Het Ubo-Register – Nieuwe Verplichtingen

In onze nieuwsbrief van 17 september 2019 brachten we je op de hoogte van de wettelijke verplichting om uiterlijk op 30 september 2019 de uiteindelijke begunstigden (ook wel: UBO) van een vennootschap, (internationale) vereniging of stichting te registeren in het zogeheten UBO-register.

Door het Koninklijk Besluit van 23 september 2020 worden de verplichtingen inzake het UBO-register nu aangevuld en gewijzigd. Het nieuwe besluit stemt de UBO-regels af op anti-witwasrichtlijnen, de GDPR en het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.

Het nieuwe Koninklijk Besluit treedt in werking op 11 oktober 2020. Wie zich vanaf 11 oktober 2020 inschrijft in het UBO-register moet onmiddellijk voldoen aan de gewijzigde verplichtingen. Wie al is ingeschreven op 11 oktober 2020 heeft, als gevolg van een administratief gedoogbeleid, nog de tijd tot en met 30 april 2021 om aan de gewijzigde verplichtingen te voldoen.

Hierna zetten we de belangrijkste wijzigingen op een rij.

‘Bewijs van adequate, nauwkeurige en actuele informatie’

Voortaan moet het bewijs worden geleverd dat de in het register opgenomen informatie ‘adequaat, nauwkeurig en actueel’ is. In het besluit is geen lijst opgenomen met de documenten die als bewijs moeten worden toegevoegd aan het online platform. Het is aan de informatieplichtigen zelf om dit te bepalen. Men denke bijvoorbeeld aan aandelenregisters, aandeelhoudersovereenkomsten, uittreksels van schenkingsakten… Hierbij kan één document volstaan. Wanneer de informatie in het register in de toekomst wijzigt, moet men opnieuw het  bewijs daarvan opladen in het register.

De documenten die moeten worden toegevoegd kunnen alleen worden ingezien door de bevoegde autoriteiten, zoals de anti-witwasautoriteiten en de fiscus.

Toegang tot UBO-register

Voortaan kunnen niet alleen de actuele gegevens worden geraadpleegd, maar ook de historiek van de geregistreerde gegevens. Daarnaast valt op dat voortaan elk lid van de bevolking toegang krijgt tot de gegevens van de (dagelijks) bestuurders en vertegenwoordigers van een  vzw, ivzw of stichting en van de stichters van een stichting, zelfs zonder dat een legitiem belang moet worden aangetoond.

Onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde

Tot nu toe moest voor de uiteindelijke begunstigde die via één of meerdere tussenliggende entiteiten eigenaar is of controle heeft over een vennootschap, althans op grond van de tekst van het UBO-uitvoeringsbesluit, enkel het uiteindelijke, gewogen percentage aandelen of stemrechten worden geregistreerd. In de UBO-applicatie was men voor een correcte registratie echter verplicht om ook het gewogen percentage aandelen of stemrechten van de onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde in elke tussenliggende entiteit te registreren. Met het nieuwe KB brengt de wetgever het UBO-uitvoeringsbesluit nu eenvoudigweg in lijn met deze in de praktijk reeds bestaande registratieplicht. De UBO-applicatie werd dan ook niet aangepast. Nieuw is wel dat ook hier en voor elke tussenliggende entiteit het bewijs moet worden toegevoegd dat de ingevoerde informatie ‘adequaat, nauwkeuring en actueel’ is.
 
Buitenlandse trusts

Onder de nieuwe regels moeten trusts en gelijkaardige juridische constructies opgericht buiten België hun UBO’s registreren als de trustee een band heeft met België of de trust zelf een zakelijke relatie aangaat of onroerend goed verwerft in België. Elke keer moet ook het bewijs worden toegevoegd dat de ingevoerde informatie ‘adequaat, nauwkeuring en actueel’ is. Deze wijziging brengt ook met zich mee dat de trust of gelijkaardige juridische constructie zal moeten worden ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen omdat de registratie in het UBO-register gebeurt op basis van het KBO-nummer.

Zichtbaarheid

De toegang tot de informatie over de uiteindelijke begunstigde kan, op verzoek van de uiteindelijke begunstigde, volledig of gedeeltelijk worden beperkt. Dit verzoek wordt enkel toegekend in specifieke omstandigheden, zoals een risico op fraude, ontvoering, chantage of als de UBO minderjarig of handelingsonbekwaam is. Nieuw is dat er opnieuw een verzoek kan worden ingediend twee maanden na de negatieve beslissing van de Administratie van de Thesaurie.

Beroep tegen opgelegde boetes

Ten slotte voegt het besluit een elektronische procedure in voor informatieplichtigen die gehoord willen worden nadat zij een administratieve boete opgelegd kregen wegens het niet-voldoen aan hun informatieverplichtingen.