Mei en juni zijn traditioneel de maanden waarin het gros van de jaarlijkse algemene vergaderingen wordt georganiseerd. De jaarrekening van een Belgische vennootschap moet immers aan de algemene vergadering worden voorgelegd (i) op de statutaire datum, en (ii) binnen de 6 maanden na afsluiting van het boekjaar (dat in vele gevallen gel kloopt met het kalenderjaar). Binnen de maand volgend op de goedkeuring, en ten laatste 7 maanden na de afsluiting van het boekjaar, moet de jaarrekening bovendien worden neergelegd bij de Nationale Bank.
Deze term nen worden in de praktijk echter vaak niet nageleefd. Dit is niet zonder risico, aangezien de wetgever hieraan de volgende sancties heeft gekoppeld:
1. een tarieftoeslag b de Nationale Bank die kan oplopen tot EUR 1.200 bovenop het standaardtarief;
2. laattijdige goedkeuring en neerlegging vormen een inbreuk op het Wetboek van Vennootschappen, en kunnen een grondslag vormen voor bestuurdersaansprakelijkheid;
3. derden genieten van een (weerlegbaar) vermoeden dat schade die zij ondervinden volgt uit de laattijdigheid;
4. de Kamers voor Handelsonderzoek volgen op welke vennootschappen hun jaarrekening niet tijdig neerleggen. Niet-neerlegging van de jaarrekening kan derhalve aanleiding geven tot de gerechtelijke ontbinding van de vennootschap door de Rechtbank van Koophandel.
Voor zover de laattijdigheid beperkt is tot enkele weken, zullen de risico’s uiteengezet in sancties 2. tot 4. weliswaar eerder van theoretische aard zijn.
Op tijd beginnen met de voorbereiding van de algemene vergadering is dus de boodschap, zeker wanneer ook de commissaris een auditverslag moet voorbereiden.
TIP 4
Kernpunten
- De jaarrekening moet tijdig ter goedkeuring worden voorgelegd aan de algemene vergadering en neergelegd bij de Nationale Bank van België.
- Met de voorbereiding begint men beter vroeger dan later.
- Op laattijdigheid staan sancties zoals tarieftoeslag voor neerlegging, bestuurdersaansprakelijkheid en opvolging door de Kamers voor Handelsonderzoek.
