In onze vorige e-zine lag de focus voornamelijk op de impact van het coronavirus op bestaande contractuele relaties. In deze e-zine werpen wij een blik op de toekomst, aangezien het voor ondernemingen in deze moeilijke tijden uitermate belangrijk is om te blijven contracteren met hun klanten én om goederen en/of diensten te kunnen leveren aan hun klanten.
1. Opnemen van specifieke bepalingen in uw overeenkomst teneinde u te wapenen tegen de gevolgen van het coronavirus
Wanneer u als onderneming nieuwe overeenkomsten met klanten zal sluiten, dan kan u zich in principe niet (meer) op het coronavirus beroepen als vorm van overmacht om een mogelijke niet-nakoming, zoals bijvoorbeeld het niet halen van een bindende leveringstermijn, te rechtvaardigen. Het coronavirus en haar impact op de contractuele relatie vormen immers niet langer een onvoorzienbare situatie op het ogenblik van de contractsluiting, hetgeen vereist is voor een overmachtssituatie overeenkomstig het gemeen recht.
Het lijkt ons vandaar aangewezen om in de nieuwe overeenkomsten de volgende specifieke bepalingen op te nemen: (i) een aangepaste overmachtsclausule en (ii) een aangepaste clausule omtrent leveringstermijn en aansprakelijkheid.
a) Aangepaste overmachtsclausule
Vooreerst is het raadzaam om in nieuwe overeenkomsten een overmachtsclausule te voorzien, waarbij een pandemie (met vermelding van het coronavirus), een epidemie en/of een quarantaine maatregel als niet-limitatieve voorbeelden van overmachtssituaties worden opgenomen en waarbij uitdrukkelijk wordt bepaald dat de gemeenrechtelijke toepassingsvoorwaarde van de onvoorzienbaarheid inzake overmacht niet vervuld dient te zijn.
Hoewel dergelijke aangepaste overmachtsclausule nog steeds een case by case beoordeling vereist waarbij de ontoerekenbaarheid van de overmachtssituatie én het causaal verband tussen de overmachtssituatie en de niet-nakoming dienen te worden bewezen, vormt deze clausule in elk geval alvast een eerste belangrijk hulpmiddel voor de onderneming om haar verbintenissen tijdelijk of definitief op te schorten.
b) Aangepaste clausule inzake leveringstermijn en aansprakelijkheid
Verder is het aangewezen om het coronavirus aan te wenden als een omstandigheid die rechtvaardigt om in nieuwe overeenkomsten bijvoorbeeld enkel een indicatieve leveringstermijn met een klant overeen te komen. Indien dit niet mogelijk zou zijn, kan een zeer ruime leveringstermijn worden voorzien waarvan uw onderneming op voorhand weet dat er voldoende ruimte is o.a. in het geval van bepaalde toeleveringsproblemen ten gevolge de economische effecten van het coronavirus. Uiteraard sluit dit de toepassing van (een) overmacht(sclausule) niet uit.
Verder kan een onderneming haar potentiële aansprakelijkheid voor een laattijdige levering (als vorm van niet-nakoming) verder inperken, door te bepalen dat er in het geval van leveringsproblemen eerst een onderhandelingspoging moet worden ondernomen tussen de contractspartijen om zo tot een heronderhandelde leveringsdatum te komen.
Een bijkomende modaliteit is de aansprakelijkheid van een onderneming voor dit soort van contractuele wanprestatie in elk geval contractueel te beperken tot een relatief laag bedrag (waarbij dient te worden opgelet dat deze beperking de overeenkomst in haar algemeenheid niet uitholt en de overeenkomst haar inhoud niet ontneemt) en in elk geval de gedefinieerde gevolgschade en indirecte schade (o.a. gederfde winst) in hoofde van de klant uit te sluiten.
2. Levering van goederen en/of diensten tijdens de coronacrisis
Ondernemingen hebben ook praktische vragen omtrent de concrete uitvoeringsmodaliteiten voor de huidige levering van goederen en/of diensten.
Het Ministerieel Besluit van 23 maart 2020 bepaalt dat, in het geval van de uitoefening van een niet-essentieel beroep, een onderneming werkzaam mag blijven, en dus goederen en/of diensten mag blijven leveren aan haar klanten, voor zover telethuiswerk het uitgangspunt is. Indien voor de uitoefening van een bepaalde functie telethuiswerk niet mogelijk is, kan een onderneming van een niet-essentiële beroepsuitoefening enkel werkzaam blijven voor zover de regel van social distancing wordt gevrijwaard, zowel bij de uitoefening van de werkzaamheden, als tijdens het vervoer dat door de werkgever wordt georganiseerd. Voormelde regel is niet van toepassing op een onderneming van de cruciale sector en/of een essentiële dienst, zoals limitatief wordt opgesomd in een bijlage bij het Ministerieel Besluit van 23 maart 2020. Deze ondernemingen zijn er echter wel toe gehouden om, in de mate van het mogelijke, het systeem van telethuiswerk en de regel van social distancing te hanteren, maar dienen niet te sluiten in het geval deze regel niet gevrijwaard kan worden.
Dit betekent in concreto dat een onderneming haar werkzaamheden mag blijven uitoefenen en er met name geen algemeen verbod tot uitoefening van een welbepaald beroep door de overheid wordt opgelegd, voor zover een onderneming gepaste veiligheidsmaatregelen voorziet. Een onderneming zal goederen kunnen blijven leveren aan haar klanten en klanten zullen goederen bij een onderneming kunnen blijven afhalen, voor zover de regel van social distancing hierbij wordt gehandhaafd. Zo kunnen goederen bijvoorbeeld bij voorkeur aan de deur worden afgeleverd of afgehaald. Indien er een handtekening van de klant vereist is voor de aflevering van een welbepaald goed, dan kan de leverancier deze handtekening plaatsen, op voorwaarde dat dit in aanwezigheid van de klant gebeurt. Deze maatregelen kunnen worden genomen, teneinde de regel van social distancing te vrijwaren.
Ook bij het transport van goederen zal een onderneming waakzaam moeten zijn en de regel van social distancing dienen te vrijwaren, ter bescherming van haar eigen werknemers/transporteurs, waardoor er bijvoorbeeld slechts één persoon per vervoermiddel kan worden toegelaten. Een mogelijk gevolg hiervan bestaat er bijvoorbeeld in dat een onderneming kan bepalen dat enkel goederen die door één persoon kunnen worden geleverd, momenteel geleverd worden.
Een onderneming zal zich vandaar enkel op het Ministerieel Besluit van 23 maart 2020 als overmachtssituatie kunnen beroepen, indien wordt aangetoond dat de onderneming in de (relatieve) onmogelijkheid is om haar werkzaamheden uit te oefenen en hierbij de regel van social distancing te vrijwaren.
3. Steunmaatregelen voor ondernemingen in moeilijkheden
Intussen zijn er heel wat steunmaatregelen voor ondernemingen in moeilijkheden voorzien. Voor een overzicht van de verschillende maatregelen waarop u als onderneming beroep kunt doen, verwijzen wij graag naar de website van het Vlaams Netwerk Van Ondernemingen (Nederlands), van het Waals Verbond van Ondernemingen (Frans), BECI (Nederlands/Frans) en het Verbond van Belgische Ondernemingen (Nederlands/Frans).
