Lors de la première vague du COVID-19, l'AR n° 4 avait temporairement accordé plus de souplesse aux sociétés afin qu’elles puissent reporter leur assemblée générale ou tenir celle-ci par voie électronique. Les mesures pour freiner la propagation du coronavirus compliquent encore aujourd’hui l'organisation de réunions physiques. C'est pourquoi le législateur a maintenant intégré cette possibilité dans un cadre législatif structurel.
Désormais, votre société (SRL, SC ou SA) ou association (ASBL ou AISBL) peut tenir son assemblée générale à distance, sans qu'aucune disposition statutaire à cet effet ne soit nécessaire. L'organe d’administration peut décider de tenir l'assemblée générale à distance par un moyen de communication électronique. Il ne s'agit là que d'une modalité de participation supplémentaire. Contrairement à ce qui était prévu par l'AR n° 4, les titulaires de titres ou les membres ne peuvent être obligés de participer à l'assemblée générale à distance ou par procuration.
Que devez-vous garder à l'esprit lorsque vous organisez une assemblée générale à distance ?
Le moyen de communication électronique utilisé doit permettre (i) de vérifier la qualité et l'identité des participants, (ii) de prendre connaissance et de participer aux discussions en temps réel, et (iii) d'exercer le droit de vote. Par exemple, des systèmes de vidéoconférence ou de téléconférence tels que Zoom, Teams ou Skype peuvent être utilisés et, dans certaines circonstances, une simple conférence téléphonique est possible.
Jusqu'au 30 juin 2021, il n’est même pas obligatoire que le moyen de communication électronique permette aux titulaires de titres/membres de participer aux délibérations et de poser des questions. L’organe d’administration doit alors motiver dans la convocation pourquoi la société ne dispose pas d’un tel moyen de communication. Toutefois, les détenteurs de titres/membres doivent toujours pouvoir participer directement au vote.
La procédure à suivre pour participer à distance à la réunion doit être clairement et précisément expliquée dans la convocation (et, le cas échéant, sur le site internet de la société).
Si des incidents techniques surviennent au cours de l’assemblée générale, ils doivent être décrits dans le procès-verbal.
Les membres du bureau ne peuvent pas participer à l’assemblée générale par voie électronique et doivent donc être physiquement présents. Dans la mesure où ils ne font pas partie du bureau, les titulaires de titres/membres, les administrateurs et le commissaire peuvent participer à distance.
La possibilité de voter à distance avant l'assemblée générale, qui existait déjà dans la SA et la SRL, est étendue à l'ASBL et à l'AISBL. Toutefois, une disposition statutaire est bel et bien nécessaire à cet effet.
Enfin, dans l'ASBL et l'AISBL, il est désormais également possible, tout comme dans la SA et la SRL, de tenir une assemblée générale écrite (à l'unanimité de tous les membres) pour toutes les décisions, à l'exception de la modification des statuts.
