Interimoplossing vanuit de vaststelling van een aantal knelpunten
Sedert geruime tijd kampen vele notariaten met ernstige personeelstekorten: ook in deze sector wordt het werk steeds complexer, terwijl de vraag naar gespecialiseerd advies steeds groter wordt. Uit de 120 openstaande vacatures op notaris.be blijkt dat notarissen continu en in grote getale op zoek zijn naar goed en gekwalificeerd personeel. Het vinden van dergelijke getalenteerde en gemotiveerde mensen blijft dan ook een heikel punt. Vooral medewerkers met een specifieke ervaring binnen het notariaat zijn moeilijk te vinden: we denken dan aan mogelijke werknemers die volledig zelfstandig een dossier kunnen beheren van A tot Z, of in staat zijn om complexe
projecten en probleemdossiers te behandelen
Daarnaast kent het notariaat ook regelmatig 'piekmomenten' in het aantal af te handelen dossiers: zo denken we bijvoorbeeld maar aan een wetswijziging of nieuwe fiscale maatregel, een groot vastgoedproject (complexe basisakte met diverse verkopen), verschillende gerechtelijke vereffening-verdelingen, etc. Dit zorgt voor extra werklast voor het bestaande personeel. Op die momenten is een bijkomende werkkracht voor een kantoor dan ook geen overbodige luxe.
Tot slot gebeurt het vrij vaak dat medewerkers tijdelijk afwezig zijn gedurende een relatief lange periode. Zwangerschapsverlof, studieverlof om het examen voor te bereiden of ziekteverlof: het zijn slechts enkele gekende voorbeelden.
Er bestaat een noodzaak voor het notariaat om zich te 'moderniseren' - ook op vlak van personeelsbeleid. De tijd van de trouwe 'eerste klerk' die 25 jaar lang op hetzelfde notariskantoor werkt, is definitief voorbij. De arbeidsmarkt fluctueert voortdurend: glijdende uren, flexibiliteit of thuiswerk zijn 'must-haves' geworden voor iedere werknemer.
Gelukkig bestaat er een oplossing ...
Voor al deze situaties bestaat er volgens ons een oplossing: legal interim management. In het algemeen doet de juridische sector al langer en veelvuldig een beroep op consultants of legal interim managers voor de invulling van tijdelijke tekorten of voor ondersteuning bij een complex project.
Omwille van de hierboven vermelde knelpunten en piekmomenten, is er ook in het notariaat nood aan dergelijke tijdelijke versterkingen.
Welke profielen?
Meer en meer werknemers (masters of bachelors) zijn aangetrokken door het freelance-statuut omwille van de positieve aspecten voor hun carrière en groei zoals - onder andere - afwisseling in de job, verschillende interessante ervaringen opdoen in een korte periode, de vrijheid en flexibiliteit in het bepalen van het eigen werkritme, enzovoort. Sommigen willen zich ook meer specialiseren en kiezen één of twee takken van het notarieel recht om daarin als interimmer doorgedreven specialisten te worden.
Dit zorgt ervoor dat ook doorwinterde juristen met een aantal jaren ervaring op de teller meer en meer vallen voor het statuut van freelancer, wat zowel voor hen als voor de potentiële werkgever interessante mogelijkheden schept. Denken we dan maar aan ervaren juristen binnen het notariaat of advocaten met ervaring in notariële materies zoals vastgoed, familiaal recht, vereffening-verdelingen of successieplanning. Als opdrachtgever bent u dan ook zeker om zo een onmiddellijk inzetbare en hoog gemotiveerde hacht in huis te halen, vaak nog gespecialiseerd in één of ander domein. Er zijn op de markt specialisten beschikbaar in alle domeinen, misschien nog het makkelijkst te vinden voor het vastgoed en familiaal recht, wat ook de meest gevraagde specialiteiten zijn.
Welke bijkomende meerwaarde voor uw kantoor en vanaf welke duurtijd kan het zinvol zijn?
Een tijdelijke hacht inschakelen betekent op het einde van de rit meer dan alleen het opvangen van een tijdelijk probleem. Het heeft namelijk ook een positieve invloed op het vast personeel zelf, op de kwaliteit van het geleverde werk en op de sfeer binnen het kantoor. En dit omwille van meerdere redenen. Ten eerste geeft het ademruimte voor het bestaande personeel en geeft het een motiverend gevoel omdat er begrip en aandacht worden gegeven aan de soms te hoge werklast van uw vaste medewerkers. Daarnaast brengt een freelancer die al opdrachten heeft gedaan binnen verschillende kantoren vaak nuttige tips & tricks mee vanuit zijn vorige ervaringen, alsook frisse ideeën en een ander perspectief over de organisatie van het werk.
Het is bovendien al zinvol om iemand extra en tijdelijk in huis te halen van zodra er zich een piek aandient, om welke reden dan ook, omdat dergelijke profielen ook meteen inzetbaar zijn. Stel bijvoorbeeld, u krijgt een groot project binnen - basisakte met heel veel verkoopakten maar al uw vaste medewerkers hebben al ontzettend veel werk. U neemt voor dit project voor een twee tot drietal weken enkele dagen in de week een freelancer met specialisatie vastgoed aan die dit met succes afrondt: u bent tevreden, uw klant is het en ook uw andere medewerkers hebben zich kunnen focussen op hun eigenlijk werk wat ook tevreden klanten oplevert.
Interim of freelance werk maakt deel uit van de evolutie van het notariaat.
Onzes inziens fungeert legal interim management als 'ijsbreker' met het oog op de noodzakelijke evolutie van het notariaat op vlak van personeelsbeleid. De 9 to 5 mentaliteit moet er voor een deel uit: werknemers vragen vandaag de dag meer en meer flexibiliteit, vertrouwen, erkenning en ownership in hun job. In dat opzicht is legal interim management een eerste stap naar een moderner kantoorbeleid.
Wat is de kostprijs?
De tarieven voor legal interim managers in het notariaat varieren heel fel in functie van het soort van opdracht en de jaren ervaring van de jurist in kwestie: zo zal een notarieel jurist met een 5-tal jaar ervaring die courante vastgoedakten opvolgt ongeveer 75 euro per uur kosten (inclusief marge, exclusief btw) en kost een meer ervaren notarieel jurist die bijvoorbeeld ingezet wordt op exclusief complexe dossiers, dan weer 100 euro per uur (inclusief marge, exclusief btw). Uiteraard is ieder uur ook een effectief uur en is het rendement van freelancers heel hoog. Vaak worden ook opdrachten aangenomen van bijvoorbeeld 3 dagen in de week en is daarmee al heel veel werk verzet.
Waarom een tussenpersoon inschakelen?
Via een tussenpersoon moet uzelf niet zoeken maar kan u snel de juiste persoon op de juiste plaats zetten en wordt voor alle administratieve rompslomp gezorgd: er zijn meteen duidelijke en concrete afspraken en eenvoudige samenwerkingscontracten. Bovendien krijgt u zo feedback over kandidaten vanuit vorige ervaringen en wordt er als bemiddelaar opgetreden mocht dit nodig zijn.
Caroline Indekeu
Sara Berquin
Britt Corstjens
Consultants Vialegis - divisie notariaat
