L’AGW n° 32 complète le dispositif mis en place par l’AR du 9 avril 2020 n° 4 portant des dispositions en matière de copropriété et de droit des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-19 modifié par l’arrêté royal du 28 avril 2020
Les mesures édictées par l’AGW n° 32 s’appliquent jusqu’au 30 septembre 2020 alors que l’AR n° 4 a vu ses effets prolongés jusqu’au 30 juin 2020.
L’AR n° 4 reporte de dix semaines la période de six mois visée à l’article 3 :1, §1, alinéa 2 du CSA pour l’approbation des comptes annuels par l’assemblée générale (soit si les comptes sont clôturés au 31 décembre 2019 jusqu’au 8 septembre 2020).
Est également prolongée de dix semaines la période de sept mois pour le dépôt des comptes annuels à la BNB.
Toutefois, l’AR n° 4 peut être appliqué à une assemblée générale convoquée au plus tard le 30 juin 2020 même si la réunion a lieu après ladite date (article 4, 2ème alinéa de l’AR n° 4).
Une telle disposition n’est pas prévue par l’AGW n° 32, en sorte que la réunion doit avoir lieu au plus tard le 30 septembre.
L’interdiction de toute présence physique à l’assemblée générale au lieu où se tient l’assemblée – ce que prévoit l’AR n° 4
Lorsqu’une entité ne peut garantir que les mesures de lutte contre la propagation de la pandémie Covid-19 en vigueur à ce moment seront respectées, elle peut interdire toute présence physique au lieu où se tient l’assemblée générale (article 6, §2 de l’AR n° 4).
Les membres du bureau de l’AG, les membres de l’organe d’administration, le commissaire et le mandataire unique peuvent valablement participer à distance à l’assemblée en ce compris par conférence téléphonique ou vidéo et remplir leur fonction relative à l’AG de cette manière.
Les mesures de confinement qui ont été prises dans le cadre de la crise sanitaire liée au coronavirus Covid-19 interdisent entre autres les « rassemblements » (article 5, 1° de l’arrêté ministériel du 08 mai 2020 modifiant l’arrêté ministériel du 23 mars 2020 portant les mesures d’urgence pour limiter la propagation du coronavirus Covid-19).
Etant entendu que le préambule dudit arrêté précise que « les rassemblements dans des lieux clos et « ouverts » mais également en plein air constituent un danger particulier pour la santé publique ».
Si ces mesures d’application jusqu’au 17 mai 2020 devaient être prolongées, l’organisation de la réunion physique des actionnaires d’une société dans le cadre d’une assemblée générale pourraient tomber sous le coup de cette interdiction.
Pour ce qui concerne les AG dont les décisions doivent être constatées par acte authentique, doivent comparaître physiquement devant le notaire en vue de la signature de l’acte un seul membre de l’organe d’administration dûment habilité ou toute autre personne désignée par lui dans une procuration et le mandataire unique visé à l’article 6, §1er, 2° de l’arrêté.
L’AG sans présence physique des membres avec ou sans recours à des procurations données à des mandataires ou une présence physique limitée des membres par recours à des procurations données à des mandataires – ce que prévoit l’AGW n° 32 et les explications du vadémécum disponible sur le site des pouvoirs locaux
L’article 6 de l’AGW n° 32 envisage soit une AG sans présence physique des membres soit une AG avec une présence physique limitée des membres par le recours à des procurations données à des mandataires aux conditions prévues par l’article 6 de l’AR n° 4.
Suivant le vadémécum disponible sur le site du SPW Pouvoirs locaux et intitulé « Covid-19 : réunion des organes des pouvoirs locaux pendant la crise du coronavirus », l’assemblée générale pourrait se tenir en présence physique des membres dans le strict respect des normes de distanciation sociale.
Une présence physique serait requise du président et du directeur général.
Une présence physique ou via télé ou vidéoconférence serait requise pour le réviseur.
La présence des délégués des communes, provinces et CPAS serait autorisée mais facultative.
Cette solution ne nous semble pas facilement praticable et n’apparaît pas indispensable dans la mesure où :
- L’AGW n° 32 autorise le conseil communal qui ne souhaite pas être physiquement représenté à transmettre ses délibérations directement à la structure, laquelle en tient compte pour ce qui est de l’expression des votes mais également pour le calcul des différents quorums de présences et de votes.
- Conformément à l’AR n° 4, l’organisme supra communal peut imposer dans les autres cas un vote préalable à la tenue de l’assemblée générale par procuration en désignant un mandataire unique.
- Dans ce cas, le mandataire unique doit disposer d’un mandat impératif de l’organisme supra-local.
- Conformément à l’AR n° 4, l’organisme supra communal peut imposer un vote à distance par correspondance quatre jours avant la date de l’assemblée générale.
- Ce dispositif permet dès lors d’organiser une assemblée générale sans présence physique des délégués, des membres du bureau et du commissaire.
Le vote à distance par correspondance ou par des moyens électroniques
L’article 6, §1 de l’AR n° 4 permet à l’organe d’administration d’imposer le vote à distance avant l’assemblée générale par correspondance en faisant application de l’article 7 :146 du Code des sociétés et des associations qui prévoit le vote à distance dans le cas des SA, cette disposition étant étendue à toutes sociétés et associations.
Le vote à distance a lieu par l’envoi d’un formulaire reprenant les mentions prévues à l’article 7 :146, §2.
Le formulaire peut être envoyé par courrier électronique accompagné d’une copie scannée.
L’entité peut imposer que les documents lui parviennent au plus tard le quatrième jour qui précède la date de l’AG.
La possibilité d’imposer le vote par procuration en désignant un mandataire unique
L’article 6, §1er, 2° de l’AR n° 4 permet à l’organe d’administration d’imposer le vote par procuration avant la date de l’AG et de désigner un mandataire unique.
Toutefois, ce mandataire n’est autorisé à exercer le droit de vote pour compte de l’actionnaire ou du membre qu’à la condition qu’il dispose d’instructions de vote spécifiques figurant à l’ordre du jour.
La procuration peut être envoyée à la société par courrier électronique accompagnée d’une copie scannée du formulaire de procuration complété et signé.
Pour les sociétés non cotées, elles peuvent imposer que la procuration parvienne au plus tard le quatrième jour qui précède la date de l’assemblée générale.
La possibilité d’organiser une assemblée générale par des moyens électroniques
Une assemblée générale peut se dérouler entièrement à l’aide de moyens électroniques aux conditions prévues par le Code des sociétés et des associations (articles 5 :89 (SRL), 6 :75 (SC) et 7 :137 (SA)) même si cette possibilité n’est pas prévue par les statuts.
Il faut cependant recourir à des moyens techniques sophistiqués qui doivent permettre d’avoir la certitude que tous les actionnaires ou leurs mandataires peuvent se connecter et que seuls les actionnaires ou les mandataires peuvent se connecter et participer au vote.
Suivant le rapport au Roi, ces garanties ne seraient requises que pour les assemblées tenues avec un grand nombre d’actionnaires et non pour les assemblées tenues par conférences vidéos ou téléphoniques avec un nombre limité de personnes dans lesquelles tous les participants se connaissent et peuvent identifier les autres participants.
Le vadémécum mis à disposition sur le site des pouvoirs locaux envisage la réunion d’une assemblée générale entièrement électronique.
Ceci paraît difficilement praticable en tout cas pour la plupart des intercommunales et des autres organismes supra-communaux qui comportent un grand nombre d’associés communaux et provinciaux et de délégués.
Le droit d’imposer que seules des questions écrites puissent être posées au plus tard le quatrième jour qui précède la date de l’AG
L’article 6, §3 prévoit que lorsque l’entité met en œuvre le §1er, elle peut imposer que seules des questions écrites lui soient posées au plus tard le quatrième jour qui précède la date de l’assemblée générale.
L’organe d’administration répond à ces questions par écrit au plus tard le jour de l’assemblée générale mais avant le vote ou oralement lors de l’assemblée générale s’il choisit d’organiser une diffusion en direct ou en différé de l’AG par conférence téléphonique ou vidéo accessible à toute personne ayant le droit de participer à l’assemblée générale.
Le conseil communal peut décider de ne pas être physiquement représenté à l’assemblée générale
L’article 6, §4 de l’AGW n° 32 permet au conseil communal, s’il ne souhaite pas être physiquement représenté à l’assemblée générale, de transmettre directement ses délibérations à l’organisme supra local qui en tient compte pour ce qui est de l’expression des votes mais également pour ce qui est du calcul des différents quorums de présence et de vote.
Cette disposition s’applique mutatis mutandis en cas de participation d’un CPAS ou d’une province.
Cette disposition permet donc à une intercommunale d’enregistrer le vote de la commune sans qu’il soit nécessaire de faire participer les délégués à l’AG.
Le mandat impératif obligatoire de la commune en cas de recours à des procurations données à des mandataires
L’article 6, §3 de l’AGW n° 32 prévoit que s’il est recouru à des procurations données à des mandataires, l’article L1523-12, §1er, alinéa 2 qui prévoit le vote libre des délégués à défaut de délibération préalable, n’est pas d’application.
En ce qui concerne les intercommunales, le vote par procuration est donc autorisé à l’assemblée générale par dérogation à l’article L1523-2, 8° du CDLD.
Cependant, dans ce cas, une délibération préalable du conseil communal sur tous les points à l’ordre du jour est requise.
Combinées aux dispositions de l’AR n° 4, ces règles permettent l’organisation d’une AG à distance en recueillant les votes avant la date de l’assemblée générale soit parce que le conseil communal décide de ne pas être représenté à l’AG, soit parce qu’il adopte sa délibération et désigne un mandataire qui peut être le mandataire unique imposé par l’entité.
Si l’organisme supra-communal impose le recours à un mandataire unique, ce mandataire doit disposer d’instructions de vote spécifiques sur chaque point à l’ordre du jour.
Cette règle prévue par l’AR n° 4 s’applique non seulement aux intercommunales mais aussi aux autres organismes supra-locaux.
Report de l’assemblée générale et de la mise à l’ordre du jour du rapport de rémunération jusqu’au 30 septembre 2020 au plus tard
Par dérogation à l’article L1523-13, §1, alinéa 1er du code de la démocratie locale et de la décentralisation, la première assemblée générale de l’exercice 2020 des intercommunales se tient au plus tard le 30 septembre 2020.
Pour l’ensemble des entités tenues d’adopter un rapport de rémunération, l’arrêté n° 32 prévoit qu’il peut être mis à l’ordre du jour de l’assemblée générale qui se tient au plus tard le 30 septembre 2020.
Tenue des organes de gestion par vidéoconférences ou conférences téléphoniques
L’article 8 de l’AGW n° 32 prévoit que les organes d’administration des organismes supra locaux peuvent se réunir et adopter des décisions aux conditions prévues par l’arrêté n° 4 et ce jusqu’au 30 septembre 2020.
Cette disposition prévoit la possibilité d’adopter des décisions par consentement unanime de l’ensemble des membres par une procédure écrite ou tout autre moyen de communication visé à l’article 2281 du code civil.
Elle autorise également les réunions au moyen de techniques de télécommunication permettant une délibération collective telles que les conférences téléphoniques ou vidéo-conférences.
