Steeds meer leidinggevenden van juridische departementen beseffen dat het behouden van de status quo geen toekomstbestendige strategie is en wenden zich tot legal operations als mogelijke oplossing. Binnen legal operations speelt entity management een cruciale rol. Maar wat is entity management precies en waarom is het zo belangrijk voor juridische departementen? In deze blog gaan we dieper in op de kernprincipes, voordelen en best practices van entity management, zoals besproken tijdens onze executive roundtable in september 2024. Met speciale dank aan Jan Bosmans en Rozemie Defrancq voor hun waardevolle input.
Wat is Legal Entity Management?
Legal Entity Management (LEM) is het proces van het beheren en onderhouden van de juridische, regelgevende en compliance status van de entiteiten van een bedrijf, ongeacht of deze actief zijn in één of meerdere rechtsgebieden. Dit omvat corporate governance, naleving van lokale en internationale regelgeving, en het beheer van belangrijke vennootschapsrechtelijke documentatie.
Entity management kan gecentraliseerd (hetgeen vaak het geval is) of gedecentraliseerd zijn, afhankelijk van de behoeften van het bedrijf. Bij een gecentraliseerde aanpak worden alle juridische entiteiten vanuit één systeem beheerd, wat consistentie bevordert en administratieve lasten vermindert. Een nadeel is echter dat degenen die verantwoordelijk zijn, niet aanwezig zijn in de lokale frontlinie, waardoor goede communicatielijnen essentieel zijn voor succes. Een gedecentraliseerde aanpak kan nuttig zijn voor organisaties met zeer diverse activiteiten of wanneer lokale autonomie een prioriteit is.
Waarom is entity management essentieel?
Een goed ontwikkeld entity management programma biedt verschillende voordelen:
- Verbeterde compliance: Het voldoen aan juridische verplichtingen is essentieel, vooral voor bedrijven met meerdere entiteiten in verschillende rechtsgebieden. Een gecentraliseerd overzicht van alle juridische verplichtingen helpt boetes of sancties voor niet-naleving te voorkomen.
- Risicobeperking: Effectief entity management maakt het mogelijk om risico's vroegtijdig te identificeren en aan te pakken. Dit helpt niet alleen operationele risico's te minimaliseren, maar ondersteunt ook een robuuste governance-structuur.
- Gestroomlijnde processen en kostenbesparing: Door repetitieve taken te automatiseren en gegevens te centraliseren, kunnen efficiëntievoordelen worden behaald, wat zowel tijd als kosten bespaart. Een groot bedrijf dat aanwezig was op de roundtable gaf zelfs aan dat het dankzij LEM 2,5 FTE heeft bespaard. Uit de recente roundtable bleek ook dat zelfs kleinere juridische departementne profiteren van het automatiseren van entity management om overhead te verminderen.
- Betere besluitvorming: Met een gestructureerd, actueel overzicht van de juridische status van alle entiteiten kunnen bedrijfsleiders beter geïnformeerde beslissingen nemen, vooral bij strategische initiatieven zoals fusies, overnames of uitbreidingen naar nieuwe markten.
Wanneer starten met entity management?
Het antwoord is simpel: het is nooit te vroeg om met entity management te beginnen, maar de aanpak hangt af van de behoeften en maturiteit van de organisatie. Voor alle bedrijven is het structuren van alle informatie die bewaard moet worden cruciaal. Voor kleine en middelgrote ondernemingen (KMO’s) is eenvoud vaak de sleutel. Dit betekent beginnen met eenvoudige softwaretools of zelfs spreadsheets om hun entiteiten bij te houden, zolang deze methoden effectief voldoen aan hun vereisten. Grotere organisaties, en met name multinationals, vereisen een meer geavanceerde aanpak. Zij maken gebruik van gespecialiseerde softwareoplossingen voor automatisering en gecentraliseerde controle. Zoals besproken tijdens de roundtable, kan de complexiteit van grote structuren alleen beheerd worden door effectief gebruik van geavanceerde technologieën en een toegewezen team.
Best practices voor effectieve entity management:
- Maak duidelijke policies: Het opstellen van duidelijke regels voor het beheer van juridische entiteiten zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie weet wat er van hen wordt verwacht. Bijvoorbeeld: geef lokale medewerkers een lijst met zaken waarin ze jou moeten informeren bij veranderingen in de lokale wetgeving die invloed hebben op LEM.
- Centraliseer gegevens waar mogelijk: Door gegevens op een centrale locatie op te slaan kan het juridische team efficiënter werken en sneller reageren op regelgevende veranderingen.
- Automatiseer routinetaken: Handmatige taken, zoals het bijwerken van vennootschapsgegevens of het voorbereiden van jaarverslagen, zouden moeten worden geautomatiseerd om fouten te verminderen en waardevolle tijd vrij te maken voor meer strategische activiteiten.
- Regelmatige audits en beoordelingen: Het uitvoeren van regelmatige interne audits helpt om compliance issues onder controle te houden en zorgt voor continue verbetering van processen.
- Proactieve samenwerking: Legal entity management is een multidisciplinaire activiteit. Teams zoals IT, financiën, belastingen, compliance en HR erbij betrekken is essentieel om ervoor te zorgen dat alle aspecten van entity management goed gecoverd zijn en dat de compliance standaarden worden gehandhaafd.
Welke LEM-tool te gebruiken?
Bij het kiezen van een Legal Entity Management-tool worden organisaties vaak geconfronteerd met de keuze tussen gespecialiseerde LEM-software en een "doe-het-zelf"-approach met tools zoals SharePoint, Excel of Power Automate. LEM-software, zoals Corporify, DiliTrust, Klea of Athennian, is speciaal ontwikkeld voor inhouse legal teams en biedt uitgebreide functies, waaronder cross-functionele samenwerking en integratie van documentbeheer. Deze tools zijn robuust maar kunnen uitdagingen hebben zoals complexe datamigratie, hoge kosten en de noodzaak van aangepaste integraties. Aan de andere kant biedt een doe-het-zelf-approach een goedkope oplossing die de stakeholders vaak al kent, wat ideaal is voor kleinere bedrijven, met minder administratieve last. Deze doe-het-zelf-tools zijn echter niet specifiek ontwikkeld voor legal entity management, wat leidt tot beperkte functies, een gebrek aan automatisering en potentiële verborgen IT-onderhoudskosten. De keuze tussen deze opties hangt grotendeels af van de complexiteit van de behoeften van de organisatie en de beschikbare middelen.
Hoe implementeer je een LEM-tool?
Het implementeren van een Legal Entity Management-tool vereist een gestructureerde, gefaseerde aanpak om succes en effectieve adoptie te garanderen. De eerste fase omvat het beoordelen van de behoeften van de organisatie en het raadplegen van stakeholders om hun betrokkenheid te vergroten. Het betrekken van IT- en data privacy teams vanaf het begin is essentieel om technische vereisten aan te pakken en naleving te waarborgen. Een sterke businesscase opbouwen, het budget veiligstellen, een projectteam vormen en een capabele projectmanager aanstellen zijn ook kritische eerste stappen. De volgende fase richt zich op de keuze van de tool: het uitgeven van een Request for Information (RFI) en Request for Proposal (RFP), IT opnieuw betrekken voor evaluatie en standaard- en aangepaste demo’s uitvoeren om de beste opties te selecteren. Zodra een contract is getekend, begint de implementatiefase, waarbij een gedetailleerd implementatieplan met een gefaseerde uitrolaanpak hoort. Succesvolle adoptie vereist uitgebreide training, een duidelijk communicatieplan en sterk change management om gebruikers te helpen zich aan te passen aan het nieuwe systeem. Herhaalde focus op change management gedurende de implementatie zorgt ervoor dat de nieuwe tool effectief wordt geïntegreerd in de dagelijkse operaties.
Een andere belangrijke overweging die tijdens de roundtable werd besproken is het concept van data hub-integratie. Gespecialiseerde LEM-software vereist vaak meerdere individuele integraties, wat betekent dat elke keer dat een update of wijziging nodig is, een nieuwe API moet worden geïmplementeerd. Dit voegt niet alleen complexiteit toe, maar verhoogt ook de potentiële beveiligingsrisico’s, aangezien het beheren van talrijke afzonderlijke integraties kwetsbaarheden kan introduceren. Door gebruik te maken van een data hub kunnen deze problemen worden beperkt. Een data hub centraliseert het gegevensbeheer, waardoor de noodzaak voor meerdere integraties vermindert, terwijl er beter controle over de gegevensstroom wordt behouden. Deze aanpak vereenvoudigt niet alleen de IT-infrastructuur, maar zorgt er ook voor dat het juridische team betrouwbare toegang heeft tot consistente, actuele informatie over alle entiteiten. Hierdoor worden nalevings- en governanceprocessen effectief gestroomlijnd.
Conclusie
Entity management is een essentieel aspect van legal operations dat bedrijven in staat stelt hun juridische verplichtingen efficiënt en effectief te beheren. Of je nu een klein bedrijf bent dat net begint, of een multinational met een complexe structuur, het belang van gestructureerd entity management kan niet genoeg benadrukt worden. Door gebruik te maken van de juiste tools en processen, kun je niet alleen kosten besparen en risico's beperken, maar ook de besluitvorming verbeteren en zorgen voor een robuuste governance.
