À l'approche des élections sociales de 2024 en Belgique, nous souhaitons attirer l'attention sur quelques échéances et obligations qu'il est préférable d'inscrire sur le calendrier électoral de chaque entreprise.
Un premier point important concerne la tenue d'un registre spécial pour les travailleurs intérimaire et son éventuelle dispense.
Généralités
Les entreprises (lire : les unités techniques d’exploitation) qui dépassent le seuil d'au moins 50 travailleurs doivent organiser des élections sociales en 2024.
Pour déterminer le nombre moyen de travailleurs, il faut également tenir compte du nombre de travailleurs intérimaires actifs dans l'entreprise au cours d'une période de référence donnée. La période qui nous intéresse ici va du 1er avril 2023 au 30 juin 2023.
Le nombre de travailleurs intérimaires employés dans les entreprises au cours de cette période de référence doit être pris en compte dans le nombre total de travailleurs, à l'exception des travailleurs intérimaires qui remplacent des travailleurs permanents dont le contrat de travail est suspendu (par exemple, en raison d'une maladie ou d'un crédit-temps). Cela peut donc entraîner le dépassement ou non du seuil des élections sociales.
Registre des travailleurs intérimaires
Si, en tant qu'entreprise, vous avez fait appel à des travailleurs intérimaires au cours de ce trimestre de référence, vous avez l'obligation de tenir un registre spécial pour les travailleurs intérimaires.
Ce registre, qui est une annexe du registre général du personnel, contient des informations générales relatives au travailleur intérimaire (y compris le numéro d'immatriculation, le début et la fin de l'emploi ainsi que l’agence d’intérim, etc.)
Ce registre permet de vérifier si les seuils d'organisation des élections sociales de 2024 sont atteints.
Le défaut de tenue de ce registre peut être sanctionné administrativement ou pénalement par une sanction de niveau 2. Il s'agit d'une amende administrative de 200 à 2 000 euros ou d'une amende pénale de 400 à 4 000 euros. Le montant doit encore être multiplié par le nombre d'employés concernés.
Exemption de l'obligation de registre spécial
Il est possible d’être exempté de cette obligation de tenir un registre spécial des travailleurs temporaires, mais certaines conditions doivent alors être remplies :
- L'unité technique d’exploitation compte plus de 100 travailleurs ;
- Il existe déjà un conseil d'entreprise qui déclare à l'unanimité que le seuil de 100 travailleurs a déjà été atteint ;
- La déclaration figure dans le procès-verbal de la réunion du conseil d'entreprise.
Si, au plus tard le 31 mars 2023, un tel accord du conseil d'entreprise peut être obtenu, l'entreprise est dispensée de l'obligation de tenir le registre des travailleurs intérimaire au cours du deuxième trimestre 2023.
Cette possibilité de dérogation se comprend dès lors que l'objectif du registre spécial est de montrer si les seuils pour les élections sociales sont dépassés ou non. S'il est établi que plus de 100 travailleurs sont actifs dans l'entreprise en question et que les seuils ont déjà été dépassés, le comptage des travailleurs intérimaire n'a plus d’intérêt.
Si, à une date ultérieure, un litige survient encore concernant le nombre moyen de travailleurs actifs au sein de l'entreprise, les factures des agences intérim peuvent toujours être utilisées pour prouver combien de travailleurs intérimaires ont été effectivement utilisés au cours de la période de référence. En l'absence de registre spécial, le nombre de travailleurs intérimaires peut donc également être prouvé par d'autres moyens, dans la mesure où cela s'avère nécessaire.
Conseils pratiques
Si une telle exemption est possible au sein de votre entreprise (plus de 100 employés ?), procédez comme suit :
- Nouveau point à l'ordre du jour du conseil d'entreprise
- Réunion nécessaire avant le 31 mars 2023
- Obtenir une déclaration unanime du conseil d'entreprise suivant laquelle les seuils de travailleurs ont déjà été dépassés
- Acter l'accord unanime du CE dans le procès-verbal
- Conserver les documents pertinents relatifs aux intérimaires (si les litiges dépassent les seuils ultérieurement)
Même si votre entreprise ne compte pas 100 travailleurs, il peut être intéressant d'essayer d'obtenir un tel accord avec le conseil d'entreprise. Une dispense de tenue du registre spécial pourrait représenter une charge administrative en moins. Cela peut être recommandé pour les entreprises qui frôlent de peu le seuil des 100 salariés (et qui peuvent l'atteindre en comptant les travailleurs intérimaires).
Kris De Schutter - Partner
Attorney at Law
Etienne Pennetreau - Senior Associate
Attorney at Law
Yousra Belakhdar - Associate
Attorney at Law
