Les élections sociales pour l’institution et le renouvellement des conseils d’entreprise et des comités pour la prévention et la protection au travail auront lieu du 11 au 24 mai prochains.
A cette occasion, diverses données à caractère personnel seront collectées et traitées. C’est là qu’entre en jeu le fameux Règlement Général européen sur la Protection des Données (RGPD) et tant les entreprises que les organisations représentatives des travailleurs et des cadres doivent s’y conformer.
Fort bien, mais encore?
Cela signifie concrètement qu’il y a lieu de veiller au respect de certaines obligations dont les plus importantes concernent l’information nécessaire aux personnes concernées ainsi que l’encadrement approprié dans la diffusion des listes électorales.
C’est précisément ce à quoi s’est attelé le SPF Emploi dans sa brochure sur les élections sociales.
Ainsi, il y renseigne notamment les données personnelles que l’entreprise gère dans le cadre de la procédure des élections sociales (p. ex. la composition du bureau de vote et la répartition des électeurs), avec l’indication des périodes de conservation et les références aux bases légales applicables.
Par ailleurs, si la mise à disposition des listes électorales auprès de tous les travailleurs vise à assurer la transparence et le contrôle collectif tout au long du processus électoral au sein de l’entreprise, cette diffusion ne peut pas intervenir n’importe comment.
Ainsi, l’article 21 de la loi du 4 décembre 2007 relative aux élections sociales stipule que cela « peut avoir lieu de manière électronique, pour autant que tous les travailleurs y aient accès pendant leurs heures normales de travail. »
Pour autant, se référant en cela à un avis de l’Autorité de Protection des Données (APD) repris dans l’exposé des motifs de la loi du 4 avril 2019, le SPF Emploi indique que l’employeur ne devrait pas diffuser les listes électorales par e-mail et qu’une publication ouverte sur le site web interne de l’entreprise (avec téléchargement possible) devrait également être évitée. Les listes électorales devraient être disponibles électroniquement sur une plate-forme fermée ou sur un intranet protégé par l’employeur et accessible uniquement aux travailleurs de l’entreprise. Cela n’empêche toutefois pas l’envoi d’un e-mail aux travailleurs contenant un lien vers une telle plate-forme ou un tel intranet, à condition que seuls les employés de l’entreprise y aient accès.
Enfin, à la question de savoir s’il est permis pour un syndicat de demander à une entreprise la liste des membres du personnel en vue des élections sociales, l’APD explique sur son site Internet que le transfert de ces données n’est pas compatible avec la finalité initiale pour laquelle l’employeur a obtenu ces données, c’est-à-dire pour les finalités de gestion du personnel et de l’administration des salaires. L’employeur ne pourrait les lui transmettre que s’il a obtenu le consentement préalable, explicite et informé des travailleurs concernés, c’est-à-dire qu’il doit notamment les informer de ce que feront en conséquence les syndicats qui recevraient ces informations, par exemple l’envoi de brochures électorales. Les données des travailleurs qui auraient refusé de donner leur consentement ne pourraient évidemment pas être transmises
La brochure du SPF Emploi, la loi du 4 décembre 2007 et les avis précités de l’APD sont disponibles ici :
https://www.emploi.belgique.be/sites/default/files/content/documents/Brochure%20ES%202020FR.pdf
http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_loi/change_lg.pl?language=fr&la=F&cn=2007120430&table_name=loi
https://www.autoriteprotectiondonnees.be/sites/privacycommission/files/documents/avis_156_2018_0.pdf
https://www.autoriteprotectiondonnees.be/themes-des-faq/elections/elections-sociales
