De implementatie van het Belgisch UBO-register is verworden tot een heuse saga. Daarbij werd de deadline voor de eerste registratie tot driemaal toe werd uitgesteld - de laatste maal evenwel via een administratief gedoogbeleid – moesten diverse FAQ’s verduidelijking brengen en heeft de technische uitvoering van het register verschillende kinderziektes doorlopen.
Inmiddels lijkt iedereen met het Belgisch UBO-register vertrouwd te zijn. Hoog tijd dus om de puntjes op de ‘i’ te zetten en de laatste technische details weg te werken via een aanvullend Koninklijk Besluit van 23 september 2020 (hierna ‘het KB’).
Volgens het (summier) verslag aan de Koning beoogt het KB het eerder Koninklijk Besluit van 30 juli 2018 volledig conform te maken aan de meest recente juridische ontwikkelingen en dit door een aantal technische en taalkundige (?!) correcties door te voeren. In dat kader worden volgens het verslag ook de bepalingen inzake de bescherming van persoonsgegevens aangepast om zo conform te zijn aan het huidig wettelijk kader, daarbij rekening houdende met de adviezen van de Raad van State en de Gegevensautoriteit. Het KB van naderbij bekeken heeft echter verstrekkende gevolgen, voornamelijk op het vlak van de toegang tot het register. Hierna zetten we de belangrijkste wijzigingen op een rijtje.
De onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde
Onder de initiële regeling diende voor vennootschappen terzake de onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde, i.e. een uiteindelijke begunstigde die via één of meerdere juridische entiteiten de eigenaar is of zeggenschap heeft over de informatieplichtige entiteit, enkel het zogenaamde gewogen percentage te worden geregistreerd. Onder het nieuw KB moeten voortaan alle deelnemingspercentages van de UBO in elk van de intermediaire entiteiten, en dus op elk niveau van de controle-of eigendomsstructuur, worden geregistreerd. Deze nieuwe regel betreft in de praktijk de verankering van het bestaande IT-systeem waaronder men reeds verplicht was om de deelnemingspercentages van de UBO in de intermediaire entiteit en de deelnemingspercentages die de intermediaire entiteiten in elkaar aanhielden, te registreren. Anders gezegd, de tekst van het KB wordt in lijn gebracht met de FAQ en het IT-systeem.
Documentatieplicht
Informatieplichtige vennootschappen, (i)vzw’s, stichtingen, trusts, fiducieën en soortgelijke constructies (de term ‘gelijkaardige’ werd door het KB vervangen naar ‘soortgelijke’), kortom alle informatieplichtige entiteiten, zullen voortaan verplicht worden om elk document te verstrekken dat aantoont dat de informatie opgenomen in het register toereikend, accuraat en actueel is. In de eerste vier versies van de FAQ was reeds voorzien dat de geregistreerde informatie diende te worden ondersteund aan de hand van onderliggende documenten waartoe onder meer werd verwezen naar een kopie van de identiteitskaart/paspoort van de UBO, de oprichtingsakte en statuten van de vennootschap en het aandeelhoudersregister.
In de praktijk stuitte deze administratieve last echter op groot protest, temeer daar deze verplichting tot het opladen van onderliggende documenten bij de registratie niet werd opgelegd door het KB van 30 juli 2018. Aangezien de eerste versie van het IT-systeem het opladen van onderliggende documenten echter vereiste, werden initieel door de informatieplichtige entiteiten blanco documenten aan de registratie toegevoegd. In de FAQ van 2 april 2019 had de Thesaurie haar standpunt terzake het verplicht toevoegen van bijlagen dan ook verlaten.
Met de huidige aanpassingen van het KB zal elke informatieplichtige entiteit nu dus wél verplicht worden om met betrekking tot de geregistreerde informatie, de onderliggende documenten mee over te maken. Dit betekent concreet ook dat alle informatieplichtige entiteiten deze administratieve verplichting voor de door hen reeds geregistreerde informatie van de UBO’s, bijkomend en zo snel mogelijk in orde moeten brengen, gelet op de datum van inwerkingtreding van het KB op 11 oktober 2020.
Voor wat betreft trusts, fiducieën of soortgelijke constructies waarvan de informatie van de UBO reeds is opgenomen in een gelijkaardig register van een andere lidstaat, zou het echter nog steeds volstaan dat enkel een uittreksel van deze informatie wordt overgemaakt en zou er in dat geval géén verplichting zijn om alsnog de onderliggende stukken te registreren die het actueel en accuraat karakter van deze informatie kunnen verantwoorden.
Trusts en soortgelijken in de KBO
Nog een opmerkelijke wijziging is de volgens het KB verplichte voorafgaandelijke inschrijving van informatieplichtige trusts, fiduciebeheerders en soortgelijke juridische constructies in de KBO.
Reden hiertoe is dat het IT-systeem enkel registratie van de informatieplichtige entiteit en diens UBO’s toelaat op basis van een KBO-nummer. Volgens het Verslag dus een noodzakelijke toevoeging om de omzetting van artikel 31, lid 3bis van de 4e Richtlijn operationeel te maken. De registratie in het register kan immers enkel plaatsvinden via het uniek identificatienummer dat toegekend wordt volgend op de inschrijving in de KBO.
Opmerkelijk aangezien dit dus zou betekenen dat een buitenlandse trust of fiduciebeheerder zich moet conformeren met artikel III.16 van het Belgische Wetboek van economisch recht. De vraag kan gesteld worden of de Belgische wetgever deze verplichting ten aanzien van een buitenlandse trust, fiducie of soortgelijke constructie wel kan afdwingen.
De toegang tot het register
De meest ingrijpende wijzigingen situeren zich op het vlak van de toegang tot het register. In de eerste plaats zal voortaan niet langer enkel de actueel geregistreerde informatie consulteerbaar zijn, maar ook de volledige historiek van de registraties. De historiek was op heden reeds consulteerbaar in het IT-systeem onder de tab ‘overzicht van de wijzigingen’. Desondanks dat het KB nu toelaat dat deze tab consulteerbaar mag blijven in het UBO-register blijft deze tab problematische informatie bevatten. Zo wordt op deze tab eveneens de identiteit weergegeven van de persoon die de registratie heeft uitgevoerd. Indien de registratie werd uitgevoerd door een mandataris kan deze tab mogelijks een inbreuk vormen op het beroepsgeheim van deze mandataris.
Daarnaast wordt om onbegrijpelijke redenen voor iedere burger de toegang geopend, ongeacht het aantonen van een legitiem belang, tot de gegevens van bepaalde UBO-categorieën van (i)vzw’s en stichtingen. Het betreffen concreet de gegevens van volgende UBO categorieën: de leden van de raad van bestuur, de personen gemachtigd om de stichting of VZW te vertegenwoordigen, personen belast met het dagelijks bestuur en de oprichter van de stichting.
De geregistreerde gegevens van de begunstigden en andere personen die zeggenschap uitoefenen via andere middelen over de (i)vzw of de stichting, zullen echter enkel toegankelijk blijven voor het brede publiek indien een legitiem belang kan worden aangetoond. Opmerkelijk is het dat in het Verslag aan de Koning wordt verduidelijkt dat het KB van 30 juli 2018 werd aangepast cq. aangevuld overeenkomstig de adviezen van de Raad van State en de Gegevensbeschermingsautoriteit. In haar advies van 2 februari 2017 is de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming hierin echter zeer duidelijk door onder meer te stellen dat de toegang tot de geregistreerde informatie zou moeten worden beperkt tot entiteiten die belast zijn met de handhaving van de wet en dit met naleving van het evenredigheidsbeginsel. Ook de Raad van State merkt in haar verslag van 4 juli 2018 op dat het verlenen van toegang tot de gegevens van de UBO van (i) vzw’s en stichtingen, zonder aantonen van een legitiem belang in strijd kan zijn met de richtlijn en het recht op privéleven. Het KB gaat in deze dus véél verder.
Primauteit van het IT-systeem ?
Bij het lezen van het aanvullend KB kan men dus de indruk krijgen dat het aanvullend KB de aanvankelijke problemen die bestonden bij het huidige IT-systeem heeft “geregeld”. Het leek misschien makkelijker om het KB aan te passen dan enkele IT-aanpassingen door te voeren.
Hoogst bekritiseerbaars is verder dat de toegang tot de informatie over de UBO’s zowel voor de bevoegde autoriteiten als voor het publiek gevoelig uitgebreid, zonder dat hiertoe afdoende verantwoording wordt gegeven bij de evenredigheid en de proportionaliteit van deze ogenschijnlijk louter technische aanpassingen.
Bij gebreke aan specifieke bepalingen terzake haar inwerkingtreding, zal het KB principieel in werking treden 10 dagen na haar publicatie of op 11 oktober 2020. Het is echter de vraag in welke mate de informatieplichtige entiteiten tijdig aan boven vermelde verplichtingen zullen kunnen voldoen. Het valt dan ook te verwachten en te verhopen dat er (opnieuw) een administratieve tolerantie zal komen.
Kortom, met het KB van 23 september 2020 lijkt er weer een nieuw hoofdstuk aan de UBO-register saga te zijn gebreid.
Voor meer informatie of vragen kan u terecht bij uw gebruikelijke Tiberghien adviseur.
Gerd D. Goyvaerts - Partner (gerdd.goyvaerts@tiberghien.com)
Stephanie Gabriel - Senior Associate (stephanie.gabriel@tiberghien.com)
Steven Demeulenaere - Paralegal (steven.demeulenaere@tiberghien.com)
