Dès le mois d’avril, le contrôle de l’obligation du télétravail sera renforcé. Pendant trois mois, les employeurs devront communiquer chaque mois le nombre de travailleurs que compte l’entreprise et le nombre de fonctions pour lesquelles le télétravail est impossible.
D’avril à juin 2021, l’employeur devra enregistrer chaque mois via une application de l’ONSS le nombre de travailleurs que compte l’entreprise et le nombre de travailleurs qui ne peuvent pas effectuer de télétravail et qui sont donc présents sur le lieu de travail. Ces données qui se rapportent au premier jour ouvrable du mois devront être communiquées au plus tard le sixième jour calendaire de chaque mois.
1. Quels sont les employeurs concernés ?
Tous les employeurs privés et publics doivent effectuer cette déclaration. Les entreprises qui ont été obligées de fermer leurs portes ne sont par contre pas concernées.
2. Que doit communiquer l’employeur ?
L’employeur doit communiquer :
- Le nombre total de travailleurs que compte l’entreprise. Si l’entreprise compte plusieurs unités d’établissement, ce nombre doit être précisé par unité d’établissement.
- Le nombre de travailleurs qui exercent une fonction où le télétravail est impossible et qui, par conséquent, sont présents sur le lieu de travail. Si l’entreprise compte plusieurs unités d’établissement, ce nombre doit être précisé par unité d’établissement.
2.1. Le nombre de travailleurs que compte l’entreprise
Il s’agit :
- des propres travailleurs de l’employeur, pour lesquelles ce dernier doit effectuer (ou a déjà effectué) une déclaration Dimona,
- des intérimaires présents de manière structurelle (ils ne doivent pas être enregistrés par l’entreprise de travail intérimaire, mais par l’utilisateur),
- des travailleurs indépendants présents de manière structurelle dans les bâtiments de l'entreprise, l'unité d'exploitation, pas les chantiers (administrateur, associé actif, sous-traitant, consultant…). Les travailleurs présents ponctuellement pour effectuer certaines tâches (nettoyage, réparations, entretien…) ne sont pas concernés,
- les travailleurs d’autres employeurs présents de manière structurelle dans les bâtiments de l'entreprise, l'unité d'exploitation, pas les chantiers (gardiens, personnel d’entretien, consultants, travailleurs détachés…).
L’employeur doit communiquer le nombre de travailleurs, et non une liste nominative. Le nombre correspond au nombre de travailleurs présents au premier jour ouvrable du mois en question.
2.2. Le nombre de travailleurs dans l’entreprise pour lesquels le télétravail est impossible
Les travailleurs qui sont dans l’impossibilité de télétravailler sont les travailleurs qui ne peuvent en aucun cas télétravailler, même pas occasionnellement ou pour certaines tâches spécifiques. Il s’agit donc des travailleurs dont la fonction doit, par nature, être exercée sur place, comme les ouvriers, les employés techniques, le personnel d’accueil, de cuisine ou d’entretien, les collaborateurs administratifs qui ne peuvent pas remplir leurs tâches de la maison, les fonctions ambulantes comme les inspecteurs, les livreurs, l’aide à domicile… Les travailleurs qui peuvent télétravailler totalement et/ou partiellement n’appartiennent pas à cette catégorie et ne doivent donc pas être enregistrés.
L’employeur doit communiquer le nombre de travailleurs, et non une liste nominative. Le nombre correspond au nombre de travailleurs présents au premier jour ouvrable du mois en question. Selon nos informations, l’inspection ne mettra pas ces nombres en question s’ils font l’objet d’un accord au niveau de l’entreprise avec (la délégation des) travailleurs.
3. Comment procéder ?
L’employeur doit communiquer ces données via l’outil mis à disposition par l’ONSS en suivant les instructions et en s’aidant, si besoin, des informations nécessaires. Pour accéder à cet outil, suivez ce lien.
Une fois les données renseignées, l’employeur recevra une confirmation qui sera envoyée dans l’ebox de l’entreprise et/ou s’affichera à l’écran une fois le processus terminé.
4. Quand l’employeur doit-il fournir ces données ?
L’employeur doit enregistrer ces données chaque mois, au plus tard le sixième jour calendaire du mois concerné (avril, mai ou juin 2021) :
- La situation au premier jour de travail d’avril 2021 (1er avril) doit être déclarée au plus tard le 6 avril 2021;
- La situation au premier jour de travail de mai 2021 (3 mai) doit être déclarée au plus tard le 6 mai 2021;
- La situation au premier jour de travail de juin 2021 (1er juin) doit être déclarée au plus tard le 6 juin 2021.
Remarque : Bien que l’ONSS précise que cet enregistrement devra se faire le 6 avril, le 6 mai et le 6 juin, donc pendant 3 mois, l’analyse de l’arrêté ministériel qui introduit les nouvelles mesures contre le coronavirus doit nous faire conclure que la mesure ne s’applique que jusqu’au 25 avril 2021. L’employeur ne devra donc s’acquitter de cette obligation que jusqu’au 6 avril au plus tard, sauf si l’arrêté ministériel est de nouveau adapté.
5. Qu’implique cet enregistrement en cas de contrôles éventuels sur le respect du télétravail obligatoire ?
L’objectif est d’obtenir une image du nombre de travailleurs habituellement présents dans l’entreprise afin que les services d’inspection puissent utiliser ces données comme référence lors d’un contrôle portant sur l’obligation de télétravail. Les données reprises dans l’outil d’enregistrement ne peuvent donc être considérées par les services d’inspection que comme un moyen permettant de rendre l’inspection plus efficace.
Les chiffres introduits dans l’outil d’enregistrement ne sont pas contraignants. Si le nombre de travailleurs sur le lieu de travail diffère des données indiquées sur le formulaire, cela ne peut être un motif de sanction. L’inspection doit encore toujours vérifier si l’employeur a respecté les dispositions relatives au télétravail.
6. Combien de temps cette obligation d'enregistrement devra-t-elle être respectée ?
Cette mesure entre en vigueur le 1er avril 2021. Bien que l’arrêté ministériel instaurant cette obligation d’enregistrement ne soit valable que jusqu’au 25 avril 2021, il sera en tout état de cause prolongé jusqu’au 30 juin 2021, de sorte que l’obligation d’enregistrement puisse concerner les mois d’avril, mai et juin 2021.
Source : Article 1 de l’Arrêté ministériel modifiant l’arrêté ministériel du 28 octobre 2020 portant des mesures d’urgence pour limiter la propagation du coronavirus COVID-19 – Moniteur belge du 26 mars 2021.
Par VERBRUGGEN Frank - Legal manager
