Inleiding
Op 20 december 2010 bekrachtigde de Koning de wet betreffende de uitoefening van bepaalde rechten van aandeelhouders van genoteerde vennootschappen (hierna de "Wet Aandeelhoudersrechten"). De nieuwe wet werd op 18 april in het Staatsblad gepubliceerd en geeft uitwerking aan richtlijn 2007/36/EG van het Europees Parlement en de Raad van 11 juli 2007. De wet beoogt de hinderpalen weg te werken inzake de toegang tot, en de werking van, de algemene vergadering van aandeelhouders, in het bijzonder in een grensoverschrijdende context.
Anders dan in vermelde richtlijn, kunnen ook bepaalde niet-genoteerde vennootschappen de Wet Aandeelhoudersrechten deels optioneel toepassen. De praktische relevantie van de richtlijn werd aldus door de Belgische wetgever in sterke mate vergroot.
De nieuwigheden van de Wet Aandeelhoudersrechten situeren zich vooral rond de oproeping tot, en het bijwonen van, de algemene vergadering van aandeelhouders (en optioneel de obligatie- en certificaathouders). Naast de uitbreiding van de oproepingstermijn tot (ten minste) dertig dagen vóór de algemene vergadering en de invoeging van een bijkomend oproepingsmiddel via ‘media waarvan redelijkerwijze mag worden aangenomen dat zij kunnen zorgen voor een doeltreffende verspreiding van de informatie bij het publiek in de Europese Economische Ruimte', voorziet de Wet Aandeelhoudersrechten in de invoeging van een nieuw artikel 533bis van het Wetboek van vennootschappen ("W. Venn.") waarin de minimale inhoud van de oproeping wordt uiteengezet. Voorts werd voorzien in een agenderingsrecht voor aandeelhouders die samen minstens 3 % bezitten van het maatschappelijk kapitaal (artikel 533ter §2 W. Venn.) en werd de thans optionele registratiedatum verplicht gemaakt. Tenslotte voorziet de Wet Aandeelhoudersrechten nog kleine verduidelijkingen en aanpassingen, ondermeer inzake het vraagrecht van de aandeelhouders en het recht om de algemene vergadering te verdagen.
Niet-genoteerde vennootschappen
Relevant voor niet-genoteerde vennootschappen zijn de nieuwe regels inzake stemmen op afstand voorafgaand aan de algemene vergadering en het elektronisch stemmen.
Zowel aan genoteerde als niet-genoteerde Belgische naamloze vennootschappen wordt de optie geboden om statutair een regeling uit te werken die het stemmen per brief of langs elektronische weg vóór de algemene vergadering mogelijk moet maken. Dit dient te gebeuren via een door de vennootschap ter beschikking gesteld formulier waarbij de vennootschap voldoende mechanismen moet uitwerken om de identiteit en de hoedanigheid van de aandeelhouder te controleren.
Voorts, en dit niet enkel voor de niet-genoteerde NV doch eveneens voor de BVBA en de CVBA, voorziet de Wet Aandeelhoudersrechten de mogelijkheid om statutair te voorzien in een deelname aan de algemene vergadering van aandeelhouders via elektronische weg. Belangrijk evenwel is de toevoeging dat deze mogelijkheid niet geldt voor de leden van het bureau van de algemene vergadering, de bestuurders en de commissarissen. Zij dienen dus nog steeds in persoon aanwezig te zijn.
Praktische relevantie
Vooral op het vlak van het stemmen op afstand voorafgaand aan de algemene vergadering en het elektronisch stemmen verwachten wij dat deze nieuwe regelgeving een belangrijke invloed zal hebben op het dagdagelijks functioneren van onze Belgische vennootschappen: enerzijds omdat deze regels niet louter beperkt zijn tot het selecte clubje van genoteerde vennootschappen en anderzijds omdat de praktijk ons leert dat vooral vennootschappen met een verspreid aandeelhouderschap reeds lange tijd verlangden naar de invoering van het elektronisch stemmen. Het succes van de bestuurdersvergaderingen via telefoon- of videoconferentie kan zo worden doorgetrokken naar het forum van de algemene vergadering, hetgeen enkel de participatiegraad ten goede kan komen.
Concreet dienen de betrokken vennootschappen hun statuten aan te passen om aldus het stemmen op afstand voorafgaand aan de algemene vergadering en het elektronisch stemmen mogelijk te maken. Vooral beursgenoteerde vennootschappen hebben reeds de nodige statutaire aanpassingen doorgevoerd, hoewel hun deadline hiervoor pas op 31 december 2012 verloopt. De niet-genoteerde vennootschappen lijken echter de kat nog wat uit de boom te kijken. Indien ook zij maximaal gebruik wensen te maken van de nieuwe deelname- en stemmogelijkheden die de Wet Aandeelhoudersrechten hen biedt om zo hun vennootschapsorganen te optimaliseren en af te stemmen op de noden van deze digitale generatie, moedigen wij hen aan om deze nieuwe bepalingen inzake stemmen op afstand voorafgaand aan de algemene vergadering en het elektronisch stemmen in een volgende statutenwijziging mee op te nemen. Op die manier kunnen ook niet-genoteerde vennootschappen hun statuten gebruiksklaar maken voor de huidige en toekomstige ondernemingscontext. Buitenlandse aandeelhouders (en/of aandeelhouders die een professioneel nomadenbestaan leiden) krijgen dan hiermee alvast een kans om op een efficiënte en eigentijdse wijze bij hun vennootschap betrokken te worden.
Adriaan Dauwe en Kurt Grillet zijn verbonden aan het departement "Corporate and M&A" van het advocatenkantoor ALTIUS. Bij de recente uitreiking van de Belgian Legal Awards werd ALTIUS bekroond als "Corporate Firm of the Year 2011".
