Stel je voor…
Je bent CEO en op een dag verzoekt een senior medewerkster van het financieel departement je om een gesprek onder vier ogen. Tijdens het gesprek meldt de medewerkster je dat zij een sterk vermoeden heeft dat haar leidinggevende fraude pleegt. Dit vermoeden heeft zij al enige tijd, maar zij kon hier nergens mee naartoe. Het beleid van de onderneming is immers dat medewerkers mogelijke inbreuken moeten melden aan hun leidinggevende manager. Dit kon de medewerkster onmogelijk doen aangezien zij met haar informatie haar leidinggevende viseert.
De medewerkster geeft op het einde van het gesprek nog mee dat het beleid van je onderneming dringend aan hervorming toe is. Volgens haar moeten ondernemingen binnenkort een systeem opzetten waardoor werknemers op een veilige manier mogelijke inbreuken kunnen melden, zonder het risico te lopen op represailles. Je moet toegeven dat je hiervan niet op de hoogte bent. Is dit echt zo? Tijd om het juridisch departement te contacteren…
Even verduidelijken.
Recente grote schandalen, zoals Dieselgate, Luxleaks, Panama Papers en Cambridge Analytica, zijn aan het licht gekomen doordat personen, vaak werknemers, naar buiten zijn gekomen met hun bezorgdheid over mogelijke inbreuken op belangrijke wetgeving, soms op eigen risico. In de praktijk is de bescherming van zogenaamde “klokkenluiders” in de EU inderdaad zeer gefragmenteerd. Uit vrees voor represailles weerhouden vele potentiële klokkenluiders zich er dan ook van om inbreuken te signaleren, binnen hun organisatie, aan de overheid of de pers.
In oktober 2019 heeft de Europese Unie daarom een richtlijn goedgekeurd die doorheen de EU een gemeenschappelijke minimumbescherming in het leven roept voor klokkenluiders. De richtlijn moet eind dit jaar (ten laatste op 17 december 2021) in nationale wetgeving omgezet zijn.
Over welke inbreuken gaat het? De bescherming van klokkenluiders geldt voor inbreuken op belangrijke wetgeving van de EU. Deze wetgeving wordt opgesomd in de richtlijn en betreft onder andere openbare aanbestedingen, financiële diensten, product- en voedselveiligheid, milieubescherming, de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, vennootschapsbelasting en ook het mededingingsrecht. De richtlijn roept enkel een minimumbescherming in het leven. Lidstaten mogen dus regels handhaven of vaststellen die gunstiger zijn voor de klokkenluiders. Europa zal ook periodiek evalueren of de lijst van wetgeving uitgebreid moet worden.
Wie geniet bescherming? De bescherming geldt voor het melden van informatie over inbreuken die werd verkregen in een werkgerelateerde context door een werknemer of zelfstandige. De bescherming strekt zich uit tot derden die verbonden zijn met de melders en die ook het slachtoffer kunnen worden van represailles, zoals collega’s of familieleden van de melders. De bescherming geldt zowel voor het melden van inbreuken begaan door de organisatie waarvoor de melder werkzaam is of door organisaties waarmee hij uit hoofde van zijn werk in contact is geweest, zoals concurrenten, leveranciers of klanten. De bescherming geldt ruim in de tijd: vóór de werkrelatie (als de informatie verkregen werd tijdens een wervingsprocedure of een precontractuele fase), maar ook tijdens en na de werkrelatie. Voorwaarde voor de bescherming is wel dat de klokkenluider gegronde redenen had om aan te nemen dat de informatie die hij verstrekt over de vermoedelijke inbreuken juist is. De bescherming geldt niet voor kwaadwillige, lichtzinnige of oneerlijke melders.
Welke acties moet een onderneming nemen? Elke onderneming met 50 of meer werknemers, ongeacht de aard van haar activiteiten, moet interne meldingskanalen opzetten. Zij kan deze interne meldingskanalen zelf beheren of deze taak toevertrouwen aan een derde. In beide gevallen moet de melding schriftelijk of mondeling kunnen gebeuren, moet de identiteit van de klokkenluider beschermd worden en moet er een zorgvuldige follow-up zijn door een onpartijdige persoon of afdeling. De follow-up houdt onder meer in dat de melder binnen de zeven dagen een ontvangstbevestiging moet krijgen en binnen een redelijke termijn (niet langer dan drie maanden) feedback moet ontvangen. De interne meldingskanalen moeten ook duidelijke en gemakkelijk toegankelijke informatie verstrekken over de externe meldingskanalen aan de autoriteiten.
Is een klokkenluider ook beschermd als hij buiten de organisatie meldt? De klokkenluider is inderdaad ook beschermd als hij een inbreuk meldt bij de externe meldingskanalen. Deze externe kanalen moeten door de EU-lidstaten overeenkomstig de richtlijn aangeduid worden. Ook als een klokkenluider de inbreuk via de pers openbaar maakt, geniet hij in bepaalde gevallen de bescherming van de richtlijn. Dat is met name het geval wanneer de interne en externe meldingskanalen geen passende maatregelen namen naar aanleiding van een eerdere melding.
Last but not least: welke bescherming geniet de klokkenluider? De bescherming is verregaand en omvat een verbod op elke vorm van represailles tegen klokkenluiders en tegen derden die verbonden zijn met de klokkenluiders en die het slachtoffer kunnen worden van represailles. Represailles zijn bijvoorbeeld ontslag, discriminatie, intimidatie, het onthouden van promoties, of nog de opname op een zwarte lijst, waardoor de melder geen baan meer kan vinden in de sector. Als een leverancier of een klant optreedt als klokkenluider is het verboden om als represaille zijn contract voor de levering van goederen of diensten vroegtijdig te beëindigen. De richtlijn verplicht de lidstaten om maatregelen te voorzien ter bescherming tegen dit soort represailles. Zo moeten zij bijvoorbeeld voorzien dat klokkenluiders niet aansprakelijk kunnen worden gesteld voor hun melding of openbaarmaking in procedures wegens bijvoorbeeld laster, schending van bedrijfsgeheimen of de bescherming van persoonsgegevens.
Concreet:
-
Tegen eind 2021 zal binnen de EU een minimumbescherming gelden voor melders van vermoede inbreuken op belangrijke wetgeving. De lidstaten kunnen verder gaan en een gunstiger regime in het leven roepen.
-
Elke onderneming met 50 of meer werknemers moet voorzien in interne meldingskanalen die de anonimiteit van de klokkenluiders garanderen en zij moet hun meldingen zorgvuldig opvolgen.
-
Klokkenluiders moeten beschermd zijn tegen elke vorm van represailles en lopen geen aansprakelijkheid op wegens het melden van vermoede inbreuken, ook niet als deze inhoudt dat zij hun vertrouwelijkheidsverplichtingen schenden.
-
De bescherming geldt niet alleen voor de klokkenluiders zelf, maar ook voor hun collega’s en familieleden. Zij geldt ook wanneer de inbreuken worden gemeld aan de bevoegde autoriteiten en mogelijk aan de pers.
Meer weten?
-
U kan de richtlijn raadplegen via deze link: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/PDF/?uri=CELEX:32019L1937&from=NL
-
De Europese Commissie publiceerde FAQ over de klokkenluidersbescherming: https://ec.europa.eu/commission/presscorner/detail/en/MEMO_18_3442
-
contrast compliance programma: https://www.contrast-law.be/en/training/
