Immers, op eerste zicht lijkt het vanzelfsprekend dat de aanbestedende overheid niet altijd bij machte is om reeds bij de voorbereiding van een overheidsopdracht alle aspecten van de opdracht en de draagwijdte van de behoefte(n) voldoende te concretiseren. Ingeval er onvoldoende kennis in huis is of meer inzicht in de markt wenselijk is, kan het advies van onafhankelijke deskundigen, private of publieke instellingen of van zelfs marktspelers, voorafgaand aan de formele plaatsing van de overheidsopdracht, ingewonnen worden ten behoeve van de concrete behoefteomschrijving.
In die zin bepaalt artikel 51 van de Overheidsopdrachtenwet uitdrukkelijk dat een aanbestedende overheid voor het aanvatten van een plaatsingsprocedure marktconsultaties mag houden met het oog op de voorbereiding van de plaatsing van de opdracht, alsook de ondernemers op de hoogte mag brengen van haar plannen en eisen, mits dit niet leidt tot een vervalsing van de mededinging en geen aanleiding geeft tot een schending van de beginselen van non-discriminatie en transparantie.
Hoewel er geen wettelijke standaardvormen bestaan voor het organiseren van een marktraadpleging, lijken er zich in de praktijk twee onderscheiden mogelijkheden aan te bieden: ofwel opteert de aanbestedende overheid voor een actieve marktconsultatie, waarbij zij op eigen initiatief bij marktspelers prospecteert om een beter inzicht te krijgen in de mogelijkheden die de markt biedt om aan haar behoefte te voldoen. Ofwel opteert de aanbestedende overheid voor een passieve marktconsultatie, waarbij zij een call lanceert en wacht op reacties van de marktspelers teneinde haar in te lichten over de opportuniteiten die de markt biedt.
Ongeacht het type marktconsultatie, lijkt er alleszins een veelheid aan vragen gesteld te kunnen worden teneinde het gewenste marktinzicht te bekomen en dit zowel in algemene zin als specifiek voor een of meerdere leverancier/dienstverleners.
Algemene vragen kunnen (o.m.) de volgende zijn:
- Hebben potentiële leveranciers/dienstverleners interesse en beschikken zij over de technische en financiële mogelijkheden om de duurzame-/circulaire behoefte in te vullen?
- Wat zijn de toekomstige ontwikkelingen, de actieve producten en actieve partijen in de betreffende markt?
- Moet de behoefte functioneel of technisch gespecificeerd worden en welke concrete normen zijn eventueel relevant?
- Is er voldoende capaciteit op de markt en/of heeft de markt een oplossing voor de functioneel gestelde vraag?
- Welke mogelijkheden worden gezien om met minder beschikbaar budget toch aan minimale eisen te kunnen voldoen?
- Zijn er alternatieve duurzame-/circulaire oplossingsrichtingen?
- Kan de markt voldoen aan de gestelde eisen? En zo niet, waarom niet?
- Welke partijen zijn desgevallend essentieel voor samenwerking?
Meer specifieke vragen die aan één of meerdere leverancier(s)/dienstverlener(s) kunnen worden gesteld, zijn (bv.):
- Wat is de stand van zaken van duurzame-/circulaire markttoepassingen binnen uw branche en binnen uw onderneming? Wat is uw visie op de effecten hiervan binnen uw branche?
- Kunt u een beeld geven van de wijze waarop uw onderneming een bijdrage levert aan de circulaire economie met betrekking tot (i) het productieproces van uw aanbieding, (ii) de verlenging van de levens-/gebruiksduur van uw aanbieding en (iii) het zo hoogwaardig mogelijk hergebruik van uw aanbieding;
- Een uitgangspunt is dat producten na hun eerste gebruiksfase een restwaarde hebben vanwege hergebruik van het product en/of de gebruikte componenten of materialen. Welke mogelijkheden ziet u om deze restwaarde (deels) ten goede te laten komen aan de gebruiker?
- Welke contractvormen kunt u bieden om duurzame-/circulaire modellen toe te passen in ons project? Heeft u hier voorbeelden van?
- Heeft u suggesties hoe wij de specificaties kunnen formuleren in de opdrachtdocumenten om tot een zo duurzaam-/circulair mogelijke aanbieding te komen?
- Heeft u suggesties welke beoordelingscriteria wij moeten hanteren om objectief uw duurzame-/circulaire aanbieding met die van anderen te kunnen vergelijken en beoordelen?
- Welke risico’s ziet u en hoe gaat u daarmee om? Welke financiële of juridische risico’s wilt of kunt u lopen, hoe groot mogen die zijn?
Heeft de voorafgaande marktconsultatie geleid tot een afdoende inzicht in de markt om de behoefte(n) te kunnen concretiseren in de opdrachtdocumenten, dan dringen zich een aantal determinerende beslissingen op, met name wat het voorwerp van de opdracht wordt (bv. product-als-dienstmodel?) én het soort procedure dat door de aanbestedende overheid zal gehanteerd worden.
Auteurs:
Cies Gysen
Gitte Laenen
Willem-Jan Ingels
Wouter Rubens - wouter.rubens@gdena-advocaten.be
