Le 27 février 2013, l’Autorité des services et marchés financiers (FSMA) a émis une communication contenant des recommandations en matière de convocations aux assemblées générales, afin d’attirer l’attention des sociétés cotées sur certaines dispositions légales relatives aux avis de convocations qui demeurent parfois imparfaitement appliquées.
La communication de la FSMA se concentre uniquement sur les obligations à charge « des sociétés dont les actions sont admises aux négociations sur un marché (réglementé) », bien que certaines recommandations puissent, par analogie, valablement intéresser les sociétés non cotées.
La FSMA rappelle, en premier lieu, que la convocation pour l'assemblée doit contenir (i) une description claire et précise des formalités à accomplir par les actionnaires pour être admis à l’assemblée générale (article 533bis, § 1, 3°, C. Soc.), (ii) l'indication de la date d'enregistrement de leurs actions (article 536, § 2 C. Soc.), ainsi que (iii) l'indication que seules les personnes qui sont actionnaires à cette date auront le droit de participer et de voter à l'assemblée générale (article 533bis, § 1, 4°, C. Soc.).
En outre, conformément à l’article 536, § 2, C. Soc., les actionnaires doivent indiquer à la société leur volonté de participer à l’assemblée générale, au plus tard le 6ème jour qui précède la date de la réunion de l’assemblée. Pour ce faire, la convocation doit inviter les actionnaires à notifier dans ce délai légal leur participation à l’assemblée. Cette notification vaudra confirmation de leur présence.
Les convocations doivent également contenir des informations concernant (i) le droit des actionnaires de requérir l’inscription de sujets à l’ordre du jour et de déposer des propositions de décision (tel que prévu à l'article 533ter C. Soc.), (ii) le délai dans lequel ce droit peut être exercé et l’adresse électronique à laquelle les actionnaires peuvent envoyer leurs demandes, et (iii) la date ultime à laquelle, le cas échéant, un ordre du jour complété sera publié (article 533bis, § 1, 3°, a), C. Soc.).
La FSMA précise toutefois que les sociétés peuvent ne pas mentionner toutes ces informations dans leur convocation et n’indiquer que les délais et l’adresse électronique, à condition de préciser que des informations plus détaillées sur les droits précités sont disponibles sur leur site internet (article 533bis, § 1, 3°, a), C. Soc.).
Les convocations doivent en outre contenir des informations relatives au droit des actionnaires de poser des questions durant l’assemblée ou par écrit avant l'assemblée (tel que prévu à l'article 540 C. Soc.). Pour ce faire, l’avis de convocation doit préciser le délai dans lequel ce droit peut être exercé et l’adresse électronique à laquelle les actionnaires peuvent envoyer leurs demandes (article 533bis, § 1, 3°, a), C. Soc.).
La FSMA insiste également sur l’information des actionnaires quant à la procédure à suivre pour voter par procuration, en indiquant les modalités selon lesquelles la société est prête à accepter les notifications, par voie électronique, de désignation d’un mandataire ainsi que le délai dans lequel le droit de vote par procuration doit être exercé (article 533bis, § 1, 3°, b), C. Soc.).
Enfin, la FSMA rappelle que les convocations doivent, d'une part, mentionner l’adresse à laquelle il est possible d’obtenir le texte intégral de certains documents, ainsi que les démarches à effectuer à cet effet. Conformément à l’article 535, alinéa 3, C. Soc, tout actionnaire - sur la production de son titre - a droit d’obtenir gratuitement ces documents au siège de la société dès la publication de la convocation. D'autre part, la convocation doit reprendre l’adresse du site internet sur lequel les informations seront disponibles (article 533bis, § 1, 5° et 6°, C. Soc.).
Les sociétés doivent mettre à la disposition des actionnaires, sur leur site internet et à leur siège social, les principaux éléments constitutifs du rapport financier annuel (à savoir les comptes annuels, les comptes consolidés, le rapport de gestion et le rapport des commissaires), le jour de la publication de la convocation à l’assemblée générale, c’est-à-dire au moins 30 jours avant la tenue de l’assemblée générale (article 533bis, § 2, C. Soc.).
La communication de la FSMA mentionne, en guise de conclusions, quelques recommandations plus générales, qui invitent les sociétés à améliorer la qualité formelle de leurs convocations en favorisant une présentation pratique et concrète des informations qui y sont contenues.
A titre d’exemples, la FSMA encourage les sociétés à indiquer les dates concrètes des délais plutôt que les délais légaux, à regrouper les informations pratiques en une seule et même partie de la convocation, et à indiquer au moins une adresse électronique afin que les actionnaires puissent faire valoir leurs éventuelles notifications.
