De e-mail heeft de gewone brief volkomen verdrongen en is vandaag veruit het meest populaire en gebruikte communicatiemiddel. Zelfs in het handelsrecht dient vastgesteld te worden dat offertes, overeenkomsten en facturen vaak via e-mail worden verzonden en aanvaard.
Terecht wordt er dan ook veelvuldig de vraag gesteld naar de juridische waarde of de bewijswaarde van een e-mail.
In het jaar 2000 werd het Burgerlijk Wetboek aangepast aan de steeds veranderende vormen van communicatie en werd buiten de e-mail ook de nodige ruimte gelaten voor andere wijzen van berichtgeving zoals SMS, voice mail, etc.
Een kennisgeving dewelke in principe schriftelijk dient te gebeuren kan sindsdien tevens gebeuren per elektronische post of een ander telecommunicatiemiddel waarvan kan bewezen worden dat de geadresseerde het effectief heeft ontvangen. Een origineel en handgeschreven handtekening is niet meer vereist tenzij de geadresseerde hierom uitdrukkelijk verzoekt binnen een redelijk termijn.
In het handelsrecht werd daarenboven uitdrukkelijk voorzien dat de totstandkoming van contracten langs elektronische weg kan geschieden.
Er dient evenwel een onderscheid gemaakt te worden tussen de e-mail als bewijsmiddel dan wel als de invulling van een wettelijke opgelegde vormvereiste.
De vormvereiste van een welbepaalde rechtshandeling is vaak wettelijk vastgelegd en hiervan kan behoudens wetwijziging niet afgeweken worden (bijv. aangetekende brief, authentieke akte, …). Indien niet aan deze vormvereiste is voldaan, wordt deze rechtshandeling als nietig en zodoende onbestaande beschouwd. (bijv. opzegging van handelshuur, ondertekening van arbeidsreglement, …)
In het kader van de bewijsvoering dient de e-mail dient beschouwd te worden als zijnde een gewoon onderhands geschrift.
Strikt gezien zou de e-mail zelfs enkel een niet-ondertekend geschrift betreffen. Deze visie kan ons inziens enkel bijgetreden worden voor wat het vormelijke aspect betreft, meer bepaald het effectief ontbreken van een handtekening. Voor wat de bewijsvoering betreft kan een handtekening enkel beschouwd worden als zijnde een instemming met de inhoud van het geschrift. Indien de e-mail en bijgevoegde inhoud wetens en willens door de afzender werd verzonden, dient hieruit logischerwijze te worden afgeleid dat deze zich akkoord verklaard met de zending.
In de praktijk kan ook vastgesteld worden dat de Rechtbanken e-mailberichten doorgaans aanvaarden als bewijsstukken.
Hoewel een e-mail in principe gemakkelijk te manipuleren is, zijn er slechts zeer weinig gevallen bekend waarin dit aspect in een procedure te sprake is gekomen. Hierbij dient uiteraard eveneens niet vergeten te worden dat het kwaadwillig manipuleren van een e-mail gelijkgesteld kan worden met valsheid in geschrifte hetgeen strafrechtelijk sanctioneerbaar is.
In het handelsverkeer is het daarenboven aangewezen dat bij contractsvorming naast de gebruikelijke coördinaten van partijen een e-mailadres bijgevoegd wordt. Indien partijen uitdrukkelijk te kennen geven dat een welbepaald e-mailadres kan gehanteerd worden voor elektronische post, wordt een mogelijke discussie omtrent een foutief of ander e-mailadres reeds uit de weg gegaan.
Praktisch gezien is het ook aangewezen om zo veel mogelijk te werken met een reply-mail. Door het gebruik van reply-mails blijft de historiek duidelijk zichtbaar en is er makkelijk een beeld te vormen omtrent de gevoerde communicatie. Tevens geeft deze techniek de nodige duidelijkheid omtrent het voorwerp van het antwoord, hetgeen wel eens zoek kan geraken in vaak voorkomende mail-‘oorlogen’.
Het verzendrapport en het ontvangstbewijs/leesbevestiging van een e-mail zijn bijkomende bewijzen of minstens vermoedens dat een e-mail effectief werd verzonden en ontvangen. In de praktijk worden deze technieken echter niet vaak meer toegepast, gezien de overlast aan e-mails dewelke dit met zich mee brengt. Het is echter wel aan te raden om een archivering door te voeren belangrijkste verzendingsberichten in de folder ‘sent mails’.
Tenslotte kan de mogelijkheid van de elektronische handtekening in herinnering worden gebracht. Een e-mail kan van een elektronische handtekening worden voorzien door gebruik van de elektronische identiteitskaart. Deze mogelijkheid bestaat in de meeste e-mailclients, maar eveneens dient te worden vastgesteld dat deze toepassing slechts weinig wordt gebruikt. Nochtans krijgt de e-mail hiermee als het ware een wettelijke bewijskracht, waardoor de bewijslast wordt omgekeerd en een beweerde manipulatie door de tegenpartij zal bewezen moeten worden.
Samengevat kan de e-mail aldus beschouwd worden als een onderhands geschrift en wordt het ook als dusdanig aanvaard in de praktijk. De e-mail kan echter de wettelijke opgelegde vormvereisten niet vervangen noch aanvullen.
