Sinds 2011 overhandigt het Auditoraat aan de ondernemingen die aan een huiszoeking onderworpen worden, een document met informatie over het verloop van een dawn raid.
Na de inwerkingtreding van Boek IV van het Wetboek van Economisch Recht (WER) en de creatie van een nieuwe mededingingsautoriteit, moest dit document in overeenstemming worden gebracht met de bepalingen van het WER. Zo’n dawn raid kan een grote impact hebben op de onderneming in kwestie en de Mededingingsautoriteit heeft dan ook de richtsnoeren zo transparant en toegankelijk mogelijk willen maken voor alle geïnteresseerde ondernemingen.
De nieuwe richtsnoeren brengen inhoudelijk weinig nieuws. Sinds de nieuwe WER was het al duidelijk geworden dat een huiszoeking enkel nog kon na voorafgaande machtiging van een onderzoeksrechter en op basis van een opdrachtbevel van de auditeur. De richtsnoeren herhalen dat een afschrift van beide documenten moet worden overhandigd samen met een kopie van de richtsnoeren zelf. Het opdrachtbevel van de auditeur, dat het onderzoeksmandaat voor de inspecteurs vormt, moet een aantal zaken duidelijk maken:
- Naam en adres van de onderneming waarbij de huiszoeking wordt uitgevoerd
- Het adres van de lokalen waar een huiszoeking kan worden uitgevoerd
- De periode waarin de huiszoeking kan gebeuren
- Door wie de huiszoeking dient te gebeuren
- De reden voor de huiszoeking en de periode waarbinnen de eventuele inbreuk op het mededingingsrecht wordt onderzocht.
De huiszoeking kan onmiddellijk van start gaan na afgifte van deze documenten. In tegenstelling tot de gangbare praktijk tot op heden wordt in de richtsnoeren niet uitdrukkelijk opgenomen dat de inspecteurs een redelijke wachttijd in acht moeten nemen om de (externe) juridisch raadsman toe te laten aanwezig te zijn bij de start van de huiszoeking.
De richtsnoeren preciseren welke lokalen en transportmiddelen kunnen worden onderzocht (met inbegrip van privéwoningen die deels voor professionele doeleinden worden gebruikt) en herhalen dat de inspecteurs beslag mogen leggen en lokalen of delen ervan kunnen verzegelen voor de duur van de opdracht.
De richtsnoeren omkaderen het onderzoek van de informaticaomgeving van de onderneming. De inspecteurs kunnen gerichte opzoekingen uitvoeren, al dan niet met gebruik van gespecialiseerde software en op basis van zoektermen. In dat geval dienen zijn drie kopieën te maken van de geselecteerde gegevens, waarvan één voor de onderneming. Op het einde van de huiszoeking moet de onderneming ook de lijst van gehanteerde zoektermen krijgen.
Documenten van advocaten en van bedrijfsjuristen kunnen mogelijk genieten van een confidentialiteit. De richtsnoeren bevestigen dus uitdrukkelijk het arrest van het Hof van Beroep te Brussel van 5 maart 2013 dat de vertrouwelijkheid van adviezen van bedrijfsjuristen erkent. Deze documenten worden “LLP” gekenmerkt. Daarnaast worden documenten die buiten de reden voor de huiszoeking vallen, zoals vermeld op het onderzoeksmandaat, gemerkt als “out of scope”.
Na de huiszoeking heeft de onderneming dan tien werkdagen om te verantwoorden waarom deze documenten effectief “out of scope” of “LLP” zijn. De richtsnoeren leggen het verdere verloop van een eventuele betwisting over het “LLP” of “out of scope” karakter verder uit. Er wordt een auditeur aangesteld die nog niet betrokken is bij het lopende onderzoek. Tegen zijn beslissing over het al dan niet gebruik van deze gemerkte documenten staat een beroep open bij de voorzitter van de mededingingsautoriteit.
Het lijkt weinig waarschijnlijk dat deze richtsnoeren de onderneming die geconfronteerd wordt met een dawn raid zullen kunnen geruststellen. Een echte “do’s and dont’s” bij dawn raids is het niet geworden.
