Stel je voor.
Op een ochtend wordt je gevraagd om toegang te verlenen tot je mailbox. Je hebt dit nog nooit meegemaakt en vraagt je bedrijfsjurist om verduidelijking. Die zegt je dat de toegang kadert in een audit met betrekking tot het mededingingsrecht, het “competition compliance” programma.
Even verduidelijken.
Een “competition compliance” programma is belangrijk. Een onderneming kan immers aansprakelijk worden gesteld voor mededingingsrechtelijke inbreuken begaan door iedere werknemer. Het maakt niet uit of de werknemer ondertussen op pensioen is of voor een andere onderneming werkt. De boetes voor zulke inbreuken kunnen oplopen tot 10% van de jaarlijkse groepsomzet. Zonder twijfel een financiële mokerslag voor iedere onderneming.
Een onderneming kan dan ook maar beter voorkomen dan te moeten betalen. Aan de hand van een goed onderbouwd compliance programma kan de onderneming de mededingingsrisico’s in kaart brengen, deze risico’s beperken en blijvend monitoren.
Wat houdt een “competition compliance” programma concreet in?
Eerst worden de risico’s waaraan de onderneming wordt blootgesteld, geïdentificeerd en geëvalueerd. Dit gebeurt door middel van een audit van representatieve contracten, interviews met werknemers, en ook ‘mailbox reviews’ waarbij de onderneming toegang vraagt tot de mailbox van geselecteerde werknemers. Meestal gaat het daarbij om de mailbox van werknemers die in contact komen met concurrenten, bijvoorbeeld doordat ze een commerciële functie uitoefenen of de onderneming vertegenwoordigen in een beroepsfederatie. Op basis hiervan kunnen de mededingingsrechtelijke risico’s van de onderneming worden geïdentificeerd.
In een tweede fase worden deze risico’s beperkt. Dit gebeurt aan de hand van een brede waaier van instrumenten. Die kunnen grosso modo worden onderverdeeld in drie categorieën. Voor elk van de categorieën is het belangrijk dat zij de steun genieten van het senior management van de onderneming.
Een eerste categorie bestaat uit doelgerichte (face-to-face en/of online) trainingen van werknemers. Tijdens zulke trainingen wordt ingegaan op de absolute “dos en don’ts” van het mededingingsrecht en wat werknemers moeten doen in risicosituaties. Een tweede categorie bestaat erin concrete richtsnoeren ter beschikking te stellen van de werknemers voor dergelijke risicosituaties (bijvoorbeeld, vergaderingen van beroepsfederaties, lobbying met concurrenten). Als derde categorie wordt vaak een procedure voorzien waarbij de werknemers de voorafgaande goedkeuring moeten bekomen van het management of het juridisch departement voor bepaalde contacten met concurrenten.
De ervaring leert dat een competition compliance programma het risico op mededingingsrechtelijke inbreuken niet volledig kan wegnemen, maar wel aanzienlijk verkleint.
Concreet.
Welke zaken dien je in acht te nemen bij het opzetten van een competition compliance programma voor je onderneming?
- Het juridisch departement alleen redt het niet. Compliance dient een integraal onderdeel te vormen van de manier waarop de onderneming zaken doet. De steun van het senior management is essentieel.
- De ervaring leert dat trainingen een beperkte houdbaarheidsdatum hebben. Het is daarom belangrijk om geregeld trainingen te organiseren.
- Zorg voor een intern of extern aanspreekpunt voor mededingingsrechtelijke vragen en promoot het gebruik ervan. Let wel: interne communicaties kunnen worden opgespoord. Vertrouwelijkheid geldt enkel voor de communicatie met de externe advocaten van de onderneming.
Meer weten?
Raadpleeg de documentatie van het seminarie “Risicobeheersing in het mededingingsrecht” van contrast law seminars.
