Met de wet van 7 april 20191 [1] heeft de federale regering de richtlijn 2014/55/EU [2] inzake elektronische facturering bij overheidsopdrachten omgezet naar Belgisch recht. Het gevolg hiervan is dat aanbestedende overheden vanaf 1 april 2019 verplicht zijn om elektronische facturen (die voldoen aan de Europese norm, infra) van inschrijvers te aanvaarden en te verwerken.
Ondernemers die aan een grensoverschrijdende overheidsopdracht wensen deel te nemen, moesten tot hiertoe vaak aan nieuwe nationale, regionale of sectorale normen inzake e-facturering voldoen. Het is precies deze belemmering voor de markttoegang bij grensoverschrijdende overheidsopdrachten die de EU heeft willen wegnemen met de invoering van een gemeenschappelijke Europese norm voor elektronische facturen. Daarnaast beoogde de Unie uiteraard ook een vermindering van de administratieve lasten en dit zowel voor overheid als voor onderneming, besparingen en positieve milieueffecten. De vrije interne markt en de brandend actuele bekommernissen van de 'bosbrossers' voor het klimaat gaan hier aldus hand in hand. Iedereen blij...
Toch loont het de moeite om even stil te staan bij de verplichtingen die de wet van 7 april 2019 (vooralsnog enkel) aan aanbestedende overheden oplegt. Ook de lokale besturen doen er goed aan zich tijdig te conformeren om ervoor te zorgen dat zij elektronische facturen kunnen ontvangen en verwerken.
Wat is een elektronische factuur?
De wet van 7 april 2019 voegt een nieuw nummer 58° toe aan artikel 2 Overheidsopdrachtenwet 2016 en definieert daarbij de elektronische factuur als 'een factuur die is opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm die automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt'.
Alleen machineleesbare facturen waarvoor automatische en digitale verwerking door de ontvanger mogelijk is, kunnen worden beschouwd als in overeenstemming met de Europese norm voor elektronische facturering. Een beeldbestand op zich - zoals bijvoorbeeld een Pdf-bestand [3] - mag niet worden beschouwd als een elektronische factuur in de zin van richtlijn 2014/55/EU.
Concreet gaat het om facturen die voldoen aan de Europese norm 'EN 16931-1:2017'[4]. Deze norm, die werd ontwikkeld onder de auspiciën van het Europese Comité voor Normalisatie (CEN), definieert een semantische standaard voor een duidelijke en goed gedocumenteerde structuur die iedereen kan gebruiken om facturen uit te wisselen. In wezen wordt een maximale interoperabiliteit tussen aanbestedende overheden en ondernemers doorheen de hele EU nagestreefd en dit via een universele of gestandaardiseerde wijze van verzending, ontvangst en verwerking van facturen. Ontvangt u als aanbestedende overheid een factuur die aan deze Europese norm beantwoordt, dan mag u deze vanaf 1 april 2019 niet langer weigeren enkel en alleen omdat de elektronische factuur niet beantwoordt aan andere dan de specifiek in deze richtlijn bepaalde vereisten (bijvoorbeeld nationale of sectorspecifieke vereisten, of bijkomende technische vereisten van enigerlei aard).
Op wie rust de verplichting om te werken met elektronische facturering?
De verplichting in hoofde van aanbestedende overheden om elektronische facturen te kunnen ontvangen en verwerken, is in werking getreden op 1 april 2019 en geldt voor alle overheidsopdrachten en concessies met inbegrip van de lopende overheidsopdrachten en concessies. Dit betekent dat facturen in het kader van de uitvoering van reeds voor 1 april 2019 gesloten overheidsopdrachten eveneens door ondernemers in digitale vorm mogen worden verzonden.
Voorlopig zijn de inschrijvers/ondernemers nog niet verplicht om gebruik te maken van elektronische facturen. De wet van 7 april 2019 geeft de Koning de bevoegdheid om te bepalen wanneer ook langs inschrijvers-/ondernemerszijde het gebruik van elektronische facturering verplicht wordt. Vanaf dat ogenblik zullen aanbestedende overheden deze verplichting daarenboven uitdrukkelijk in hun opdrachtdocumenten moeten voorschrijven. De wet kent de Koning ook de bevoegdheid toe om de bedragen vast te stellen waaronder de verplichting om elektronisch te factureren langs ondernemerszijde niet geldt.
En nu aan de slag, ook als lokaal bestuur! Maar hoe?
Als aanbestedende overheid kan u zich kosteloos registreren op het Mercuriusplatform[5]. Dit platform zorgt ervoor dat aanbesteders kosteloos aan de verplichting kunnen voldoen om elektronische facturen te ontvangen en te verwerken. Daarnaast bevat de webstek publicprocurement.be[6] een handig stappenplan voor een succesvolle overstap naar e-facturering.
E-facturering en GDPR
Naast het bevorderen van de vrije interne markt en het realiseren van milieubesparende effecten, nemen zowel de Unierechtelijke als de Belgische wetgever de bekommernissen ingegeven vanuit privacy oogpunt wel degelijk in acht op het vlak van e-facturering. In die zin voegt de wet van 7 april 2019 een nieuwe paragraaf 4 toe aan artikel 13 van de Overheidsopdrachtenwet 2016:
'De persoonsgegevens die werden verkregen met het oog op de verwerking van de facturen mogen uitsluitend voor dat doel of daarmee vergelijkbare doeleinden worden gebruikt. De regelingen voor de bekendmaking van persoonsgegevens die in verband met elektronische facturering zijn vergaard, moeten stroken met het doel van die bekendmaking en met het beginsel van de bescherming van de privacy.'
Het spreekt voor zich dat het versturen en ontvangen van elektronische facturen gepaard zal gaan met de uitwisseling van heel wat data en informatie. Ook hier zal de lokale overheid-aanbesteder de nodige inspanningen moeten leveren om GDPR-proof om te gaan met deze data.
Sven Frankard
