Depuis le 1er avril 2017, les associations de copropriétaires doivent veiller à ce que le mandat que leur syndic reçoit d'eux, soit enregistré à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). Les copropriétaires ont jusqu'au 31 mars 2018 poure le faire. Le législateur entend ainsi accroître la transparance des activités du syndic. Les actes illégitimes pourront être détectés plus facilement, avec pour conséquence une meilleure protection des propriétaires.
Cette obligation découle de l'arrêté royal du 15 mars 2017 et est indépendante de l'inscription de l'entreprise elle-même à la BCE.
La responsabilité de l'inscription repose sur le syndic lui-même et cette inscription peut être effectuée par le biais d'un guichet d'entreprise au choix.
A quels syndics cette obligation s'applique-t-elle ?
Cette obligation d'inscription à la BCE doit vaut pour chaque syndic, tant professionnel que non professionnel, personne physique ou personne morale.
Cette obligation s'applique aussi au syndic provisoire qui a été désigné par l'assemblée générale pour une période limitée ou pour une mission spécifique, ou par le tribunal en remplacement du syndic proprement dit qui n'a pas exécuté sa mission convenablement.
Cette obligation s'applique d'ailleurs à toutes les associations de copropriétaires. S'il est question d'au moins 20 lots, l’association est habitilée à créer des associations partielles. Lorsque c'est le cas, tant le syndic de l'association principale que celui des associations partielles doivent être inscrits, même s'il s'agit d'une seule et même personne.
Données nécessaires pour l'inscription
Dans le dossier de demande, les données d'identification et documents suivants doivent être fournis :
1° Le numéro d'entreprise de l'association des copropriétaires ;
2° Un extrait de l'acte de désignation ou de nomination du syndic ;
3° Le numéro de registre national ou le numéro d'identification à la Banque-Carrefour de la Sécurité sociale s'il s'agit d'une personne physique ou le numéro d'entreprise et, le cas échéant, le numéro de registre national ou le numéro d'identification à la Banque-Carrefour de la Sécurité sociale du gérant ou de l'administrateur délégué s'il s'agit d'une société.
Où l'inscription doit-elle avoir lieu ?
Un guichet d'entreprises au choix est responsable de l'enregistrement des demandes d'inscription, de modification ou de radiation.
Le guichet d'entreprise peut réclamer des documents supplémentaires pour permettre ainsi une identification univoque de la personne physique qui s'inscrit.
Si le dossier de demande s'avère incomplet, le guichet d'entreprise doit en informer le demandeur dans un délai de 8 jours ouvrables.
Lorsque le dossier est complet, le guichet d'entreprise dispose également d'un délai de 8 jours ouvrables pour inscrire le demandeur à la Banque-Carrefour des Entreprises.
Lorsqu'il y a des raisons de refuser la demande d'inscription, de modification ou de radiation, celles-ci doivent aussi être communiquées au demandeur dans les 8 jours ouvrables.
Quand l’obligation d'inscription s'applique-t-elle ?
L'inscription obligatoire du syndic ou du syndic provisoire d'une association de copropriétaires est applicable à partir du 1er avril 2017.
Les associations de copropriétaires qui sont déjà inscrites à la BCE aujourd'hui, doivent encore faire enregistrer le mandat de leur syndic au plus tard le 31 mars 2018.
Auteur: Bastiaan Baeskens, Avocat Monard Law
