De mailbox van uw werknemers bevat veel kostbare informatie. Normaal behoort de inhoud toe aan de onderneming maar mag een werkgever de mails van zijn werknemers lezen en hiervan gebruikmaken om ontslag om dringende reden in te roepen?
Werken zonder gebruik te maken van internet en e-mail is vandaag ondenkbaar. Om de continuïteit van zijn onderneming te verzekeren, kan een werkgever geneigd zijn de e-mails van zijn afwezige werknemers te lezen. Hoewel de intentie van de werkgever legitiem is, is toch voorzichtigheid geboden! Bij dergelijke toegang tot de correspondentie van een medewerker rijzen vragen in verband met de naleving van de privacyregels.
In feite gaat het erom een evenwicht te vinden tussen deze fundamentele rechten enerzijds en de uitoefening van het werkgeversgezag anderzijds om zo een disproportionele inmenging in de persoonlijke levenssfeer van de werknemers te vermijden.
De sociale partners hebben deze kwestie naar zich toe getrokken en hebben cao nr. 81 gesloten tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers ten opzichte van de controle op de elektronische onlinecommunicatiegegevens. Deze cao lost het probleem slechts gedeeltelijk op. Ze beoogt namelijk alleen de elektronische communicatie. Er is bijvoorbeeld niets voorzien betreffende bestanden van de werknemer die zich op zijn computer bevinden.
Hieronder hernemen we de principes die in deze materie van toepassing zijn.
1. Preventieve maatregelen
Om te vermijden dat de werkgever genoodzaakt is toegang tot de e-mails van zijn afwezige medewerkers te krijgen, moeten operationele maatregelen worden genomen die de continuïteit van de activiteiten van de onderneming kunnen verzekeren. Als het om geplande afwezigheden gaat, moeten de werknemers hun “out of office reply” activeren die de afwezigheidsperiode vermeldt alsook de persoon die in hun afwezigheid kan worden gecontacteerd. In geval van onvoorziene afwezigheid kan dit automatische antwoord door een vertrouwenspersoon worden geactiveerd. Bovendien moet de werknemers worden aangeraden hun professionele mailbox zo weinig mogelijk te gebruiken voor privémails.
2. In welke mate kan de werkgever toegang hebben tot de mails van zijn werknemers?
De werkgever mag toegang hebben tot de mailbox van zijn medewerkers om de continuïteit van het beheer van de zaken van de onderneming te verzekeren. Bij de uitoefening van dit voorrecht moet hij echter het transparantieprincipe, het finaliteitsprincipe en het proportionaliteitsprincipe in acht nemen.
a) Transparantieprincipe
In de eerste plaats moet de werkgever zijn werknemers informeren over het feit dat hij de inhoud van hun mailbox eventueel kan controleren. Het arbeidsreglement is hiervoor het instrument bij uitstek. Het is aan te bevelen om een "ICT-policy" op te stellen die het mailgebruik van de werknemers en alle aspecten van de controle door de werkgever reglementeert.
De klanten van het sociaal secretariaat Group S kunnen een model van de « ICT Policy » verkrijgen bij hun dossierbeheerder om op te nemen in het arbeidsreglement (DocGenerator 91109 > 91116).
De toestemming van de werknemer is essentieel voor de toelaatbaarheid van de verwerking van dergelijke gegevens. Uit een recent arrest van het Hof van Cassatie blijkt echter dat het niet meer voldoende is om dit in het arbeidsreglement te voorzien. De werkgever moet er dan ook voor zorgen dat hij het individueel akkoord van de betrokken werknemers bekomt. Dit kan gebeuren via ondertekening van de arbeidsovereenkomst met een bijzondere clausule ter zake of van een bijlage bij de arbeidsovereenkomst. Op die manier geven de werknemers hun uitdrukkelijk akkoord voor de verwerking van hun persoonsgegevens.
Klanten van Group S kunnen een model van individueel akkoord bekomen bij hun payroll advisor (DocGenerator 92386).
Om in overeenstemming te zijn met de GDPR moet dit bovendien ook in het dataregister worden vermeld.
Om zijn informatieplicht volledig te vervullen moet de werkgever de werknemers ten slotte ook regelmatig sensibiliseren omtrent de wijze waarop ze tewerk moeten gaan om de nood aan een dergelijke toegang tot hun e-mails te beperken.
b) Finaliteitsprincipe
Om de privacy van de werknemer te beschermen, moet de werkgever een gewettigd doel nastreven wanneer hij zich toegang verschaft tot de mailbox van zijn werknemer (bv. de opvolging van de professionele correspondentie met klanten verzekeren bij afwezigheid van een medewerker).
c) Proportionaliteitsprincipe
Ten slotte mag de controle van de correspondentie niet overmatig zijn ten aanzien van het beoogde doel. Met andere woorden: ze moet proportioneel zijn, en beperkt tot het strikt noodzakelijke. Als de werknemer zijn mailbox ook voor privédoeleinden mag gebruiken, moet de werkgever bijgevolg de professionele correspondentie eruit filteren.
3. Kan de werkgever het bewijs van een dringende reden leveren door het inkijken van e-mails van zijn werknemer?
In een recent arrest heeft het Arbeidshof van Brussel ter zake een standpunt ingenomen. In dit geval was er sprake van ontslag om dringende reden. De werkgever leverde het bewijs van de verweten feiten aan de hand van e-mails die hij had gevonden in de mailbox van de werknemer in kwestie.
Het Hof begint met eraan te herinneren dat de werknemer recht op privacy heeft op zijn arbeidsplaats. Vervolgens stelt het vast dat de werkgever een systematische controle van alle ontvangen en verzonden mails van de laatste twee jaar heeft uitgevoerd. Bovendien werd in het arbeidsreglement geen melding gemaakt van de inhoud van de uitgevoerde controle op de e-mails. De werkgever heeft niet alleen een overmatige controle uitgevoerd maar hij is ook zijn informatieplicht niet nagekomen. Het Hof heeft dan ook geoordeeld dat de ingezamelde bewijzen onrechtmatig waren aangezien ze de privacy van de werknemer schonden. De werkgever heeft dus geen gebruik kunnen maken van de mails in het kader van het geschil. Bijgevolg heeft hij aan betrokkene een verbrekingsvergoeding moeten betalen. Een verwittigd werkgever zal er dus over waken dat hij de vereiste voorwaarden naleeft!
Bronnen
Cass., 20 mei 2019, S.17.0089.F/1.
Arbh. Brussel, 22 februari 2018, AR 2015/AB/438.
ISLAMI Lindiana - Legal consultant
