Vrijdag 11 december ll. keurde de federale ministerraad, op voorstel van minister van Digitale Agenda en Telecommunicatie, Alexander De Croo, een voorontwerp van wet goed over zogenaamde vertrouwensdiensten voor elektronische transacties. In De Juristenkrant van woensdag 23 december wordt dat vooronwerp door Prof. Jos Dumortier zwaar op de korrel genomen. Jos Dumortier werkte vroeger als gewoon hoogleraar aan de KU Leuven en is thans full-time advocaat bij het nichekantoor time.lex in Brussel.
Het voorontwerp van wet bevat een reeks bepalingen die onder o.m. betrekking hebben op elektronische zegels, digitale tijdsstempels, elektronische aangetekende verzendingen, e.a. Al die diensten zouden er moeten voor zorgen dat juridische transacties via het internet op een betrouwbare manier verlopen. Ze waarborgen vooral dat de authenticiteit en de integriteit van de digitale gegevens kan worden nagegaan.
Het belangrijkste onderdeel in het regeringsplan is echter de reglementering betreffende elektronische archivering. Daarin valt vooral de verplichting op om zich aan een tweejaarlijkse audit op eigen kosten te onderwerpen en een conformiteitsattest te behalen. Die voorwaarde zou gelden voor iedereen die onderworpen is aan expliciete bewaringsverplichtingen en documenten zoals facturen, boekhoudstukken, sociale documenten, etc. in elektronische vorm wil en/of moet bijhouden. Dat is o.m. het geval voor specifieke beroepen en sectoren zoals notarissen, advocaten, banken, verzekeringsmaatschappijen, boekhouders, geneesheren, tandartsen, thuisverpleegkundigen, ziekenhuizen, architecten, vervoerbedrijven, e.d. maar ook voor de ruimere groep van alle werkgevers en zelfstandigen.
De maatregel, die merkwaardig genoeg voorgesteld wordt door een minister uit de liberale familie, zal nog niet onmiddellijk in werking treden. Dat lijkt ook niet anders mogelijk want momenteel bestaat in ons land geen enkel organisme dat dit soort attesten voor elektronische archivering zou kunnen uitreiken.
Het – weliswaar terechte- uitgangspunt van de ontwerpwetgeving is dat momenteel over de bewijswaarde van elektronisch bewaarde gegevens grote juridische onzekerheid bestaat. In het burgerlijk wetboek, bijvoorbeeld, weegt het “origineel” van een akte als bewijs van een verbintenis nog altijd zwaarder dan een kopie. Er bestaan, behalve in specifieke sectoren, geen regels over de manier waarop elektronische documenten bewaard moeten worden om als “origineel” te worden beschouwd. Dat leidt er ook toe dat ondernemingen aarzelen om belangrijke documenten in elektronische vorm te bewaren. Bovendien vomt de onzekerheid ook een hinderpaal voor zogenaamde “substitutie”, m.a.w. voor het inscannen van papieren documenten in elektronisch formaat met vernietiging van het papieren origineel.
Niettemin lijkt men zich met de voorgestelde tekst te hebben vergaloppeerd. Oorspronkelijk was de Europese Commissie van plan om voor elektronische archivering gelijkaardige kwaliteitsvoorwaarden op te leggen. Dat idee werd echter snel opgegeven. Archivering in een digitale context houdt immers veel meer in dan het louter waarborgen van integriteit en leesbaarheid van gegevens. Vanuit de overheid opleggen hoe dat moet gebeuren, is uiterst riskant. Voor de Belgische regering is dat echter blijkbaar geen probleem.
Om de onzekerheid over elektronische bewaring weg te werken, bestaan verschillende mogelijke remedies. De wetgever kan bijvoorbeeld aangeven hoe elektronische bewaring moet verricht worden om juridische geldigheid te waarborgen. Meestal wordt aanbevolen om dergelijke regels in algemene vorm te formuleren. Technologische mogelijkheden en nieuwe ontwikkelingen in de archiefwetenschap evolueren immers snel. Daarom legt men best geen bindende regels op die deze evolutie dreigen te bevriezen. Niet bindende standaarden die sneller aangepast kunnen worden aan de stand van de techniek zijn op dit terrein beter geschikt. Wetgeving loop in dit opzicht altijd achter.
Een andere mogelijke remedie bestaat erin dat de overheid daarenboven gaat aanduiden wie correct kan archiveren. Na een soort examen wordt dan aan geslaagde personen een bekwaamheidsattest uitgereikt. Volgens Dumortier is dat geen goed idee in een domein waar omzeggens iedereen mee te maken heeft en vrijwel iedereen dus ook aan dit – tweejaarlijks (!) - examen wordt onderworpen. Een uitzondering op die regel zijn echte rijbewijzen voor deelname aan het autoverkeer, vanwege de risico’s voor de andere bestuurders. Maar rijbewijzen of andere vormen van diploma’s of bekwaamheidsattesten uitreiken waar dit niet echt noodzakelijk is, kan men best vermijden.
Het voorontwerp van minister De Croo verplicht desondanks iedereen die in elektronische vorm documenten moet bijhouden, een kwalificatie te behalen tenzij een wettelijke of reglementaire bepaling iets anders zegt. De verplichting geldt in alle gevallen waarin er een expliciete bewaringsplicht bestaat. Er bestaan echter duizenden van dergelijke bepalingen waarin iemand expliciet wordt verplicht om een bepaald document bij te houden. Zolang men die bepalingen niet aanpast, heeft iedereen die zijn documenten elektronisch wil bewaren, dus een soort “rijbewijs” nodig. Gelukkig gunt de federale regering zichzelf wat tijd om deze toch wel revolutionaire maatregel in te voeren.
Het voorontwerp bevat nog veel andere rare bepalingen. Merkwaardig is de volgende regel (die ook in een wet van 2001 staat maar gelukkig nog geen ambtenaar of vakbond op ideeën heeft gebracht): ”Behoudens andersluidende wettelijke bepalingen kan niemand verplicht worden rechtshandelingen te stellen via elektronische weg”.
Eveneens verregaand is dat het voorontwerp, in alle gevallen waar wettelijk op expliciete wijze wordt voorgeschreven dat een document gedateerd moet zijn, iedereen verplicht om gebruik te maken van een “gekwalificeerde dienst van elektronische tijdstempel”. Opnieuw dient opgemerkt dat er duizenden wetten en besluiten bestaan die bepalen dat een document van een datum en handtekening voorzien moet worden. Tenzij iedereen zoveel mogelijk afziet van elke vorm van digitaal werken, zal dus binnenkort met elektronische tijdstempels veel geld te verdienen zijn.
Gelukkig bevinden we ons dus nog aan het begin van het wetgevend proces. Benieuwd wordt nu uitgekeken naar het advies van de Raad van State die, zoals steeds frequenter gebeurt, deze klus op amper dertig dagen moet klaren. De adviesprocedure op Europees vlak loopt wat langer maar is niet schorsend zodat tegelijk het voorontwerp reeds aan het Parlement kan worden voorgelegd. Het is namelijk de bedoeling om de nieuwe regels al op 1 juli 2016 in werking te doen treden. Laat ons hopen dat tegen die tijd een en ander grondig wordt bijgestuurd.
