Werknemers krijgen steeds meer de mogelijkheid om af en toe thuis te werken. Vaak gebeurt dit aanvankelijk occasioneel, en evolueert dit op informele wijze naar een meer structurele vorm van huisarbeid. Nochtans is dit niet vrijblijvend. Er moeten immers een aantal formaliteiten worden nageleefd. Indien dit niet correct gebeurt, kan een sanctie tot 10 % van het loon worden opgelegd.
Er is sprake van huisarbeid wanneer een werknemer arbeid verricht in de woonplaats of op een andere gekozen werkplaats, zonder dat men onder het toezicht of de rechtstreekse controle van de werkgever staan. Dit hoeft niet noodzakelijk voor de volledige arbeidsduur te gelden maar kan ook voor 1 of meerdere dagen per week, voor zover het systematisch en niet occasioneel is.
Voor huisarbeiders moet een specifieke arbeidsovereenkomst (of bijlage aan de bestaande overeenkomst) worden opgemaakt, uiterlijk op het tijdstip waarop de huisarbeid een aanvang neemt. Hierin moeten een aantal vermeldingen worden opgenomen, waaronder een regeling over de vergoeding van de kosten die verbonden zijn aan de huisarbeid (informatica, elektriciteit, verwarming, bureelbenodigdheden, etc.).
Hoeveel, en volgens welke verdeelsleutel, de kosten van huisarbeid moeten worden vergoed, is niet voorzien. Het is enkel verplicht om hierover een afspraak in de arbeidsovereenkomst op te nemen. De werkgever moet uiteraard op zijn kosten aan de werknemer de werkmiddelen ter beschikking stellen om de arbeidsovereenkomst te kunnen uitvoeren, maar dit betekent niet dat zomaar alle kosten van huisarbeid integraal moeten worden vergoed.
Indien dergelijke afspraak niet werd gemaakt, is de werkgever aan de werknemer een bedrag verschuldigd gelijk aan 10 % van het loon als vergoeding van de kosten die aan huisarbeid verbonden zijn, tenzij de werknemer met stavingstukken aantoont dat de werkelijke kosten hoger zijn. Deze 10 % wordt enkel berekend op het loon dat verhoudingsgewijze overeenstemt met het gedeelte van de arbeid die thuis wordt gepresteerd. Voor iemand die bijvoorbeeld 2 dagen per week thuis werkt, zal dit dus berekend worden op 2/5de van het loon.
We stellen in de praktijk vast dat deze sanctie niet altijd goed gekend is. Zeker wanneer huisarbeid spontaan ontstaat, wordt hier niet altijd aan gedacht. Werknemers die af en toe thuis werken en voor wie geen afspraak werd gemaakt, kunnen bij ontslag alsnog deze kostenvergoeding voor het verleden vorderen. Zij kunnen daarbij tot 5 jaar teruggaan. De rekening kan dus oplopen.
Er geldt wel 1 belangrijke uitzondering: deze sanctie geldt niet voor zogenaamde telewerkers. De nationale collectieve arbeidsovereenkomst nummer 85 van 9 november 2005 betreffende telewerk voorziet deze sanctie van 10 % immers niet. Een telewerker is een werknemer die werkzaamheden die ook op de bedrijfslocatie van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd, op regelmatige basis buiten de bedrijfslocatie uitvoert met gebruikmaking van informatietechnologie. Het onderscheid tussen huisarbeid en telewerk is niet altijd even duidelijk, en betreft voornamelijk het al dan niet gebruik van “informatietechnologie”. Of het gebruik van een iphone als informatietechnologie kan worden beschouwd, en dus volstaat om als telewerker te ontsnappen aan de sanctie van 10 %, is te betwijfelen.
Maar of er nu sprake is van huisarbeid of telewerk, indien de werknemer een deel van zijn arbeid systematisch thuis uitvoert, is het aan te bevelen om in (een bijlage aan) de arbeidsovereenkomst een duidelijke afspraak op te nemen over welke kosten al dan niet worden vergoed. Dit kan door het ter beschikking stellen van hulpmiddelen (laptop, internet abonnement, iphone of ipdad), of door betaling van een (al dan niet vaste) kostenvergoeding.
Dit biedt trouwens ook opportuniteiten: dergelijke kostenvergoeding is geen loon, zodat er geen sociale zekerheidsbijdragen of belastingen moeten worden ingehouden. En in toepassing van de hierboven vermelde regel, aanvaardt de sociale inspectie dat een belastingvrije vaste kostenvergoeding van 10 % van het loon wordt betaald. Misschien een piste om voor werknemers die wel eens thuis werken, een fiscaal gunstig voordeel toe te kennen…
