Uw bestuur is verplicht digitaal te communiceren. Deze communicatie verloopt echter niet zonder risico's. Wil u als lokaal bestuur mogelijke sancties vermijden, lees dan zeker verder.
De digitalisering van onze samenleving vormt een uitdaging voor publieke administraties. Publieke administraties zijn verplicht hierop in te gaan, wensen zij nog een impact te hebben op deze digitale samenleving.
Volgens de Tallinn Verklaring, het e-overheid actieplan, het regeerakkoord 2014-2019 en het initiatief Vlaanderen Radicaal Digitaal betreft het een rechtstreekse verplichting. In deze documenten wordt gekozen voor een digitale sprong voorwaarts. Zo zouden tegen 2020 alle interacties digitaal verlopen. Hieruit volgt dat uw bestuur voortaan vermoedelijk moet werken via digitale tools ((website, chatbot, e-loket, sociale media account (Facebook, Twitter, Whatsapp, LinkedIn, Instagram,...)).
Verder betreft het een onrechtstreekse verplichting, voortvloeiende uit de verwachtingen van de burgers/bedrijven.
Naast bovenvermelde documenten op Europees en Vlaams niveau, biedt het Decreet Lokaal Bestuur een (duidelijke) rechtsgrond voor deze digitale transformatie.
Bij deze digitale transformatie dient uw bestuur in het bijzonder rekening te houden met:
I. Zorgvuldigheidsnorm
Uw bestuur mag enkel correcte informatie verlenen die bovendien niet verboden is (geen racistische of discriminerende uitlatingen - uw bestuur beschikt niet over een onbeperkte meningsvrijheid).
Voormelde houdt een inspanningsverbintenis in, wat betekent dat uw bestuur zorgvuldigheidsmaatregelen moet nemen. Het louter verspreiden van foute informatie impliceert dus geen fout. Enkel wanneer de foutieve informatie niet berust op een zorgvuldig onderzoek of waarbij niet werd gewezen op de onzekerheid van de voormelde inlichtingen, begaat u als lokaal bestuur een fout. Ter verduidelijking, deze maatregelen dient uw bestuur enkel te nemen indien deze normaal en redelijk zijn. Alle hyperlinks en/of alle berichten van uw burgers op uw digitaal platform controleren, is onbegonnen werk.
Bovendien is uw bestuur onrechtstreeks aansprakelijk voor de foutieve berichten verspreid door haar organen/aangestelde personeelsleden tijdens hun bediening. Deze laatsten zijn persoonlijk gehouden tot hun bedrog, zware fout, eerder gewoonlijk dan toevallig voorkomende lichte fout of fout buiten het raam van hun bediening. In dat geval beschikt u als lokaal bestuur over een regresvordering.
Komt uw bestuur tekort aan haar inspanningsverbintenis, dient zij alle schade (d.i. de schade in oorzakelijk verband met haar fout) te vergoeden. Schendt uw bestuur specifiek de goede naam en eer van haar burger, beschikt deze laatste over het recht op herstel bij middel van antwoord. Dit antwoord moet door uw bestuur gepubliceerd worden binnen een redelijke termijn. Schiet u als lokaal bestuur tekort aan voormelde publicatieplicht, kan u een geldboete opgelegd krijgen.
II. GDPR
Persoonsgegevens mogen enkel verwerkt worden mits rechtmatige grondslag. Dit betreft een harde verplichting die u als lokaal bestuur dient te respecteren wanneer u (bijvoorbeeld) foto's van uw burgers wenst te maken en te publiceren.
Uw bestuur kan beroep doen op:
haar gerechtvaardigd belang indien dit zwaarder doorweegt dan het belang van de gefotografeerde. Denk bijvoorbeeld aan foto's die uw bestuur nodig heeft in kader van haar veiligheidsbeleid (identificatiefoto's op badges) of voor de optimalisatie van haar communicatieproces (identificatiefoto's op intranet);
de toestemming van de gefotografeerde indien voormelde rechtsgrond niet mogelijk is.
Opgelet, door het poseren voor een foto verleent uw burger geen toestemming deze te publiceren. Ook geldt een verleende toestemming niet voor (toekomstige) publicaties met andere doelen. Dit betekent in concreto dat uw bestuur voor iedere handeling afzonderlijk toestemming moet vragen.
Ter verduidelijking, benadrukken wij dat:
- De toestemmingsvereiste enkel geldt voor foto's waar burgers helder en herkenbaar in beeld staan;
- Voor foto's van minderjarigen zonder onderscheidingsvermogen (grens gesteld op 12-14 jaar) uw bestuur de toestemming van de ouders/voogd moet vragen;
- Deze vereiste niet geldt voor foto's waar de afbeelding van burgers louter bijkomstig is (bv. sfeerbeelden van evenementen, foto's van menigten of foto's waar burgers toevallig in beeld staan);
- Ook voor foto's van publieke personen (bv. acteurs, zangers, politici,...) uw bestuur geen toestemming moet vragen op voorwaarde dat deze foto's louter voor informatieve doeleinden gebruikt worden.
Ter illustratie, twee fictieve casussen:
- uw bestuur maakt een beeldopname van een gemeenteraadslid tijdens een gemeenteraad. Deze beeldopname mag zonder toestemming verspreid worden voor informatieve doeleinden;
- maakt uw bestuur een beeldopname van een gemeenteraadslid in de winkel, moet u wel toestemming vragen aangezien hij hier niet optreedt als publiek persoon.
Verwerkt uw bestuur onrechtmatig persoonsgegevens, loopt uw bestuur het risico burgerrechtelijk aansprakelijk te worden gesteld voor alle schade overeenkomstig art. 82 AVG. Bovendien kan uw bestuur corrigerende maatregelen (bv. een verbod op verwerking van persoonsgegevens) of strafrechtelijke geldboetes (die kunnen oplopen tot 15.000 euro) opgelegd krijgen.
Wil u voormelde aansprakelijkheden vermijden, adviseert GD&A Advocaten uw bestuur een deontologische code voor uw organen/personeelsleden alsook huisregels voor uw burgers op te stellen. U kan ook een vertrouwenspersoon aanstellen voor het beantwoorden van vragen.
