In de strijd tegen het witwassen van geld en terrorismefinanciering streeft de overheid maximale transparantie na. Daarom voert de wet van 19 september 2017 een identificatieverplichting in aan de hand van een centraal UBO-register. Vennootschappen opgericht in België, maar ook vzw’s, stichtingen en trusts moeten vanaf 31 maart 2019 verplicht doorgeven aan de overheid wie de touwtjes in handen heeft in de vennootschap.
Specifieke informatiegegevens over deze “uiteindelijke begunstigde” worden centraal beheerd in een publiek toegankelijk UBO-register (Ultimate Beneficial Owner). Hierbij staat de afkorting UBO voor Ultimate Beneficial Owner.
Concreet zorgt de algemene publieke toegankelijkheid van het UBO-register onvermijdelijk voor de nodige privacyrisico’s.
Wie wordt als UBO beschouwd?
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de rechtstreekse en de onrechtstreekse UBO. De rechtstreekse UBO is de natuurlijke persoon die rechtstreeks eigenaar is of zeggenschap heeft over de onderneming zonder tussenkomst van andere juridische entiteiten. De onrechtstreekse UBO is de persoon die via één of meerdere tussenliggende juridische entiteiten de eigenaar is of zeggenschap heeft over de onderneming.
Bijvoorbeeld: Natuurlijke persoon H heeft een aandeel van 55% in BEST NV, waardoor H een rechtstreekse UBO in BEST NV is. Natuurlijke persoon A heeft een meerderheidsbelang van 70% in de tussenliggende vennootschap GOED NV. GOED NV beschikt op haar beurt over 45% van de aandelen in BEST NV. A dient in het UBO-register geregistreerd te worden als de onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde van de informatieplichtige BEST NV.
Hoe wordt de UBO van de vennootschap geïdentificeerd?
De UBO is verschillend identificeerbaar naargelang de rechtsvorm van de betrokken onderneming. In een vennootschap kan de UBO trapsgewijs via drie verschillende mogelijkheden geïdentificeerd worden:
- De natuurlijke persoon die direct of indirect over minstens 25% van de stemrechten, aandelen of kapitaal van de vennootschap beschikt.
- De natuurlijke persoon die controle heeft over de vennootschap ‘via andere middelen’. Meer bepaald de natuurlijke personen die op grond van hun aandeelhoudersovereenkomst het recht hebben de meerderheid van de leden van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan te benoemen of te ontslaan.
- Het hoger leidinggevend personeel, i.e. de bestuurders van de vennootschap.
Het is aangeraden om ingeval van de derde mogelijkheid het bewijs bij te brengen dat de UBO overeenkomstig de eerste twee categorieën niet identificeerbaar is.
Welke UBO-gegevens moeten worden geregistreerd in het UBO-register?
Met betrekking tot vennootschappen dienen de wettelijke vertegenwoordigers van de vennootschap onder meer de volgende gegevens van de UBO in het UBO-register te uploaden:
- de volledige naam;
- geboortedatum;
- nationaliteit;
- het land van verblijf;
- het volledig verblijfadres;
- de datum waarop men uiteindelijke begunstigde van de vennootschap is geworden, het identificatienummer van het Rijksregister van natuurlijke personen;
- het type UBO, of het een al dan niet rechtstreekse uiteindelijke begunstigde betreft, de volledige identificatiegegevens van alle tussenpersonen in het geval van een onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde; en
- de omvang van het uiteindelijke economische belang in de informatieplichtige vennootschap.
- Het UBO-register zal worden beheerd door de Administratie van de Thesaurie van de FOD Financiën, die de UBO-gegevens zal archiveren gedurende tien jaar.
Vennootschappen kunnen een externe derde mandateren om in hun naam de informatie in het register in te geven en zo nodig te actualiseren. Bv. boekhouder, belastingadviseur, natuurlijke persoon of rechtspersoon.
Zijn al die gegevens voor iedereen toegankelijk?
In principe wordt de toegang tot het UBO-register verleend aan:
- overheidsautoriteiten bevoegd voor het anti-witwasbeleid en de strijd tegen terrorisme- financiering zoals het parket en de fiscus;
- financiële instellingen, advocaten en notarissen die in het kader van hun beroepsactiviteiten belast zijn met een cliëntenonderzoek;
- burgers die tegen betaling van een nader te bepalen administratieve kost beperkte toegang hebben tot het UBO-register. I.t.t. de gegevens van vzw’s, stichtingen, fiducieën en trusts moeten burgers voor inzage in de UBO-gegevens van vennootschap geen rechtmatig belang aantonen.
De bevoegde autoriteiten en de vermelde meldingsplichtige entiteiten, belast met een cliëntenonderzoek, hebben na aanvraag bij de Administratie van de Thesaurie rechtstreeks toegang tot het UBO-register. Zij kunnen de gegevens van UBO-natuurlijke personen opvragen op basis van de naam, voornaam of het rijksregisternummer van de betrokken persoon. UBO-rechtspersonen zijn voor hen opzoekbaar op basis van de naam of het KBO-nummer van de betrokken onderneming. Opmerkelijk is het recht van de fiscus om uw gegevens in het UBO-register te raadplegen om de juiste heffing van de belasting te verzekeren.
Burgers kunnen het UBO-register doorzoeken op grond van het KBO-nummer of de naam van de vennootschap. Verder is het belangrijk op te merken dat in het licht van de gegevensbescherming een algemene opzoeking op naam van de UBO door burgers niet mogelijk is. Dit betekent dat burgers louter op basis van uw naam geen overzicht kunnen bekomen van alle ondernemingsstructuren waarvan u de uiteindelijke begunstigde bent. Daarnaast dient te worden opgemerkt dat de toegang door de burgers omwille van privacyredenen beperkt is tot een bepaalde hoeveelheid informatie. Zo zullen burgers onder meer de voornaam, verblijfplaats of geboortedag van de UBO niet kunnen raadplegen. Een UBO krijgt geen melding dat zijn gegevens in het UBO-register worden geraadpleegd. Niettemin wordt de raadpleging van het UBO-register geregistreerd en bewaard gedurende tien jaar.
Afwijking
Het toegangsrecht van financiële instellingen, advocaten, notarissen en burgers tot de UBO-gegevens kan door de Algemene Administratie van de Thesaurie, op verzoek van de UBO uitzonderlijk worden beperkt. Evenwel dient een UBO eerst geregistreerd te zijn in het register alvorens een afwijkingsverzoek bij de Administratie van de Thesaurie kan worden ingediend. Indien de publieke toegang tot uw gegevens zou kunnen leiden tot een onevenredig risico, een risico op fraude, ontvoering, chantage, afpersing, pesterijen, geweld en intimidatie, of indien de UBO minderjarig of anderszins handelingsonbekwaam is, kan het toegangsrecht aan burgers worden ontzegd. Dit kan enkel na grondige beoordeling van de concrete omstandigheden. De UBO dient het bewijs te leveren dat de publicatie van zijn gegevens de UBO blootstelt aan de opgesomde risico’s. Voor minderjarige of handelingsonbekwame UBO’s kan het afwijkingsverzoek automatisch worden toegekend. In de delicate evenwichtsoefening tussen enerzijds transparantie in ondernemingen en anderzijds de bescherming van uw persoonsgegevens kunt u zich voor een afwijkingsverzoek teneinde de zichtbaarheid van uw gegevens terug te dringen beroepen op uw advocaat.
Momenteel is het nog onduidelijk of politieke prominente personen ook onder deze uitzonderingsgevallen zullen vallen.
Wat als u zich als UBO niet aanmeldt?
Niet(-tijdige) naleving van de bekendmakingsplicht kan leiden tot de oplegging van een strafrechtelijke administratieve geldboete aan de vennootschap zelf, gaande van minimum 250 EUR tot maximum 50.000 EUR. Hierbij worden de bestuurders strafrechtelijk aansprakelijk gehouden voor inbreuken op de UBO-meldingsplicht.
Uiterste meldingsdatum
De vereiste UBO-gegevens moeten worden geüpload in het UBO-register voor 31 maart 2019. Ondertussen is het register reeds raadpleegbaar via MyMinFin. Vennootschappen moeten zelf voldoende actuele informatie over wie hun uiteindelijke begunstigden zijn ingeven in het UBO-register. De eindverantwoordelijkheid voor de invoering van de identificatiegegevens ligt bij het bestuursorgaan van de vennootschap.
Een tijdige voorbereiding voor de verzameling van actuele UBO-gegevens is cruciaal. Voor het meedelen van de UBO-gegevens kan gebruik worden gemaakt van MyMinFin na aanmelding via e-ID. Na invoering dienen de gegevens jaarlijks te worden bijgewerkt. Wijzigingen dienen binnen de maand te worden doorgegeven. Voor een efficiënte informatieverzameling is het voor ondernemingen van belang te voorzien in een interne policy om wijzigingen in de identiteit van de uiteindelijke begunstigden van de onderneming binnen de maand aan te geven in het register.
