Op 3 augustus 2012 verscheen het KB van 12 juli 2012 tot vaststelling van een minimum genormaliseerd rekeningenstelsel voor verenigingen van medeeigenaars.
Hierin is voorzien dat elke mede-eigendom die met uitzondering van de kelders, de garages en de parkeerplaatsen twintig of meer kavels omvat, zijn boekhouding dient te voeren gebruik makende van het minimum genormaliseerd rekeningenstelsel; dit is gevoegd bij het besluit.
Deze boekhouding van verenigingen van mede-eigenaars omvat al hun verrichtingen, bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van welke aard ook.
Elke boekhouding wordt door middel van een stelsel van boeken en rekeningen gevoerd met inachtneming van de gebruikelijke regels van het dubbel boekhouden.
Alle verrichtingen worden zonder uitstel, getrouw, volledig en naar tijdsorde ingeschreven in een ongesplitst dagboek of in een hulpdagboek, al dan niet gesplitst in bijzondere hulpdagboeken. Ze worden methodisch ingeschreven in of overgebracht naar de rekeningen waarop ze betrekking hebben. De rekeningen worden ondergebracht in een voor de vereniging van mede-eigenaars passend rekeningenstelsel ingericht naar de eisen van de vereniging van mede-eigenaars. Dit rekeningenstelsel wordt zowel in de zetel als in de belangrijke boekhoudingsafdelingen voortdurend ter beschikking gehouden van belanghebbenden.
Elke boeking geschiedt aan de hand van een gedagtekend verantwoordingsstuk, waarnaar zij moet verwijzen. De verantwoordingsstukken worden methodisch opgeborgen en zeven jaar bewaard, in origineel of in afschrift. Stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden, worden drie jaar bewaard.
De boeken worden per blad genummerd; ze vormen elk in hun soort een doorlopende reeks; ze dragen de vermelding van hun soort, hun plaats in de reeks en de naam van de vereniging van mede-eigenaars.
De boeken worden op zodanige wijze gehouden dat de materiële continuïteit ervan, evenals de regelmatigheid en de onveranderlijkheid van de boekingen zijn verzekerd.
De boeken worden naar tijdsorde bijgehouden, zonder enig wit vak of enige weglating. In geval van correctie moet het oorspronkelijk geschrevene leesbaar blijven.
De verenigingen van mede-eigenaars moeten hun boeken bewaren gedurende zeven jaar, te rekenen van de eerste januari van het jaar dat op de afsluiting volgt.
Elke vereniging van mede-eigenaars verricht, omzichtig en te goeder trouw, ten minstens eens per jaar de nodige opnemingen, verificaties, onderzoekingen en waarderingen om op een door haar gekozen datum de inventaris op te maken van al haar bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van welke aard ook, die betrekking hebben op de mede-eigendom, en van de eigen middelen daaraan verstrekt. De inventarisstukken worden ingeschreven in een boek. De stukken die wegens hun omvang bezwaarlijk kunnen worden overgeschreven, worden in dat boek samengevat en erbij gevoegd.
De inventaris wordt ingericht overeenkomstig het rekeningenstelsel van de vereniging van mede-eigenaars.
De rekeningen van het rekeningenstelsel die voor een vereniging van mede-eigenaars niet dienstig zijn, moeten niet in haar rekeningenstelsel voorkomen.
Er wordt voorts verwezen naar de artikelen 25, § 1 en § 2, 31, 32, 33, eerste lid, eerste zin en tweede lid, eerste zin, 42, 45, 46, 49, 67, 68, 73, 74, 75 en 77 van het koninklijk besluit van 30 januari 2001 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen, en welke ook van toepassing zijn op de boekhouding van mede-eigenaars, met dien verstande dat het woord « jaarrekening » in deze artikelen dan moet vervangen worden door het woord « inventaris » en het woord « vennootschap », uiteraard, door de woorden « vereniging van mede-eigenaars ».
Elk actief bestanddeel wordt gewaardeerd tegen aanschaffingswaarde en voor dat bedrag in het rekeningenstelsel opgenomen, onder aftrek van de desbetreffende afschrijvingen en waardeverminderingen. Onder aanschaffingswaarde wordt verstaan : de aankoopprijs, eventueel vermeerderd met de bijkomende kosten zoals niet terugbetaalbare belastingen en vervoerkosten.
Tenslotte is belangwekkend dat dit besluit van toepassing is op de boekjaren die starten vanaf 1 januari 2013.
