Suite aux mesures gouvernementales prises pour lutter contre le Coronavirus, certains travailleurs sont amenés à travailler depuis leur domicile (télétravail). Quelles sont les règles en matière de remboursement de frais dans cette situation ?
Il faut distinguer le télétravail structurel et le télétravail occasionnel.
1. Télétravail structurel
Il s’agit du télétravail qui existe déjà au niveau de l’entreprise.
Dans le cadre du télétravail structurel et si le télétravailleur utilise son propre équipement, l’employeur a l’obligation de prendre en charge les frais d'installation des programmes informatiques, les frais de fonctionnement et le coût d'amortissement et d'entretien. Une indemnité doit donc déjà être donnée.
Il va de soi qu’en cette période de Coronavirus, l’employeur doit continuer à l’octroyer.
Type de frais
Conditions exonération de cotisations de sécurité sociale
Conditions exonération de précompte professionnel
Utilisation d’un bureau personnel
126,94 EUR par mois ou 10 % de la rémunération brute afférente au télétravail
Pas de forfait préétabli : demande de ruling
Usage professionnel d’un P.C. (portable)
20 EUR par mois
20 EUR par mois
Usage professionnel d’une connexion internet privée
20 EUR par mois
20 EUR par mois
Autres frais (utilisation de son propre téléphone, achat d’un écran ou d’un scanner,…)
A justifier et rembourser sur base réelle
2. Télétravail occasionnel
Il s’agit notamment du télétravail instauré en cas de force majeure, c’est-à-dire, une situation imprévisible et indépendante de la volonté du travailleur. Le Coronavirus constitue évidemment une force majeure.
Si l’employeur organise le télétravail occasionnel, il peut notamment s’accorder avec le travailleur sur l’éventuelle prise en charge des frais causés par le télétravail. Il n’y a donc aucune obligation d’intervention.
Cependant, si l’employeur souhaite néanmoins intervenir, quelle est l’indemnité nette qui pourrait être octroyée ? L’O.N.S.S et le fisc se sont prononcés à ce sujet.
2.1. Aspects sociaux (O.N.S.S.)
L’indemnité de bureau de 126,94 EUR par mois qui couvre le chauffage, l'électricité, le petit matériel de bureau,… peut être octroyée sans cotisations de sécurité sociale à tous les travailleurs qui travaillent à la maison, même aux travailleurs qui ne travaillaient pas à la maison avant les mesures coronavirus et pour lesquels l'employeur n'avait pas conclu formellement de convention de télétravail.
En plus de cette indemnité, l'employeur peut rembourser les frais suivants :
utilisation de son propre PC – un forfait de maximum 20 EUR par mois est accepté ;
utilisation de sa propre connexion Internet – un forfait de maximum 20 EUR par mois est accepté.
Si le travailleur doit effectuer d'autres dépenses (utilisation de son propre téléphone, achat d'un écran ou d'un scanner, …), l'employeur peut également les rembourser. Pour cela, il n'existe pas de forfait, le remboursement doit s'effectuer sur la base des coûts réels.
2.2. Aspects fiscaux
L'employeur peut rembourser les frais suivants :
utilisation de son propre PC – un forfait de maximum 20 EUR par mois est accepté ;
utilisation de sa propre connexion Internet – un forfait de maximum 20 EUR par mois est accepté.
Le fisc n’a pas de forfait préétabli concernant les frais de bureau. Lorsqu’un employeur souhaite octroyer un telle indemnité, il lui est recommandé de demander l’accord du service des décisions anticipées.
Dans le cadre de la situation actuelle liée au Coronavirus, le fisc a mis au point un modèle de formulaire pour obtenir la garantie qu'une indemnisation sous la forme de frais propres à l’employeur pour télétravail ne soit pas imposée.
Le fisc précise les points suivants :
étant donné qu’il s’agit d’une mesure spécifique et temporaire, aucune différence n’est faite entre les différentes catégories de fonctions et l’ensemble des collaborateurs recevront la même indemnité ;
ces frais regroupent les frais liés à l'aménagement et à l'usage d'un bureau au domicile privé du travailleur, les frais de petits matériels de bureau, les dépenses d'entretien et de nettoyage du bureau, les frais d'électricité, d’eau et de chauffage, les assurances, le précompte immobilier,…
le montant maximal de 126,94 EUR par mois sera accordé à l’entièreté du personnel (mise en parallèle avec l’O.N.S.S.) ;
dans le but d’éviter un éventuel double emploi avec d’autres indemnités pour frais de bureau, seules les indemnités accordées conformément à la demande de décision anticipée pourront être octroyées.
Vous pouvez trouver le formulaire en cliquant ici.
2.3. Tableau récapitulatif
Type de frais
Conditions exonération de cotisations de sécurité sociale
Conditions exonération de précompte professionnel
Utilisation d’un bureau personnel
126,94 EUR par mois
Ruling spécial coronavirus : 126,94 EUR par mois
Usage professionnel d’un P.C. (portable)
20 EUR par mois
20 EUR par mois
Usage professionnel d’une connexion internet privée
20 EUR par mois
20 EUR par mois
Autres frais (utilisation de son propre téléphone, achat d’un écran ou d’un scanner,…)
A justifier et rembourser sur base réelle
Pour plus d'informations au sujet de l'impact du coronavirus pour votre entreprise, vous pouvez consulter notre "Dossier Coronavirus Covid-19".
Nathalie Wellemans - Legal Advisor Sr.
