De verspreiding van het Coronavirus heeft overheden wereldwijd aangezet tot verregaande maatregelen, waarbij sociale bijeenkomsten niet langer toegelaten zijn. In deze Corona-tijden is het af te raden, of zelfs verboden om fysiek samen te komen en dus voor aandeelhouders en bestuurders om fysiek te vergaderen. Indien de huidige gezondheidscrisis de komende maanden aanhoudt, leidt dit ook tot praktische problemen voor vele Belgische vennootschappen die hun boekjaar hebben afgesloten samen met het kalenderjaar, met name in het kader van hun jaarlijkse verplichtingen tot goedkeuring van de jaarrekening.
Hieronder worden dan ook kort enkele alternatieve oplossingen uiteengezet voor een geldige besluitvorming, waarbij de bestuurders en de aandeelhouders zonder fysieke bijeenkomst kunnen overgaan tot beraadslaging en het nemen van besluiten. Daarnaast hebben wij vernomen dat de Belgische overheid maatregelen uitwerkt om op korte termijn extra flexibele oplossingen aan te reiken voor de organisatie van de verplichte jaarlijkse algemene vergadering.
1 ELEKTRONISCHE BESLUITVORMING
1.1 Algemene vergadering van aandeelhouders
Een eerste alternatief voor de fysieke algemene vergadering van aandeelhouders is de vergadering organiseren via telecommunicatie, waarbij de beraadslaging en besluitvorming elektronisch gebeuren. De wet vereist namelijk niet dat de deelnemers aan de algemene vergadering fysiek aanwezig zijn. Op die manier kunnen vergaderingen georganiseerd worden via (video-) teleconferenties en webapplicaties (denk aan Starleaf, Microsoft Teams, Google Hangouts, Skype, etc.).
Om gebruik te maken van de elektronische beraadslaging en besluitvorming, dienen er wel enkele voorwaarden te zijn vervuld. Zo moeten de statuten van de vennootschap de mogelijkheid tot besluitvorming via telecommunicatie toestaan en is het noodzakelijk dat deze middelen een direct en ononderbroken debat niet belemmeren. Bovendien moet men bij de start van de vergadering het aanwezigheidsquorum kunnen bevestigen waarbij de vennootschap de identiteit van iedere deelnemer moet kunnen controleren (bijvoorbeeld door gebruik van e-ID). Alvorens gebruik te maken van deze methode is het ten zeerste aangeraden om na te gaan wat de statuten van de vennootschap bepalen omtrent de procedure en de voorwaarden voor het gebruik van telecommunicatie.
Indien statutair bepaald, is het daarenboven ook mogelijk dat aandeelhouders op voorhand hun stem uitbrengen. Dit is zowel schriftelijk als elektronisch mogelijk, waarbij de elektronische stemming gecontroleerd moet worden (bijvoorbeeld door het gebruik van e-ID).
Bij de schriftelijke neerslag van de vergadering dient de wijze van vergadering te worden genotuleerd, evenals het aantal stemmen bij elk van de genomen besluiten en de eventuele (technische) moeilijkheden die zijn opgetreden bij de elektronische beraadslaging. Aangezien de wet hier niet expliciet gewag van maakt en bijgevolg ook geen bijzondere vereisten oplegt, is het daarenboven in principe mogelijk om alle vergaderingsnotulen te ondertekenen met een gewone elektronische handtekening.
Wat betreft de aanwezigheid van de bestuurders en de eventuele commissaris op de jaarlijkse algemene vergadering, laat het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (het WVV) niet toe dat zij deelnemen via telecommunicatie. Daarom is het aan te raden om verzakingen te voorzien vanwege de bestuurders en de commissaris waarbij zij verzaken aan de oproepingsformaliteiten en het bijwonen van de elektronische vergadering.
Ten laatste dienen in geval van elektronische besluitvorming nog steeds de oproepingsformaliteiten te worden vervuld en dient de uitnodiging tot de algemene vergadering aan de aandeelhouders expliciet de wijze van vergadering te vermelden.
1.2 De raad van bestuur
Ook de raad van bestuur kan op elektronische wijze samenkomen, zelfs als de statuten hier niet expliciet in voorzien. Ook hier mag de elektronische beraadslaging en besluitvorming geen belemmering vormen voor een direct en ononderbroken debat.
1.3 Statuten nog aanpassen?
Indien een vennootschap wenst gebruik te maken van de elektronische besluitvorming en dit niet wordt voorzien in haar statuten, kan de vennootschap opteren om haar statuten in dit opzicht te wijzigen. Dit dient te worden vastgesteld in een authentieke akte, die verleden wordt voor een notaris.
Het is echter aan te bevelen om voorafgaand met de notaris af te stemmen of dergelijke akte tot statutenwijziging kan worden verleden in de huidige crisisomstandigheden en gelet op de richtlijnen uitgevaardigd door de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat naar aanleiding van het Coronavirus.
2 SCHRIFTELIJKE BESLUITVORMING
2.1 Algemene vergadering van aandeelhouders
Een tweede volwaardig alternatief voor de fysieke vergadering is de schriftelijke besluitvorming. Het WVV voorziet namelijk dat aandeelhouders eenparig (i.e. unaniem) schriftelijk alle besluiten kunnen nemen die tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren, met uitzondering van deze die bij authentieke akte moeten worden verleden. Het is daarbij niet vereist dat de statuten de schriftelijke besluitvorming expliciet voorzien.
De unanimiteitsvereiste zorgt ervoor dat het essentieel is om op voorhand overleg te plegen met alle aandeelhouders om na te gaan of er gelijksgezindheid is.
2.2 De raad van bestuur
Ook het bestuursorgaan heeft de mogelijkheid om schriftelijke besluiten te nemen. De invoering van het nieuwe WVV heeft de schriftelijke besluitvorming voor het bestuursorgaan versoepeld. De strenge cumulatieve voorwaarden van dringende noodzakelijkheid en belang voor de vennootschap werden namelijk geschrapt. De schriftelijke besluitvorming is onder de huidige wetgeving dus steeds mogelijk voor het bestuursorgaan, behoudens statutaire afwijking.
Vennootschappen waarbij de statuten nog niet aangepast zijn aan het nieuwe WVV, dienen er evenwel eerst intern op toe te zien of hun statuten geen beperkingen bevatten betreffende het gebruik van schriftelijke besluiten (die nog zouden verwijzen naar bovenstaande restricties die van kracht waren voor de invoering van het WVV).
3 GEBRUIK VAN VOLMACHTEN
3.1 Algemene vergadering van aandeelhouders
Een derde alternatief teneinde het fysiek contact te beperken bij het houden van vergaderingen, is het gebruik van volmachten. Voor het gebruik van dergelijke volmachten is geen statutaire toelating vereist. Inzake de algemene vergadering betekent dit dat een aandeelhouder aan een andere aandeelhouder of een derde de volmacht kan geven om de vergadering persoonlijk bij te wonen en namens hem/haar te stemmen.
3.2 De raad van bestuur
Voor de raad van bestuur kan een bestuurder enkel aan een andere bestuurder de volmacht geven om aanwezig te zijn en te stemmen op de raad van bestuur.
Er dient echter steeds te worden nagegaan of de statuten van de vennootschap geen verdere beperkingen opleggen voor het gebruik van volmachten bij vergaderingen van zowel de aandeelhouders als de raad van bestuur.
4 UITSTEL JAARLIJKSE ALGEMENE VERGADERING?
Eventueel kan de jaarlijkse algemene vergadering uitgesteld worden naar een latere datum, indien de Corona-maatregelen nog lange tijd van kracht blijven. Het bestuursorgaan blijft echter verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat de jaarlijkse algemene vergadering gehouden wordt binnen de zes maanden na afsluiting van het boekjaar, op straffe van bestuurdersaansprakelijkheid.
5 BESLUIT
Ondanks het verbod op fysieke bijeenkomsten zijn er verschillende wettelijke alternatieven voor een geldige beraadslaging en besluitvorming door de raad van bestuur en de algemene vergadering van aandeelhouders. Het is echter belangrijk dat de statuten van de vennootschap steeds worden nagekeken voor relevante bepalingen en dat de aandeelhouders en bestuurders op duidelijke wijze worden geïnformeerd over de wijze van vergaderen in de toekomst. Het is tenslotte nog even wachten op wat de Belgische overheid zal aanreiken als flexibele oplossingen teneinde vennootschappen in deze omstandigheden toe te laten aan hun jaarlijkse verplichtingen te voldoen.
