Onlangs trad een KB in werking dat de werkingsmodaliteiten van het UBO-register op een aantal vlakken aanpast aan het kader de vijfde Europese Antiwitwasrichtlijn. Naast een aantal technische en taalkundige correcties voert dit KB een aantal vrij ingrijpende wijzigingen in.
Op onze website kon u al geruime tijd lezen hoe met het UBO-register omgegaan moet worden. De introductie van en de wetgeving rond het UBO-register en de IT-toepassing ervan zijn duidelijk niet van een leien dakje gegaan.
De Belgische Antiwitwaswet van 18 september 2017 zette de vierde Europese Antiwitwasrichtlijn reeds om in Belgisch recht. Het nieuwe KB van 23 september 2020 zet nu de vijfde Europese Witwasrichtlijn gedeeltelijk om en wijzigt het uitvoeringsbesluit van 30 juli 2018.
Het recente KB trad in werking op 11 oktober 2020.
Hieronder lichten we deze wijzigingen toe die niet van de minste zijn.
1. Uitbreiding van de informatie die verstrekt moet worden
De informatie die moet worden verstrekt over de uiteindelijke begunstigde (verder UBO), wordt uitgebreid.
1.1 De ondersteunende documenten
Elke informatieplichtige entiteit (vennootschap, (i)vzw, stichting, trust, fiducie en soortgelijke juridische constructie) is vanaf 11 oktober verplicht om elk document dat de adequaatheid, accuraatheid en actualiteit van de gegevens ondersteunt en aantoont, in het UBO-register op te nemen.
Het gaat hier onder meer over de identiteitskaart/paspoort van de UBO, de oprichtingsakte en de statuten van de vennootschap, het aandeelhoudersregister, de overeenkomsten tot overdracht van aandelen, enz.
Deze documenten zijn evenwel enkel toegankelijk voor de bevoegde autoriteiten.
De praktische draagwijdte van deze bepaling is vooralsnog onduidelijk.
Aangezien dit KB reeds op 11 oktober in werking trad, maakt u best alle documenten die gegevens kunnen staven zo snel mogelijk over. We vernamen evenwel van de administratie van de FOD Financiën dat men dit in orde kan brengen tot 30 april 2021. Dat is de datum waarop de informatieplichtige entiteiten ten laatste de jaarlijkse bevestiging van hun gegevens in het UBO-register moeten doen. De administratie zou daartoe enkele weken op voorhand een bericht versturen via de E-Box van de online applicatie. Deze informatie is ons echter louter telefonisch vertrekt en blijft voorlopig onder voorbehoud.
In sommige gevallen zullen deze bijkomende documenten moeten staven waarom niemand uit de eerste twee categorieën als UBO kon worden geïdentificeerd en iemand van de derde categorie als UBO moest worden aangeduid. Dat wordt dan eigenlijk eerder een negatieve documentatieverplichting.
Let op! Deze nieuwe documentatieplicht geldt voor alle UBO’s, ook diegenen die reeds geregistreerd zijn.
1.2 Deelnemingspercentages van de onrechtstreekse UBO
Voortaan moet het gewogen percentage aandelen of stemrechten dat de onrechtstreekse UBO aanhoudt of controleert in de informatieplichtige en in elke intermediaire entiteit worden geregistreerd. Voorheen was dat slechts het geval voor het zogenaamd gewogen percentage in de informatieplichtige.
Met een onrechtstreekse UBO wordt bedoeld de natuurlijke persoon die eigenaar is of zeggenschap heeft over de informatieplichtige via één of meerdere intermediaire juridische entiteiten.
2. Verplichte inschrijving in de KBO
Trusts, fiduciebeheerders en gelijkaardige juridische constructies zijn voortaan verplicht om zich voorafgaandelijk in te schrijven in de KBO, wanneer ze een UBO wensen te registreren in het UBO-register.
Dit is opmerkelijk want het gevolg daarvan is dat elke buitenlandse trust, fiduciebeheerder en gelijkaardige juridische constructie zich voorafgaandelijk moet conformeren aan het Belgisch Wetboek van Economisch Recht. De vraag stelt zich of zulks wel afdwingbaar is.
3. Toegang tot het UBO-register
Van een bepaald aantal categorieën UBO’s zijn voortaan niet alleen de actuele gegevens maar ook de historiek ervan in het UBO-register toegankelijk voor iedereen die dat wenst.
De toegang daartoe was al een feit voor de bevoegde autoriteiten en de betrokken UBO zelf.
Maar voortaan geldt dit ook voor de "leden van de bevolking" zonder dat ze een legitiem belang moeten aantonen.
Het gaat hier meer bepaald om de gegevens van bepaalde categorieën UBO’s van (i)vzw’s en stichtingen, namelijk de leden van de raad van bestuur en de personen die gemachtigd zijn om een stichting of VZW te vertegenwoordigen, de personen die belast zijn met het dagelijks bestuur en de oprichter(s) van een stichting.
Voor de andere gegevens en andere categorieën UBO’s moet wel een legitiem belang aangetoond worden.
De toegang tot de historiek van de gegevens betreffende de UBO wordt nodig geacht om de gebruikers toe te laten hun analyses uit te voeren rekening houdend met de historische evolutie van de controlestructuur van de informatieplichtige.
4. GDPR conformiteit
Er werden ook een aantal wijzigingen doorgevoerd met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens om conform te zijn met de GDPR-regelgeving.
Er werd een juridische ingreep doorgevoerd waardoor de regels van de GDPR nu rechtstreeks van toepassing zijn op het UBO-register. Aldus hebben de UBO’s een recht op rectificatie en mededeling wanneer hun gegevens in het UBO-register worden opgenomen.
De informatieplichtige moet voortaan instaan voor de verwerking van de persoonsgegevens en is verplicht de juistheid ervan te verzekeren. Een UBO die zijn gegevens gecorrigeerd wil zien moet zich dus wenden tot de rechtspersoon die zijn gegevens heeft geregistreerd, die vervolgens die gegevens moet wijzigen of verwijderen uit het register.
5. Beperkte weergave van de gegevens
Een UBO kon voorheen al een verzoek richten aan de administratie om bepaalde gegevens geheel of gedeeltelijk te verbergen.
Nieuw is dat het voortaan mogelijk is om bij weigering van dat verzoek een herziening te vragen. Het herzieningsverzoek moet bij voorkeur elektronisch, maar kan ook per aangetekend schrijven, ingediend worden en bovendien kan men verzoeken om mondeling gehoord te worden.
Van zodra een aanvraag of een herziening wordt ingediend, blijft de informatie over de UBO in kwestie onzichtbaar tot de definitieve beslissing. Dat is niet het geval voor de informatie betreffende de intermediaire entiteiten tussen de UBO en de informatieplichtige.
Op deze manier wordt dus een georganiseerd administratief beroep geïnstalleerd.
6. Varia
Verder implementeert men de verbinding met gelijkaardige registers in andere lidstaten via een zogenaamd 'Europees Centraal Platform'.
Ook wat betreft de sancties zijn er kleine wijzigingen. Zo kan de minister van Financiën zijn bevoegdheid delegeren om administratieve sancties op te leggen. Boetes zullen voortaan op 'elektronische wijze' en niet meer per aangetekend schrijven gemeld worden.
7. Besluit
De bedoeling van het UBO-register is te achterhalen wie achter bepaalde juridisch constructies en entiteiten zit. Daartoe moet een hele reeks gegevens van invloedrijke aandeelhouders en/of bestuurders worden geregistreerd.
Door de recente wijzigingen worden zowel de documentatie en informatie die in het UBO-register moet worden geregistreerd als de toegang tot de informatie over de UBO’s voor de bevoegde overheden en het publiek gevoelig uitgebreid.
Dit maakt de administratieve last voor informatieplichtige entiteiten nog wat zwaarder. Zij zullen elk document dat de gegevens van de uiteindelijke begunstigden (UBO’s) staaft, moeten toevoegen aan het register. Dit geldt niet alleen voor nieuw toegevoegde UBO’s of wijzigingen aan de gegevens, maar ook voor de reeds geregistreerde gegevens die in se ongewijzigd blijven.
Aangezien het bewuste KB reeds op 11 oktober in werking trad, moeten in principe al deze documenten zo snel mogelijk overgemaakt worden. Zoals hierboven vermeld, geeft de administratie van de FOD Financiën hiervoor de tijd tot ten laatste 30 april 2021. Maar deze informatie is ons louter telefonisch vertrekt en blijft onder alle voorbehoud.
Daarenboven moeten de informatieplichtige entiteiten de reglementering ter bescherming van de persoonsgegevens respecteren en adequaat reageren telkens een UBO zijn gegevens gecorrigeerd of verwijderd wenst.
Uiteraard staan wij steeds paraat om al uw vragen op dit vlak te beantwoorden en u verder te assisteren bij de registratie in het UBO-register. Wij werden hiervoor tot nu toe al door meerdere informatieplichtige rechtspersonen ingeschakeld. Contacteer ons op +32 (0)2 747 40 07 of via info@seeds.law.
