Au jour X (entre le 13 et le 26 février 2024 en fonction de la date des élections au sein de votre entreprise), de nouvelles et nombreuses informations en vue de l’organisation des élections doivent être communiquées. Pour les entreprises disposant déjà d’un conseil d’entreprise et/ou d’un CPPT, ces informations devront avoir été discutées au préalable au sein de cet/ces organe(s).
Au jour X, le conseil d’entreprise, le comité de prévention, ou, si ces organes n’existent pas encore, l’employeur doit informer les travailleurs :
- de la date et l’horaire des élections ;
- de l'adresse et la dénomination de l’unité technique d’exploitation ;
- du nombre de mandats par organe et par catégorie de travailleurs : ouvriers, employés, jeunes travailleurs, cadres (pour le CE uniquement) ;
- des listes électorales provisoires ou les endroits où elles peuvent être consultées. Ces listes sont établies par catégorie et reprennent les travailleurs et les intérimaires qui répondent aux conditions d’électorat (par ordre alphabétique avec un numéro);
- la liste des membres du personnel de direction avec mention de la dénomination et du contenu des fonctions, ou les endroits où elle peut être consultée ;
- la liste des cadres ou les endroits où elle peut être consultée (uniquement pour le CE) ;
- les dates qui résultent de la procédure électorale (calendrier des différentes étapes) ;
- la personne ou le service chargé par l’employeur d’envoyer ou de distribuer les convocations électorales ;
- la décision de recourir ou non au vote électronique.
Lorsque les élections se déroulent sur plusieurs jours consécutifs, le jour X est déterminé sur la base du premier jour des élections (donc votre premier jour Y).
Cet avis (avec mention explicite de la date – qui vaut date d’affichage) doit être affiché. Cet affichage peut être remplacé par une communication électronique du document pour autant que tous les travailleurs y aient accès pendant leurs heures normales de travail. Si vous deviez rendre les listes électorales disponibles électroniquement, il serait préférable de le faire via une plate-forme fermée ou sur un intranet/sharepoint protégé par l’employeur et accessible uniquement aux travailleurs de l’entreprise. L’envoi des listes électorales par e-mail aux travailleurs devrait donc être exclu, à moins qu’il ne s’agisse d’un e-mail avec un lien protégé vers une telle plate-forme fermée ou un tel intranet/sharepoint.
Une copie de cet avis doit être envoyée aux organisations représentatives des travailleurs. La copie de cet avis peut être adressée par courrier ou via un téléchargement par le biais de l'application web du SPF Emploi. Si un conseil d'entreprise est déjà instauré, ou un comité de prévention ou une délégation syndicale dans laquelle tous les trois organisations syndicales sont représentées, les listes électorales ne doivent pas y être annexées.
A défaut de conseil d'entreprise/comité de prévention déjà instauré, une copie de l'avis doit être remise à la délégation syndicale (si celle-ci existe).
ASTUCE - convocation électronique
Si vous souhaitez procéder à l’envoi des convocations de manière électronique (au plus tard au jour X+80), vous devez obtenir l'accord unanime du conseil d'entreprise et/ou du CPPT (ou à défaut de la délégation syndicale) à ce sujet pour le jour X au plus tard. La convocation électronique peut être utilisée pour tout ou partie du personnel. Cette convocation électronique peut également être assortie de conditions spécifiques. Pour des raisons de preuve, il est vivement recommandé de confirmer cet accord par le biais d’un écrit daté.
Point d'action
Vérifier si votre communication pour le jour X est prête. Vous devrez avoir consulté au préalable le CE et le CPPT à ce propos.
Par ailleurs, si vous souhaitez procéder à l’envoi des convocations de manière électronique, vous devez vous obtenir un accord à ce sujet pour le jour X au plus tard.
