 2018 prévoit une modification future de la réglementation relative à la conclusion de contrats de travail électroniques et à l’envoi et l’archivage électronique. Elle envisage des méthodes alternatives de signatures électroniques. Un arrêté royal est toutefois nécessaire à l’entrée en vigueur de ces modifications. Il n’en est rien pour l’instant.
Sources
Loi du 15 janvier 2018 portant des dispositions diverses en matière d’emploi contient un chapitre, M.B., 5 février 2018.
SPF Economie
SPF Emploi, Travail et Concertation sociale
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