Vandaag (15 december 2022) is de Wet betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
De wet treedt in werking 2 maanden na haar publicatie in het Belgisch Staatsblad, dat is dus op 15 februari 2023. Voor wat betreft het voorzien in interne meldingskanalen is er wel een afwijking voor de juridische entiteiten in de private sector met 50 tot 249 werknemers: die specifieke regels zullen voor hen pas vanaf 17 december 2023 van toepassing worden. Maar de andere regels van de wet (bv. bescherming klokkenluider) zijn wel al van toepassing vanaf 15 februari 2023.
1. Materieel toepassingsgebied
Het materieel toepassingsgebied van het klokkenluidersbeleid is ruimer omschreven dan wat de EU Richtlijn beoogde, aangezien het eveneens betrekking heeft op belastingfraude en -ontduiking. Bovendien wordt verwezen naar een niet-limitatieve lijst van nationale wetten die de EU richtlijnen en verordeningen hebben omgezet.
Aan bestaande systemen, zoals de mogelijkheid voor werknemers om een interventie te vragen in geval van pesterijen of andere psychosociale risico’s zoals stress of burn-out, (op basis van de Welzijnswet van werknemers) of het individueel recht om zich te laten bijstaan door en/of op raadpleging van een vakbond of werknemersvertegenwoordiger, wordt geen afbreuk gedaan en deze blijven dus bestaan.
2. Personeel toepassingsgebied
De regelgeving zal gelden voor werknemers/ambtenaren die informatie hebben verkregen in een werkgerelateerde context. Ook zelfstandige consultants, stagiairs, ex-werknemers, bestuurders, aandeelhouders zullen beschermd zijn wanneer zij te goeder trouw een inbreuk melden.
3. “proportioneel” toepassingsgebied
De algemene beginselen van de regelgeving gelden voor alle klokkenluiders die informatie verkrijgen over inbreuken in een werkgerelateerde context.
Maar, alleen private juridische entiteiten (ondernemingen, met inbegrip van feitelijke verenigingen) met 50 of meer werknemers (ook wel kleine en middelgrote ondernemingen genoemd (KMO’s)) moeten voorzien in een intern meldingskanaal en -procedure voor klokkenluiden. Er is slechts één uitzondering: private financiële en economische KMO’s en KMO’s met activiteiten gerelateerd aan de preventie van witwassen en financiering van terrorisme moeten altijd een interne procedure invoeren, ongeacht het aantal werknemers.
Ondernemingen in de private sector met ten minste 250 werknemers moeten tegen 15 februari 2023 over een intern meldingskanaal en -procedure beschikken.
Ondernemingen met 50 tot 249 werknemers hebben iets meer tijd en moeten uiterlijk op 17 december 2023 interne rapporteringssystemen invoeren. Maar deze langere termijn geldt dus niet voor de bedoelde ondernemingen in de financiële sector: die moeten ook tegen 15 februari 2023 compliant zijn.
Ondernemingen die behoren tot een internationale groep zullen niet kunnen volstaan met het implementeren van een globale policy. Deze policy zal steeds moeten beantwoorden aan de eventuele striktere regels op lokaal vlak. Een globale standaardpolicy met een bijlage per land die in de nodige afwijkingen voorziet lijkt dan ook een best practice.
De tewerkstellingsdrempels worden berekend volgens de regels die gelden voor de sociale verkiezingen.
4. Intern meldingskanaal en -procedure
Een intern meldingskanaal en -procedure moet wel voldoen aan een aantal formaliteiten (waaronder zowel mondelinge als schriftelijke mogelijkheden om de klok te luiden, mogelijkheid om een gesprek te voeren over de klacht, specifieke ontvangstbevestiging die na een klacht moet worden afgegeven, …). Ondernemingen hebben zeker nog bepaalde flexibiliteit om het systeem te implementeren. Zij zouden de meest geschikte persoon of dienst kunnen kiezen om de meldingen in ontvangst te nemen en op te volgen, mits hun onafhankelijkheid gewaarborgd is en er geen belangenconflict bestaat. Cultuur van de organisatie, budget en middelen zijn daarbij bepalend.
Er wordt niet bepaald hoe de regels moeten worden geïmplementeerd. Dit kan gebeuren als onderdeel van het arbeidsreglement, een collectieve arbeidsovereenkomst of een eenvoudige policy. Gelet op de flexibiliteit van een policy in de zin van wijziging op enkel initiatief van de werkgever, raden wij aan het laatste te gebruiken. In elk geval moet het sociaal overleg (dit is het proces van informatie en raadpleging van werknemersvertegenwoordigers) daarbij worden gerespecteerd: informatie en raadpleging moet gebeuren volgens het gekende cascadesysteem: ondernemingsraad, vakbondsafvaardiging, comité voor preventie en bescherming op het werk of rechtstreeks met de werknemers van de onderneming.
Klokkenluiden blijft een mogelijkheid en geen verplichting. Een klokkenluider kan zelf kiezen of hij het interne meldingskanaal of het externe meldingskanaal gebruikt, maar het is wel de bedoeling dat de interne procedure zoveel als mogelijk de voorkeur krijgt/wordt aangemoedigd.
5. Externe rapportering
Een zogenaamde onafhankelijke en autonome “Klokkenluidersautoriteit” zal moeten worden aangeduid die zal optreden als extern meldingskanaal. Deze autoriteit zal bevoegd zijn om meldingen te ontvangen, feedback te geven en een opvolging te bieden voor meldingen. Het is mogelijk dat verschillende (bestaande) autoriteiten specifieke bevoegdheden toegekend krijgen in de betrokken materies (bv. Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten of Mededingingsautoriteit) of dat er een bepaalde gegevensoverdracht tussen de autoriteiten komt.
In laatste instantie, als er binnen een bepaald tijdsbestek geen passende maatregelen zijn genomen naar aanleiding van een externe melding, is het de klokkenluider toegestaan deze informatie aan de media openbaar te maken. Dit zal het geval zijn wanneer er grondige redenen zijn om aan te nemen dat er een dreigend of reëel gevaar bestaat voor het openbaar belang bestaat, of wanneer er een risico van represailles of vernietiging van bewijsmateriaal bestaat.
6. Anonieme melding
Ondernemingen met meer dan 250 werknemers moeten de mogelijkheid van anonieme melding invoeren. Ondernemingen met minder dan 250 werknemers zijn hiertoe niet verplicht. De GBA had eerder nochtans geadviseerd dat dit verschil in behandeling tussen ondernemingen met meer en minder dan 250 werknemers in ieder geval best nader werd toegelicht. De Memorie van Toelichting verantwoordt deze drempel door te wijzen op de lasten die het opzetten van een systeem voor anonieme melding met zich meebrengt. Volgens de GBA moet anoniem melden ook facultatief en uitzonderlijk blijven.
7. Speciale bescherming voor klokkenluiders
Klokkenluiders worden beschermd tegen represaillemaatregelen. De bescherming geldt niet alleen voor werknemers, maar ook voor personen die in een andere hoedanigheid de klok luiden.
Wat werknemers betreft, omvat dit bescherming tegen allerlei acties vanwege de werkgever zoals ontslag, negatieve evaluatie, geen promotiemogelijkheden of degradatie, wijziging van de arbeidsvoorwaarden, tuchtsancties, niet-verlenging van een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur, intimidatie of pesterijen, …
Klokkenluiders komen in aanmerking voor de beschermingsregeling op voorwaarde dat zij, op het moment van de melding, redelijke gronden hadden om aan te nemen dat de gemelde informatie waarheidsgetrouw was en dat de informatie binnen de werkingssfeer van de wet viel, en dat zij hetzij een interne of externe melding hebben ingediend, hetzij een openbare bekendmaking hebben gedaan.
Klokkenluiders die niettemin het slachtoffer zijn van represailles, hebben recht op een specifieke schadevergoeding tussen achttien en zesentwintig weken loon (of in geval van inbreuken op de wetgeving inzake financiële diensten, producten en markten of de preventie van witwassen en financiering van terrorisme: een schadevergoeding van zes maanden loon of vergoeding van de daadwerkelijk geleden schade; in dit geval heeft een werknemer ook recht op wederindienstneming, hetgeen naar Belgisch recht vrij uitzonderlijk is).
Voornoemde vergoeding kan niet worden gecombineerd met enige vergoeding wegens kennelijk onredelijk ontslag (cao nr. 109).
De werkgever moet bewijzen dat elke maatregel die tegen de werknemer wordt genomen geen verband houdt met het feit dat deze de klok heeft geluid, en dit zonder beperking in de tijd. De NAR adviseerde de Belgische wetgever om deze omkering van de bewijslast wel in de tijd te beperken (zoals bijvoorbeeld het geval is in andere regelgevingen, zoals de Welzijnswet, waar het na 12 maanden aan de werknemer is (en niet langer aan de werkgever) om te bewijzen dat het ontslag of de andere represaillemaatregel is genomen omdat hij bepaald gedrag heeft gemeld en gebruik heeft gemaakt van zijn beschermde klokkenluidersrecht).
Ten slotte krijgen klokkenluiders een wettelijk recht op steun van de vakorganisatie.
8. Sancties in geval van niet-naleving
Ondernemingen die de verplichtingen inzake de interne melding en de opvolging daarvan, alsook inzake registratie van de meldingen niet naleven, kunnen administratieve boetes van 2.400 tot 24.000 EUR en zelfs strafrechtelijke sancties (boetes van 4.800 tot 48.000 EUR en/of gevangenisstraf van zes maanden tot drie jaar) opgelegd krijgen.
De NAR wees er in haar advies op dat er ook in doeltreffende sancties moet worden voorzien voor zij die te kwader trouw de klok luiden of opzettelijk een valse melding maken. Deze aanbeveling werd gevolgd in het wetsontwerp. Zo worden melders gestraft overeenkomstig de artikelen 443 tot en met 450 van het Strafwetboek (aanranding van de eer of de goede naam van personen) wanneer wordt vastgesteld dat zij opzettelijk valse informatie hebben gemeld of openbaar hebben gemaakt. Personen die schade lijden als gevolg van dergelijke meldingen of openbaarmakingen hebben recht op schadevergoedingsmaatregelen overeenkomstig de contractuele of buitencontractuele aansprakelijkheid.
To do’s: Elke onderneming moet nagaan of en zo ja, tegen wanneer er een intern meldingskanaal moet worden voorzien. Als er al een klokkenluidersregeling bestaat in de organisatie, zal moeten worden nagegaan of dat in lijn is met de nieuwe regelgeving en waar nodig worden aangepast.
